大数据时代高校档案管理数字化转型路径研究

1 大数据时代高校档案管理现状

1.1 数字化程度参差不齐

目前，部分高校在档案管理数字化方面已经取得了一定进展，如建立了档案管理信息系统，实现了部分档案的电子化存储和检索。然而，仍有一些高校的档案管理数字化程度较低，大量档案仍以纸质形式保存，数字化工作仅停留在表面，未能实现深度的数字化管理。这导致档案管理效率低下，信息检索困难，无法满足大数据时代对档案管理的高效需求。

1.2 数据安全面临挑战

在数字化转型过程中，高校档案数据的安全问题日益凸显。随着网络技术的广泛应用，档案数据面临着来自网络黑客攻击、病毒感染、数据泄露等多方面的威胁。此外，部分高校在档案数据存储和传输过程中，缺乏有效的加密措施和安全防护机制，进一步增加了数据安全风险。一旦档案数据遭到破坏或泄露，将给高校和师生带来不可估量的损失。

1.3 档案管理人才缺乏

大数据时代对高校档案管理人员的素质提出了更高要求，不仅需要具备扎实的档案管理专业知识，还需掌握一定的信息技术和数据分析能力。但当前，高校档案管理队伍中，既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才较为匮乏。大部分档案管理人员对新技术的接受能力有限，难以熟练运用大数据技术进行档案管理，制约了档案管理数字化转型的进程。

1.4 数据整合与共享困难

高校内部存在多个业务系统，如教学管理系统、科研管理系统、学生管理系统等，各系统产生的档案数据分散存储，缺乏有效的整合与共享机制。这使得档案管理人员在收集和整理档案数据时，需要耗费大量时间和精力，且容易出现数据重复或不一致的情况。同时，由于数据无法共享，各部门之间难以实现协同办公，影响了高校整体工作效率。

2 大数据时代高校档案管理数字化转型的重要性

2.1 提高档案管理效率

数字化转型使得高校档案管理从传统的手工操作转变为自动化、智能化管理。通过建立档案管理信息系统，利用大数据技术对档案数据进行快速分类、存储和检索，大大缩短了档案管理的时间，提高了工作效率。例如，在档案查询方面，传统的纸质档案查询可能需要花费数小时甚至数天时间，而数字化档案管理系统可以在数秒内完成查询，为用户提供便捷高效的服务。

2.2 提升档案信息利用价值

大数据技术能够对海量的档案数据进行深度挖掘和分析，发现数据之间的潜在关联和规律，从而为高校的教学、科研和管理提供更有价值的信息支持。通过对学生档案数据的分析，可以了解学生的学习情况、兴趣爱好、就业倾向等，为学校制定个性化的人才培养方案和就业指导提供依据；对科研档案数据的分析，可以挖掘科研成果的创新点和应用价值，为科研项目的申报和合作提供参考。

2.3 增强档案数据安全保障

在数字化环境下，高校可以采用先进的加密技术、访问控制技术和数据备份技术，对档案数据进行全方位的安全防护。与传统的纸质档案相比，数字化档案数据的安全性更高，能够有效防止档案数据的丢失、损坏和篡改。同时，通过建立数据安全监测和预警机制，及时发现和处理潜在的数据安全风险，确保档案数据的安全可靠。

2.4 促进高校信息化建设

档案管理数字化转型是高校信息化建设的重要组成部分。实现档案管理的数字化，能够与高校其他业务系统实现无缝对接，促进数据的流通和共享，推动高校信息化建设的整体发展。例如，档案管理系统与教学管理系统的对接，可以实现学生成绩、学籍档案等信息的实时更新和共享，提高教学管理的信息化水平。

3 大数据时代高校档案管理数字化转型路径

3.1 加强档案数字化基础设施建设

高校应加大对档案数字化基础设施建设的投入，构建完善的档案信息化平台。一方面，要配备先进的硬件设备，如高性能的服务器、存储设备、扫描设备等，确保档案数据的存储和处理能力。另一方面，要选择功能强大、稳定性高的档案管理软件，实现档案的数字化采集、整理、存储、检索和利用等功能。同时，加强校园网络建设，提高网络带宽和稳定性，为档案数据的传输和共享提供保障。

3.2 建立健全档案数据安全保障体系

为确保档案数据的安全，高校需建立健全档案数据安全保障体系。首先，制定完善的数据安全管理制度，明确档案数据的采集、存储、传输、使用等各个环节的安全规范和责任。其次，采用先进的数据加密技术，对敏感档案数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。此外，加强网络安全防护，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，定期进行系统漏洞扫描和修复，防范网络攻击。同时，建立数据备份和恢复机制，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。

3.3 培养专业的档案管理人才队伍

人才是推动高校档案管理数字化转型的关键。高校应加强档案管理人才队伍建设，通过多种途径培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。一方面，加强对现有档案管理人员的培训，定期组织开展大数据技术、信息技术、档案管理业务等方面的培训课程，提高其业务水平和技术能力。另一方面，引进具有相关专业背景的高素质人才，充实档案管理队伍。此外，鼓励档案管理人员开展学术研究和实践探索，不断提升自身的创新能力和综合素质。

3.4 推进档案数据的整合与共享

高校应打破各部门之间的数据壁垒，推进档案数据的整合与共享。建立统一的数据标准和规范，对各业务系统产生的档案数据进行标准化处理，确保数据的一致性和准确性。通过建立数据交换平台，实现各业务系统与档案管理系统之间的数据实时交换和共享。同时，加强对档案数据的质量管理，建立数据质量监控机制，及时发现和纠正数据中的错误和不一致性。此外，积极探索与其他高校、科研机构之间的档案数据共享合作，拓展档案数据的应用范围，提升档案资源的社会价值。

3.5 利用大数据技术创新档案服务模式

高校应充分利用大数据技术，创新档案服务模式，提高档案服务质量。通过对用户行为数据的分析，了解用户的需求偏好和使用习惯，为用户提供个性化的档案服务。例如，根据用户的查询历史和浏览记录，为用户推荐相关的档案信息；为教学科研人员提供定制化的档案数据服务，满足其特定的研究需求。同时，利用大数据技术开展档案信息资源的深度开发和利用，如开发档案专题数据库、制作档案文化产品等，丰富档案服务的内容和形式。

4 结束语

总之，大数据时代高校档案管理数字化转型是推动高校发展的关键举措。通过多维度路径探索，可优化档案管理效能，释放档案资源潜力。但转型之路充满挑战，高校需持续投入，紧跟技术发展，深化实践探索，解决转型过程中的新问题。未来，随着技术迭代，高校档案管理有望实现更高效、智能、安全的数字化模式，更好地服务于高校各项事业发展。

参考文献：

[1] 贾胜婷 ， 戴星星 . 探索新时代高校人事档案管理信息化的创新模式与实践策略[J]. 公关世界 ，2025，（08）：84-86.

[2] 张 丽 霞 . 数 字 化 技 术 在 高 校 档 案 管 理 中 的 应 用 探 究 [J]. 兰 台 内外 ，2025，（11）：4-7.

[3] 王 洪 波 . 智 慧 校 园 环 境 下 的 高 校 档 案 管 理 数 字 化 路 径 研 究 [J]. 参花 ，2025，（10）：162-164.