浅谈实现档案服务社会化的管理模式

摘要：随着社会信息化和服务需求的多样化，档案管理逐渐向社会化、开放化发展。传统的档案管理模式主要集中于政府或企事业单位内部，服务对象较为局限，且服务方式较为单一。随着社会各界对档案信息需求的不断增加，档案服务的社会化已成为提升档案管理效率与满足社会需求的必然趋势。档案服务社会化不仅能够提高档案资源的利用效率，还能有效促进社会的文化传承与知识共享。本文旨在探讨如何实现档案服务的社会化管理模式，并提出相关的策略与建议。

关键词：档案服务；社会化；管理模式

在信息技术飞速发展的今天，档案管理已经从传统的纸质存储走向数字化、信息化，服务对象和需求逐步扩展到社会各个层面。现代社会对档案服务的需求不再仅限于传统的行政管理或企业内部，而是广泛渗透到各行各业。为了适应这一趋势，档案服务的社会化管理模式应运而生，旨在通过多元化的服务形式和创新的管理方法，更好地满足公众的需求，提升档案资源的使用效能。

一、实现档案服务社会化管理模式的影响

1.提升档案服务的社会效益

实现档案服务社会化管理模式可以让更多社会群体便捷地获取档案资源，提升档案信息的使用效益。随着社会化管理的推进，档案服务不仅限于政府机关和企事业单位，普通民众也能够通过线上平台、社区服务等途径获得相关档案信息[1]。这种开放与共享的模式有助于增强社会透明度，促进社会公正和法律意识的提升。

2.推动档案管理的智能化与信息化

社会化管理模式的实施推动了档案管理系统向智能化、信息化发展。随着科技的不断进步，云计算、大数据和人工智能等技术逐步应用于档案管理领域，使档案信息存储、检索和更新更加高效。这不仅提高了档案管理的精确度，也为档案资源的共享提供了技术支持，进一步提高了档案的利用率和社会价值。

3.增强档案管理的开放性与透明度

通过社会化管理模式，档案管理将不再是封闭的政府或单位内部事务，而是向公众开放。这种开放性促进了档案资源的合理使用与再利用，增强了社会对档案管理过程的监督与参与，提高了档案管理的透明度和公信力，推动社会各界对档案管理的认同与信任。

二、实现档案服务社会化的管理模式的策略

1.构建新型宣传管理模式

构建新型宣传管理模式是实现档案服务社会化管理的首要策略。通过有效的宣传手段，可以提高社会对档案资源的认知和使用意愿。档案宣传不仅限于传统的纸质宣传材料或公告牌，还应利用新媒体平台和现代信息技术，打造线上线下相结合的宣传渠道，提升档案服务的社会影响力与覆盖面。

档案部门可以利用社交媒体平台、官方网站等传播渠道，定期发布关于档案服务的信息、案例以及档案知识的普及内容。例如，可以通过微博、微信、抖音等平台开展档案知识普及活动，定期发布档案使用的流程、政策等，使公众更加容易了解档案服务。通过线上直播、短视频等形式进行档案管理知识的讲解，同时，可以组织线下讲座或展览等活动，提升档案工作在社会中的影响力。

2.充分了解利用者的需求

充分了解利用者的需求是实现档案服务社会化的关键。为了更好地服务社会，需要对档案利用者的需求进行精准调查与分析，以确保档案服务的目标明确、服务高效[2]。理解不同群体对档案资源的需求，使档案服务更具针对性和实效性，是提升社会化服务质量的重要路径。

为了有效了解利用者的需求，档案部门可以通过多种方式进行调研，如发放问卷调查、开展访谈、分析档案利用反馈等，全面收集用户的需求和意见。例如，可以通过线上问卷或纸质调查表等形式了解群众对于档案查询、档案保存、档案使用等方面的具体需求。通过对数据的分析，档案管理部门能够准确识别出各类群体对档案服务的具体需求，制定相应的服务措施。同时，档案管理部门可以在服务过程中设置意见反馈渠道，允许用户提出具体的改进建议。在档案馆大厅设立专门的意见箱或者通过电子邮件、社交媒体等平台收集公众的需求，并定期进行需求分析，形成动态反馈机制。

3.加强社会服务人才培训

加强社会服务人才培训是推动档案服务社会化管理模式的核心保障。随着档案服务逐步走向社会化，服务人员需要具备更多的专业知识与服务技巧，既要了解档案管理的基本理论，又要掌握与社会服务相关的技能，能够更好地应对日益复杂的社会需求和服务场景。

档案部门可以通过定期培训、实践操作等方式，提升其专业能力和服务水平。档案部门可以邀请专家学者举办专题讲座，介绍档案管理的前沿技术和行业动态，提高工作人员的专业素养。除此之外，可以安排员工参与社会服务案例分析、模拟演练等实践活动，增强其实际操作能力。例如，档案管理人员可以通过模拟接待群众查询档案的场景，进行沟通技巧和服务流程的培训，确保其在面对公众时能够快速、准确地解答问题。同时，档案人员还应接受社交技巧和心理学方面的培训，了解如何与不同背景的公众进行有效沟通，提升服务的亲和力和专业性。此外，档案管理部门还应组织跨部门的合作与交流，分享经验，提升整体服务水平。

4.完善档案服务社会理念

完善档案服务社会理念是推动档案服务社会化管理模式的内在要求。随着社会发展和信息技术的进步，档案服务不应仅仅局限于传统的文件管理和存储工作，而应转向更加开放、共享和便利的服务方向，注重服务的社会功能与文化传承价值。

档案部门可以通过开展社会服务宣传活动，逐步培养公众对档案服务社会功能的认同。通过宣传档案的社会价值和文化意义，让公众意识到档案不仅是历史的记载，更是社会发展的重要资源。例如，可以通过组织“档案进社区”活动，向居民讲解档案资源的社会价值及其如何为个人和社会提供帮助。通过开展档案开放日、志愿者服务等形式，让公众参与到档案管理和服务过程中来，形成共享精神。此外，档案管理部门可以借助先进的技术手段，如云存储、大数据等，为社会公众提供更加便捷和高效的档案查询和使用服务，从而提升社会对档案管理工作的认知与支持。

结语

综上所述，档案服务的社会化管理模式不仅是档案管理发展的必然趋势，也能够有效提升档案资源的社会价值。通过构建新型宣传管理模式、了解利用者需求、加强社会服务人才的培训以及完善档案服务理念，可以更好地满足社会的多样化需求，推动档案管理的开放与共享。未来，档案服务的社会化将为社会文化传承、信息共享和知识传播提供更为有力的支持。

参考文献：

[1]王姗姗，刘精武.体育赛事档案社会化服务模式创新研究[J].山西档案， 2024（8）：65-67.

[2]张骞.面向公众教育的档案社会化服务模式研究[J].山西档案， 2024（5）：53-55.