流动人员人事档案管理服务模式创新研究

引言

伴随社会经济的飞速发展与人才流动性的逐渐增强，流动人员的人事档案管理正在面临前所未有的挑战，以往的档案管理模式很难满足现代社会发展需求，需要全面创新服务模式，进而更好适应新的发展趋势。基于此，本文重点研究流动人员人事档案管理服务模式创新途径，内容如下。

1 创新流动人员人事档案管理服务模式的必要性

以往的纸质档案管理方式效率比较低，信息更新不够及时，很难适应人才快速流动节奏，通过加强流动人员的人事档案管理服务模式创新，建立电子化与网络化的档案管理系统，能够更好实现档案信息的远程访问与实时更新，显著提升档案管理效率与便捷性。与此同时，建立电子档，还可以保护档案信息的安全，减少因为物理损坏或者遗失所带来的风险，建立全国性的档案信息共享平台，可以打破地域与单位限制，促进人才信息的透明化与合理流动，进而为用人单位与流动人员提供更为精准与高效的服务[1]。

2 创新路径

2.1 建立电子档案数据库

在对流动人员人事档案管理服务模式进行创新的过程当中，建立电子档案数据库特别重要，相关人员要对既有的纸质档案进行数字化处理，采取扫描与OCR 技术，可以将纸质档案转化成电子格式，保证信息的完整性与准确性，然后开发一套安全而高效的电子档案管理系统，此系统要具备强大的数据存储与检索功能，可以更好适应不断变化的档案信息。

电子档案数据库的建立，还要遵守国家关于个人信息保护的有关法律法规，保证档案信息更加安全，可设置多层权限管理，针对部层级别的用户可设置不同的访问权限，并采取加密技术，确保数据传输与存储的安全。在建立电子档案数据库环节，除遵守法律法规与实施权限管理外，工作人员还要按时进行数据备份，避免数据丢失或者损坏，备份工作要采取异地存储方式，保证在发生自然灾害或者其他不可抗力事件时，数据可以得到有效恢复，建立科学的审计跟踪系统，详细记录下所有用户的操作日志，以便在发生安全事件时可以追溯。正确采取措施 [2]。

为全面提升电子档案数据库的安全性，工作人员要按时对系统进行安全评估与漏洞扫描，及时发现并修补所存在的安全漏洞，数据库管理人员与用户均需进行安全意识培训，不断提高他们对个人信息保护重要性的认识，保证他们可以遵守操作规程，不会泄露任何敏感信息。从技术层面来分析，派克采取先进的防火墙技术和入侵检测系统以及防病毒软件，建立多层次的防护体系，更好抵御外部攻击与内部威胁。针对敏感数据，需要实施数据脱敏处理，保证即使数据被非法获取，也不能直接用于个人身份识别。

除此之外，进一步提升服务效率，电子档案数据库还要支持在线服务功能，比如在线查询和更新，以及提交档案材料等等，建立一个用户友好界面，方便流动人员与管理人员轻松操作。通过应用集成人工智能技术，还能够实现档案信息的智能化分类与自动标签，不断提高管理效率与服务质量。电子档案数据库的建立，还要考虑数据的长期保存与迁移问题，伴随技术的全面发展，工作人员要定期对数据库进行升级与维护，保证档案信息的长期安全性与可用性，为广大流动人员提供更加高效与便捷的服务。

2.2 加强档案服务的人性化与个性化设计

为更好加强档案服务的个性化与人性化设计，相关人员要建立一个完善的档案信息平台，此平台可以实现档案信息的网络化与数字化管理。通过应用此平台，流动人员能够随时随地的通过互联网来访问并更新自身的档案信息，不断提升服务的便捷性与效率。与此同时，档案服务的人性化与个性化设计还要体现在服务流程的简化层面。比如简化档案转移手续，为流动人员提供在线预约服务，或者通过移动应用来推送档案管理有关通知与提醒，保证流动人员可以及时了解档案状态与有关要求 [3]。

个性化还要包含对不同需求的流动人员提供定制化的档案管理方案，比如，针对即将退休的人员，可以为其提供退休档案整理服务，针对广大求职者，可以为其提供职业发展档案规划服务。通过为其提供这些服务，能够更好满足流动人员个性化需求，提升他们对档案管理服务的忠诚度与满意度，建立完善的反馈机制特别重要，积极鼓励流动人员针对服务提出意见与建议，通过收集并分析这些反馈，档案管理部门能够不断优化服务流程，提升服务质量，进而建立一个更为人性化与个性化的档案管理服务体系。

2.3 建立跨部门、跨行业档案信息共享机制

在现阶段信息化社会背景下，流动人员的人事档案管理服务模式创新显得特别重要，为建立一个便捷而高效的跨部门与跨行业档案信息共享机制，相关人员要建立一个统一的档案信息管理平台，此平台要具备强大的数据处理能力与安全保护措施，保证档案信息在传输与存储过程当中的完整性与安全性。完善有关法律法规，为档案信息共享提供良好的法律支持，包含明确档案信息的使用权限与保护个人隐私等等，还要建立一套标准化的档案信息分类与编码体系，保证不同部门与行业之间信息的互操作性与兼容性。积极鼓励档案人员进行跨行业与跨部门的交流合作，从而促进经验分享与最佳实践传播。

正确应用信息技术，比如云计算和大数据分析以及人工智能等等，由此可以全面提升档案管理智能化水平，通过采取上述措施，能够实现档案信息的快速检索和智能化分析与精准服务目标，更好提升档案管理质量与效率。

2.4 加强档案管理人员专业培训

通过加强档案管理人员专业培训，可以全面提升服务质量，相关人员要按时组织档案管理知识与技能培训，包含但不限于档案的收集和整理以及利用与保密等多方面的专业知识。培训内容还要涵盖最新的档案管理法规与政策，保证管理人员可以及时更新知识结构，更好适应档案管理新要求，真正达到提升流动人员人事档案管理质量与效率的目的。

为全面提升档案管理人员的专业能力，还需引入案例教学与模拟实操相结合的培训模式，让广大管理人员在模拟实际工作环境当中学习并解决问题，提升自身的实际操作能力，积极鼓励管理人员参与资格认证，比如档案管理师资格考试，能够通过专业认证来提高个人专业素养与行业认可度 [4]。

在实际培训过程当中，还要特别注重培养管理人员的创新意识与问题解决能力，积极鼓励他们对既有档案管理流程提出改进建议和意见，对服务模式进行全面优化，在提高流动人员人事档案管理服务质量与效率的同时，更好满足社会与流动人员的实际需求。

3 结语：

综合以上个性分析能够得知，本文重点探讨流动人员的人事档案管理服务模式创新途径，不但可以提升流动人员人事档案管理质量的效率，而且能够减少资源的浪费，获得比较好的成效，因此能够为相关人员提供一定的帮助和借鉴。

参考文献：

[1] 闫娟 . 数字化时代流动人员人事档案信息资源的开发与利用 [J]. 办公室业务 ,2024,(17):19-21.

[2] 石玉芳 . 流动人员人事档案管理面临的挑战与对策探讨 [J]. 黑龙江档案 ,2024,(01):126-128.

[3] 杨瑞雪 . 大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设研究 [J]. 包头职业技术学院学报 ,2023,24(03):36-39.

[4] 杨璐蕊 , 谢翘 , 苟小娟 , 等 .“互联网 + 政务服务”背景下流动人员人事档案管理服务模式创新研究 [J]. 中国档案 ,2023,(08):60-61.

作者简介：杨海燕（1985.6-），女，汉族，湖南永州，本科，助理馆员，主要从事人事档案相关工作