纸质档案数字化建设安全管理分析与对策探究

摘要：随着信息技术的快速发展，纸质档案数字化已成为档案管理现代化的重要方向。数字化不仅提升了档案利用效率和保存能力，还为管理手段的创新提供了技术支持。然而，在建设过程中，数据泄露、技术滞后、安全机制不健全等问题日益显现，对档案安全管理提出了更高要求。因此，探索科学有效的安全管理对策，已成为当前档案数字化工作中亟需解决的重要课题。本文旨在分析纸质档案数字化过程中的安全管理问题，并提出针对性的对策建议。

关键词：纸质档案；数字化建设；安全管理

我国各级机关、企事业单位纸质档案数量庞大，长期以来以人工管理为主，存在查找效率低、保存环境差等问题。在数字化转型趋势下，大量档案开始进行电子化处理，但配套的安全管理机制尚未完善，技术设施和人员素质参差不齐，增加了档案信息安全的风险，亟需系统化管理应对。

一、纸质档案数字化建设安全管理意义

1.保障档案信息安全

纸质档案在数字化过程中，若缺乏有效安全管理，可能导致信息泄露、篡改或丢失。通过安全管理措施，可确保档案在采集、存储和传输各环节的信息完整性和保密性，防止数据安全事故发生。

2.提高档案管理效率

安全管理不仅保障数据安全，还促进档案的规范化和系统化管理。数字档案在安全机制保障下，能够实现快速检索、有效归档和便捷共享，提升整体管理效能，降低人工操作带来的错误风险。

3.推动数字化规范发展

纸质档案数字化建设涉及标准化操作、安全审核与权限控制等多个方面。健全的安全管理体系有助于规范数字化流程，确保档案数字资源的可持续利用与合规管理，为数字政府建设提供有力支撑。

二、纸质档案数字化建设安全管理有效对策

1. 完善纸质档案数字化管理机制

纸质档案数字化工作涉及环节多、周期长，任何一个环节出现管理疏漏都可能导致数据安全风险，因此建立健全的管理机制至关重要。科学完善的机制应涵盖数字化前的档案筛选、过程中的操作流程控制、以及数字化后的数据归档、存储、调用和销毁，确保各环节有章可循、有据可查、安全可靠。

档案部门可以牵头制定内部数字化工作管理规范，内容包括档案分类编号标准、扫描与图像质量控制要求、数据录入审核流程、以及数字文件存储结构等，确保操作环节标准统一、执行有据可依。同时，应建立岗位职责清单，明确每一位工作人员在数字化流程中的职责分工，如谁负责扫描原件、谁负责图像复核、谁进行数据核对和审批存档，防止责任不清导致的管理漏洞。此外，还应建立常态化的监督机制和质量检查制度，建议每月或每季度组织一次数字化流程回顾，评估流程执行情况、发现潜在问题，并对不合理操作进行及时优化。对于存在重复差错的岗位，可安排回炉培训或临时调整人员配置。若条件允许，还可结合信息化手段记录每个操作环节的日志，提升流程可追溯性和管理透明度。

2. 加强纸质档案数字化培训宣传

人员因素是数字化安全管理中的关键变量，强化从业人员的安全意识和操作技能，有助于在源头上减少操作失误和安全隐患[1]。通过系统化、常态化的培训宣传活动，可以提高全员对数字化流程及安全注意事项的理解，增强规范作业与责任意识，为整体安全管理打下坚实基础。

在实施过程中，可先由单位档案部门组织编制《档案数字化岗位培训手册》，内容涵盖档案处理流程、设备使用说明、安全操作规范及应急响应程序等，使员工有据可循。培训应结合实际工作安排，合理安排时间，组织季度性集中培训，并辅以模拟操作、典型案例分析等实操演练，提升员工对数字化安全操作的理解和应对能力，避免“纸上谈兵”。同时，可在档案工作区域设置宣传展板，张贴标准流程图、操作提醒、警示标语等，引导员工时刻保持安全意识，规范操作行为，形成良好的工作氛围。此外，单位还可以建立内部交流群或学习平台，定期推送数字化安全小知识、典型违规案例分析、设备操作技巧等内容，让员工在碎片时间中持续学习与巩固。通过多渠道、多形式的培训宣传机制，逐步构建“人人懂流程、人人知安全”的工作格局，从而有效降低人为失误率，提升纸质档案数字化工作的整体安全性与专业水平。

3. 及时更新数字档案的技术手段

随着技术的不断发展，原有的数字化系统可能存在兼容性差、功能落后、安全漏洞等问题。及时更新相关技术手段，有助于提升系统稳定性和数据保护能力，保障档案数字资源的长期安全存储与可控访问。技术更新应符合实际需求，避免“过度建设”，注重实用与可持续性。

档案部门对现有数字档案系统进行全面评估，排查系统运行中出现的安全隐患或功能短板。之后可联系系统服务商升级当前管理平台，特别是增强数据备份、防病毒、权限分级等模块功能。同时，引入基础的加密技术用于文件传输和存储，如设置访问密码和权限管理，控制内部操作风险。在硬件方面，可逐步替换老旧扫描设备，提升图像清晰度与数据处理效率。整个过程可结合单位年度预算逐步推进，优先解决影响工作效率和数据安全的问题，确保技术更新具备现实可行性。

4. 优化数字化档案安全评估体系

建立科学的安全评估体系，是保障数字化档案管理持续优化和风险防控的重要手段。通过定期对系统运行状态、人员操作合规性、数据备份完整性等内容开展评估，能够及时发现漏洞、规避隐患，提升整体安全防护水平，实现数字化工作的动态监督与闭环管理[2]。

由档案和信息技术部门联合，制定《档案数字化安全评估指标体系》，涵盖系统漏洞检测、用户权限设置检查、操作日志审查、数据备份测试等项目。评估工作可采用季度自查与年度第三方评估相结合的方式开展。每次评估结束后，形成书面报告提交至主管领导审核，并建立问题整改台账，跟进落实。同时，将评估结果作为年度工作考核的一部分，增强责任意识。评估所需的工具可采用市场上成熟的安全扫描软件或通过现有IT系统功能实现，确保实施难度不高但成效明显，有效提升整体安全保障能力。

结语

综上所述，纸质档案数字化建设过程中必须高度重视安全管理问题。通过健全管理机制、加强人员培训、更新技术手段和完善安全评估体系，能够有效防范潜在风险，保障档案信息的完整性与安全性。今后应持续优化各项措施，推动档案管理向智能化、安全化方向发展。

参考文献：

[1]李婷.信息安全背景下人事档案的数字化管理对策分析[J].时代人物， 2024（13）：0045-0047.

[2]王鹏.数字化视角下档案安全管理分析[J].黑龙江档案， 2024（1）：162-164.