建立健全企事业单位的科技档案管理工作

摘要：在信息资源成为核心竞争力的背景下，科技档案作为企事业单位知识成果的重要载体，日益体现其战略价值。本文聚焦建立健全企事业单位的科技档案管理工作，围绕明晰管理职责边界、强化人员培训意识、引入科技信息服务三个方面展开探讨，提出建立科学、高效、系统的科技档案管理机制，有助于全周期管控及深度利用科技资料，推动单位实现可持发展目标。

关键词：企事业单位；科技档案；档案管理

引言：科技档案作为企事业单位知识成果的核心载体，承载着技术创新、管理演进及生产实践的系统记录，其管理水平能够影响科技资源的保值增值能力，并关乎组织在信息密集型发展环境下的决策效率及核心竞争力。制度化、科学化的档案管理能够提升科技活动的可追溯性并为后续研发提供可复用的知识支持，进而高效传承技术积累及组织记忆。

一、明晰管理职责边界，完善制度体系建设

科技档案管理工作涉及多部门协作，贯穿科研、建设、验收等多个阶段，如果职责划分模糊、制度执行不严就会导致资料收集脱节、内容重复或缺失，严重影响档案的系统性[1]。明确职责边界是建立高效档案管理机制的基本前提。各参与主体需在制度框架内明确自身任务范围，确保在信息形成、归集、审核等环节中各负其责并协同推进。与此同时，完善制度体系需覆盖各类科技资料的产生及归档流程，还应建立监督评估机制，让管理规范具备持续性[2]。

例如，在科技档案的具体管理过程中不同阶段形成的资料种类繁多，内容跨度大，如果无规范指引及职责明确的工作体系，就容易出现档案归属不清、材料缺漏或流转混乱等问题。管理人员可细化责任清单及制度流程，将各类技术资料的收集任务明确至具体岗位，让资料的形成、流转及归档有据可循。项目推进中施工建设资料、监理文件、技术报告及专项验收材料需按照既定进度节点完成归档任务，各部门在制度框架内依照权限开展资料交接及整理工作，能够有效保障档案内容的完整性及时间的同步性。制度化管理能增强科技档案工作的计划性并提升各参与方的协同效率，让科技资料在形成的同时就进入受控状态，从而建立科学、规范、高效的档案管理生态。

二、强化人员专业培训，提升档案归档意识

在实际工作中档案资料形成于各业务环节，涉及面广、信息类型复杂，如果没有系统培训或意识引导就会出现重业务轻归档、重过程轻成果的现象，影响完整收集及系统归类档案信息[3]。单位利用持续性的培训机制强化相关人员对科技档案价值的认知，有助于从源头上提升档案形成的规范性。

例如，在从事煤矿类科技档案管理服务的过程中，实际业务涉及项目立项至竣工的全过程资料归集，涵盖勘察阶段的基础信息、施工阶段的图纸及技术报告等各专项资料。在日常整理工作中经常因资料提供者归档意识薄弱，造成资料提交不及时、内容不齐全等问题。针对这一情况单位可开展定期集中培训，让涉及资料生成的人员掌握档案的归档时间点、标准格式及分类要求，并明确不同阶段需提交的资料清单。培训结合项目时间节点需分段推进，确保资料在生成时即完成分类，归档时能够一键对接，减少后期整理难度。提升归档意识能够改善资料积压或重复补交等低效现象并提高整个项目档案流程的紧凑度。在煤矿项目涉及的专项验收环节中，技术报告、批复文件等资料形成周期短、更新频繁，归档人员接受系统培训能够快速判断资料归属并完成规范入库，有效提升整理效率及数据准确性，为档案全周期管理提供保障。

三、引入科技信息服务，增强档案管理深度

科技档案是专业性极强的信息载体，具有结构复杂、更新频繁等特点，传统的纸质档案或静态管理方式难以满足现代科技成果对资料调取效率、内容检索能力及深度利用需求的提升。引入科技信息服务手段有助于提升档案管理的智能化及动态化水平，让档案管理从资料保管转向信息服务[4]。依托信息平台档案数据可实现分类编目、关键词提取等多种功能，为科研管理、项目评估及成果转化提供有力的信息支撑。

例如，在煤矿项目档案管理中应用科技信息服务体现出强大的整合效能，项目从立项阶段开始就涉及大量电子及纸质资料，内容类型多、格式差异大。管理人员可利用系统平台进行数字化管理，按项目节点分类录入资料，自动生成归档任务提示，确保不同阶段资料同步归集、实时更新。信息服务系统还可嵌入检索功能让管理人员能依据项目名称、资料类型等条件快速定位文件，提高查询效率。在整理过程中需将各类报告经过标准化命名及数据标签归类，自动形成目录结构并实现档案查阅的可视化。针对煤矿项目中验收环节频繁、资料补交风险高的特点，信息服务平台需设置归档预警功能，能及时反馈资料缺项，协助管理人员跟踪任务进度并推动归档流程闭环。

结语：科技档案作为企事业单位技术积累及创新成果的重要载体，其管理水平直接关系到系统保存及持续利用单位核心资源。单位建立职责清晰、制度完善、意识健全、手段先进的科技档案管理体系是提升内部治理效能的关键手段，更是推动知识资本沉淀及科技成果转化的重要保障。科技档案管理工作应主动对接时代发展需求，以制度与技术双轮驱动促使档案从被动记录走向主动服务，从静态保存迈向动态支撑，为单位的高质量发展注入持久动力。

参考文献：

[1]张红卫.事业单位科学技术档案管理现状与改进措施分析[J].兰台内外，2023，（16）：64-66.

[2]康金伟.浅谈科技档案管理工作[J].黑龙江档案，2022，（02）：80-82.

[3]陈岩.加强科技档案管理的合理途径[J].黑龙江档案，2022，（02）：154-156.

[4]马庆.浅析加强科技档案管理工作的合理途径[J].黑龙江档案，2021，（04）：290-291.