“互联网 +”背景下衡阳地区高校档案信息服务能力提升的优化策略

高校档案信息服务是教育治理体系基础性支撑环节——高校档案信息服务功能定位及服务模式面临着深刻变革，同时也是数字技术加快演进和高等教育管理持续深入的双重时代背景。在“互联网+”推动下的新一轮信息化进程要求高校档案管理在实现资源数字化和系统平台化的同时，必须面向用户需求重建服务体系和管理机制[1]。衡阳地区各高校是湖南省区域教育资源中重要的一部分，提高高校档案信息服务能力不仅事关当地教育现代化水平，而且更具区域代表性与实践价值。

一、湖南省高校档案信息服务现状调研（一）湖南省高校档案信息服务概况

1.湖南省高校档案信息服务发展趋势

湖南省高校档案信息服务体系在“互联网+”战略不断推进的时代背景下呈现数字化、网络化、智能化相融合的整体发展趋势。高校档案部门在信息化平台建设方面普遍增加了投资力度，在重视提高用户档案信息远程获取便捷性及服务效率的同时，也逐渐实现了档案资源数字化转化及在线管理，促进传统纸质档案向现代信息服务模式的转变。

2.湖南省各地高校档案服务的基础设施与资源分布

受区域经济发展水平与高校办学条件等因素影响，湖南省各地区高校档案服务基础设施建设与档案信息资源配置不平衡问题显著。一些经济较发达地区重点院校已经建立了比较完善的档案信息系统、数字资源中心等，中西部、县域院校正在硬件设施上下功夫，在专业人员配备、系统建设等环节上存在着很大的不足，制约着档案信息服务能力整体水平的同步增长。

（二）衡阳地区高校档案信息服务现状分

1.衡阳地区高校档案信息服务的整体情况

伴随着信息技术被广泛地应用于高校各方面工作，衡阳地区各高校档案部门也开始显著加强档案资源数字化整合和服务能力。从整体上看，档案信息公开的渠道逐步增加，线上线下阅档平台已具雏形，用户的档案查询和借阅需求可以得到一定的满足。但在服务流程上还存在检索响应不敏感，用户交互界面欠妥，无法充分贴合新时代教师和学生自主查询和实时获取的需要。

2.衡阳地区高校档案管理信息化水平

以衡阳地区各高校档案资源管理为研究对象，可以看出虽然多数高校都已经引入了档案管理系统，并且在档案录入和储存方面已经基本信息化，然而系统功能的多模块协同应用及智能化处理尚处于初级阶段。在资源更新频率、元数据标准化程度和自动化分类处理能力方面还有很大的改进空间，远远没有达到网络环境下深度融合和高校资源共享需求所要求的理想境界。

（三）调研方法与数据分析

1.调研对象与数据收集方式

本研究主要针对衡阳地区的本科和高职院校档案管理部门进行研究，研究范围包括南华大学，衡阳师范学院和湖南工学院等 7 所高校，调研人员收集资料的方法主要有发放调查问卷，实地访谈，查阅档案管理的有关资料。问卷内容主要围绕档案信息化平台建设状况、档案数字资源数量、多种服务方式以及用户满意度等方面进行。到目前为止，已经分发了300 份问卷，并成功回收了 286 份有效的问卷，达到了 95.3%的回收率。并辅之以档案工作人员结构式访谈以加强资料分析的深度和准确性。

2.调查结果与分析

调查结果如表 1 所示，衡阳地区高等教育机构在档案信息系统建设上已经取得了显著的进展，其中 71.4%学校已经建立了档案管理信息系统，这表明信息化建设已经具备了基本框架。在数字化水平上，近半数高等教育机构档案数字化完成率介于 50% 和 间，然而仅有 21.7%高校达到了相当高的数字化标准，目前，仍有 33.6% 高等教育机构在数字化方面进展缓慢，呈现出发展不平衡状况。在线查阅服务的普及率达到了 57.1% ，这表明大多数高等教育机构已经具备了远程服务的能力，近三成高校仍然采用相对传统的服务模式。关于用户的满意度，尽管 54.2% 调查对象表示“基本满意”，但整体满意度仍然处于中等水平，还有 16.1% 用户表示了不能满足利用需要，体现了在服务内容，平台体验，资源可获取性等方面还有待优化。

表1 调查结果

二、衡阳地区高校档案信息服务问题与原因

（一）服务中的主要问题

1.信息资源管理体系不完善

在衡阳地区大部分高校档案部门实际操作过程中，档案信息资源建设没有统一标准和管理规范，造成档案资源零散、分类杂乱、整合利用率低，明显制约了档案信息可检索性与可用性。一些高校未建立系统化资源更新机制以及档案数据动态维护和质量监控不足等问题，使管理体系很难支持高效准确的信息服务功能。

2.档案数字化与信息化建设滞后

囿于技术支持，经费投入及专业人才缺乏等诸多因素的制约，衡阳区域内一些高校档案数字化及系统集成的推进速度较慢，还存在着大量的档案依赖于传统纸质存储和人工查阅模式，这极大地限制了服务响应速度和资源共享效率。信息化建设落后既影响档案工作流程的现代化转型，又很难适应“互联网+”环境下用户智能化服务要求。

（二）存在问题对用户的影响

1.服务效率低，影响使用体验

高校用户提供档案服务时往往会遇到查阅流程烦琐、等待时间长、线上服务不够稳定的情况，导致档案的利用效率显著降低。当数字化支撑不到位，服务平台功能受限时，延长了用户对需求信息的获取途径，也间接减少了档案对科研、教学、管理等方面的支持力度，总体用户体验急需提升。

2.用户需求与档案管理服务之间存在差距

目前档案服务内容和形式很难有效地衔接高校用户个性化、多样化信息需求，特别是提供个性化服务，跨部门联动查询和移动端的支持还明显不足。用户反馈信息显示，当前服务较多关注档案保存和管理自身，而忽略服务开放性和交互性，造成用户和档案资源联系不畅等问题，限制了档案资源实际使用效率。

（三）问题原因分析

1.资源配置与投入不足

衡阳地区各高校档案服务财政投入和资源调配一般都比较低，专用设备购置、系统升级维护和人员培训资金有限，造成信息系统建设速度较慢和技术环境滞后。高校档案部门一般都是附属管理机构，职能价值没有得到充分重视，在资源竞争中难有优先保证，严重制约服务能力的提升。

2.管理机制和制度执行不力三、提升高校档案信息服务能力的策略

部分高校因档案管理职责零散，责权不清，没有建立起行之有效的管理机制，造成档案信息化项目计划不明确，实施随意性大等问题，从而影响了总体发展效果。一些单位虽然从制度层面上进行了相关规范，但是执行力度不够，缺少定期评估和监督机制，其结果使得制度出现形式化趋势，没有起到应有的制度支持和引导功能。

（一）资源整合优化策略

1.推动校际之间档案资源共享

以区域高等教育资源协调发展为总框架，衡阳区域内各高校开展校际档案资源共享合作能有效破除传统档案信息服务体系信息封闭和数据孤岛等问题。由于各个院校学科专业设置，人才培养方向以及对服务对象的要求等都有一定的差异，使得档案资源内容结构表现出互补性，以档案服务跨校共享为抓手，打好实践基础。

校际共享也能为提高区域档案管理的整体水平提供制度基础和技术支撑[2]。以当地教育行政部门或者高校联盟为基础，建立跨校协同工作机制，推动常态化信息沟通、业务协调与技术互助机制形成，可有效减少重复建设，避免资源浪费共享机制的构建既推动了优质档案资源有效分配，又带动了高校对自身档案管理流程的优化，进而形成了资源互补导向，旨在发展高校档案服务共同体全面推进衡阳区域档案信息服务公共化、专业化、智能化。

2.建立统一的数字档案管理平台

推进档案信息化建设，提升数字化水平。传统的手工检索工具已无法为利用者提供准确、快速、高效的档案信息检索服务，只有把档案信息及时、准确地进行信息化改造，通过计算机检索才能实现。应逐步推进档案目录及全文信息采集。利用现代化信息技术手段，对馆藏档案进行数字化加工，提高档案信息的可访问性和可利用性。有针对性地开发含金量高的、应用性强的档案信息，有的放矢地提供优质的信息服务。开发和应用统一规范的档案信息管理系统，建立馆藏档案的规范化管理和利用平台，实现档案信息的快速检索和高效利用，构建数字档案馆[3]。统一平台落地后，不仅有助于促进数字档案工作流程由“信息存储”到“知识服务”的转变，而且为今后基于大数据分析进行档案研究与决策服务奠定坚实的基础，真正使高校档案信息资源从“孤岛”变为“共享生态”。

（二）管理机制创新策略

1.完善档案管理的制度与流程

高校档案信息服务能力建设过程中存在着制度规范不完善、流程体系效率低下等制约档案管理质量提高的主要问题，为此需要从制度设计和操作流程两大维度出发，建立起科学、系统和具有可操作性的档案管理体系。通过确定档案收集、整理、归档、利用和销毁全过程操作规程，制定档案管理责任清单、信息发布审核机制和数据安全监管标准等，既有利于规范工作行为又有利于提高服务效率和风险防控能力。高校要以制度为依托，推进档案业务流程标准化和信息化改造，对工作环节进行闭环控制和实时监督。档案收集实现流程留痕、归档标准需要严格按照统一的分类编码规范执行、使用环节需要有用户行为记录和数据追踪机制，从而实现了该系统从“收集—入库—管理—业务”各个环节的嵌入式运行。以制度带动过程，以过程规范运作，最终建立起职责清晰、规范统一、监督有力的档案管理机制，并为信息服务体系可持续发展打下了坚实的基础。

2.增强档案管理人员的培训与职业发展

在高校档案服务体系下，档案管理人员能力结构对信息服务质量和效率有着直接的影响，因此需要通过建立多层次、常态化培训机制来提高自身综合素质。培训内容要以档案信息系统操作、数字资源管理、安全保障和用户服务技巧等为重点，综合运用岗位轮训、专题研修、在线课程等形式，保证了人员对技术更新、业务拓展的专业适应力。

在职业发展上，要建立基于能力评估的晋升机制、 厘清不同岗位职责和成长路径、调动档案人员职业积极性等。推进档案工作专业职称通道的建立， 鼓励参加高层级的职业认证和行业研讨，提升职业归属感。高等教育机构应当提供财务援助和进修的机会，从而构建一个“训练—运用—升级”的闭环管理模式。

（三）用户体验提升策略

1.提高档案信息查询的便捷性与准确性

高校档案服务体系优化进程中信息查询便捷性和准确性的提高，需要从技术应用和服务流程两个方面进行双向努力。档案查询功能要深入嵌入到校园信息化环境中，无缝连接教务，人事和科研业务系统，建设一体化的信息入口以降低用户重复切换不同平台的麻烦[6]。

除了系统架构的优化，查询体验的改善也需要强化服务逻辑设计，比如通过检索建议，搜索热词提示和关联档案自动推荐来帮助用户准确定位自己需要的信息。后台要构建持续优化机制，根据查询行为数据及操作日志对关键词权重及数据索引策略进行动态调整，促进查询系统逐渐向自学习及智能响应方向进化，提高档案服务响应能力和实用价值。

2.强化用户反馈机制与持续服务改进

为了使高校档案信息服务获得高质量与可持续发展，需要建设面向用户需求的反馈机制来保障用户使用时的观点与感受能得到及时收集与有效回应。档案系统要嵌入服务评价模块并涵盖每个操作节点，通过问卷调查，满意度打分和问题上报的形式多渠道搜集用户反馈信息。同时可以结合用户利用行为日志来分析常见的查询失败和页面停留时间数据，并在行为轨迹上发现可能存在的问题，填补了传统反馈方式存在的盲点。

反馈机制关键既是信息采集也是促进服务改进闭环实施。档案管理部门要建立专项反馈处理机制和整改周期，把典型意见落实到功能优化，流程调整，界面改进等方面。系统更新要实现版本日志的公开性和变更说明的明确性，并建立制度化的用户参与性评价流程。

四、结论

基于“互联网+”高校治理体系深度融合的时代背景，增强衡阳地区高校档案信息服务能力已经成为促进教育现代化和管理智能化发展的重要内容。通过系统实施资源整合优化，管理机制创新和用户体验提升多维策略，可以有效缓解目前档案服务信息孤岛，流程滞后和用户满意度低的问题。建设统一高效数字档案平台，健全制度规范和技术支撑体系以及不断推进用户反馈闭环管理等，有利于形成标准统一，智能协同，以人为本的高校档案现代服务新格局。

参考文献

[1]王冬梅.基于用户需求的高校学生档案信息服务模式创新[J].兰台内外，2025，（13）：13-15.

[2]李艳诚.智慧校园环境下高校档案信息服务的协同发展机制研究[J].办公室业务，2025，（09）：43-45.

[3]陈语.数字时代高校档案信息服务发展路径分析[J].兰台内外，2024，（36）：31-32+35.

[4]邓齐凤.数智时代我国高校档案信息服务优化路径探析[J].秘书之友，2024，（08）：44-4

[5]金畅，倪西钧，魏扣.高校数字档案馆信息服务策略研究[J].北京档案，2021，（10）：29-30+

[6]刘燕.高校国家知识产权信息服务中心知识产权档案管理制度建设[J].档案管理，2022，（02）：82-83.

作者简介：颜丽琼 1985 年 7 月 女 汉族 湖南衡阳 大学本科职称：档案馆员 研究方向：高校档案管理及编研。

本文为 2024 年度湖南省衡阳市社科基金项目《“互联网+”背景下衡阳地区高校档案信息服务能力提升研究》（2024B（I）012 研究成果之一）