浅析现代行政档案管理工作创新的意义及途径

引言：当今时代，信息技术革命引发社会生产生活方式的全面变革，政务环境数字化转型已成大势所趋，然而传统行政档案管理工作面临信息爆炸、资源整合与服务创新等多重挑战，亟需突破传统管理模式的局限，探索符合时代特征的创新路径。档案作为行政决策的重要依据和历史文化的宝贵载体，其管理工作的创新发展关系到政府治理效能的提升和社会记忆的有效传承，具有重要的理论价值和现实意义。

1 现代行政档案管理工作创新的意义

1.1 提升档案存储与检索效能

档案管理的数据处理能力增强所提供的技术支撑助力检索工作，让信息获取便捷高效起来。现代档案管理工作的信息化创新突破传统档案库房物理空间限制且实现海量文件资料系统化存储的同时，借由网络技术深度应用使档案检索速度和精准度有质的飞跃。行政部门工作人员凭借数字化系统跨越地域和部门界限即时查询，既节约行政资源与时间成本，又提升政务运行效率，进而充分释放档案资源潜在价值。

1.2 增强信息价值与决策支撑

信息化在档案管理方面的促成作用，使得信息数据能够实现高价值传递，进而让档案由静态存储完成向动态服务资源的转变。现代档案管理创新所具备的系统分析能力，赋予了档案资源更高层次的情报价值，促使其从仅仅作为历史记录的载体转变成富含价值的信息资源库这种情况出现。对于行政决策而言，其对历史数据深度挖掘与分析的依赖程度越来越高，而档案数据经结构化处理后，为各级决策者提供了坚实的事实基础以及科学依据[1]。

2 现代行政档案管理工作创新的途径

2.1 构建档案管理网络，完善电子查询系统

在当前信息技术飞速发展的时代背景下，档案管理工作正面临前所未有的挑战与机遇，传统的纸质档案管理模式已难以满足现代行政管理的实际需求，构建高效、安全、便捷的档案管理网络系统成为现代行政档案管理工作创新的重要路径。

一是建立多层次档案管理网络平台，通过构建涵盖中央、地方和基层单位的档案管理网络架构，实现档案信息的垂直贯通和横向联通，打破“信息孤岛”现象，例如行政单位可以依托政务云平台，建立包含档案采集、处理、存储、利用等环节的全流程网络管理系统，设置不同的访问权限和安全等级，确保档案信息在安全的环境下高效流通；二是完善电子查询系统的智能化功能，通过引入人工智能、大数据分析等先进技术，提升档案检索的精准度和效率，档案管理部门可以开发智能检索引擎，支持关键词、全文、语义等多种检索方式，系统会根据用户的历史查询习惯和关联需求，智能推荐相关档案资料，同时提供可视化的检索结果展示，用户可以通过时间轴、关系图谱等形式直观了解档案之间的内在联系，显著提高查询效率和用户体验，使档案利用从“查得到”向“查得好”转变。

2.2 推进资料收集自动化，实现传输共享便捷化

传统的人工收集方式已难以应对海量信息的高效处理需求，推进资料收集自动化和传输共享便捷化已成为档案管理创新的必然趋势，因此行政单位可以在办公系统中嵌入自动采集模块，对日常行政文件、会议记录、决策过程等资料进行实时捕捉和分类整理，系统会自动识别文件类型、提取关键信息、确定保存期限并自动归档，同时通过智能表单技术，将分散在不同业务系统中的相关数据自动关联并形成完整的档案实体，大大减轻了档案人员的手工录入负担，提高了收集效率和准确性。

此外，建立全天候档案资源传输共享平台，打破时间和空间限制以实现档案信息高效流通与共享，如档案管理部门开发移动端应用程序支持多终端访问及云同步功能，让用户可通过手机、平板等移动设备随时随地查阅授权范围内档案资料，且系统提供实时推送服务，将最新政策文件、重要通知等及时推送给相关人员确保信息传递及时性与准确性[2]。

2.3 强化专业技能培训，提升管理队伍素质

在档案管理工作信息化转型这一关键时期，传统档案管理人员知识结构与技能水平同现代档案管理工作要求存在明显差距的情况下，强化专业技能培训以全面提升档案管理队伍素质，成为现代行政档案管理工作创新的基础保障。

一方面，建立分层分类的培训体系，针对不同岗位、不同层级的档案管理人员，制定有针对性的培训计划和内容，全面提升档案队伍的专业素养，比如档案管理部门可以设置档案学基础知识、档案信息化技术应用、档案安全管理、档案法律法规等课程模块，采用线上线下相结合的培训方式，通过专题讲座、案例研讨、实操演练等多种形式，帮助档案人员系统掌握现代档案管理的理论与方法。

另一方面，开展档案管理创新实践活动，鼓励档案管理人员积极探索信息化环境下档案管理的新思路、新方法，提高创新能力和解决问题的能力，可以组织档案管理创新项目竞赛，鼓励档案人员围绕档案信息化建设、档案资源开发利用、档案服务创新等主题提出创新方案并实施，通过项目实践锻炼档案人员的综合能力，同时建立档案管理创新成果共享平台，定期举办交流研讨会，促进档案管理经验和创新成果的广泛传播与应用，激发档案人员的创新热情和专业自信，培养一批既懂档案专业又精通信息技术的复合型人才。

2.4 拓展档案服务领域，创新资源利用模式

随着社会治理现代化进程的不断深入，档案管理工作也正从传统的“被动保管”向“主动服务”转变，这一转变不仅是时代发展的必然要求，更是档案管理价值实现的重要路径。

一是拓展档案服务的广度和深度，从单一的档案查阅服务向多元化、个性化、专业化服务转变，满足不同用户群体的多样化需求，例如档案管理部门可以针对政府决策部门、科研机构、企业、社会公众等不同用户群体，提供决策咨询、专题研究、背景调查、信息分析等增值服务，通过对档案资源的深度挖掘和专业解读，为用户提供更具价值和针对性的档案信息服务，同时建立主动推送机制，根据用户的兴趣偏好和需求特点，定期推送相关档案资源和研究成果，提高档案利用的精准度和效率；二是档案管理部门可以利用虚拟现实、增强现实等技术，将重要历史档案转化为沉浸式的数字体验，通过虚拟展览、数字博物馆等形式向公众展示珍贵档案资源，增强档案展示的互动性和趣味性，还可以通过短视频、数字故事、微信公众号等新媒体渠道，将档案内容以通俗易懂、生动有趣的形式呈现出来，吸引更多公众关注和利用档案资源，让档案“活”起来，实现档案资源的社会价值最大化。

3 结束语

综上所述，现代行政档案管理工作创新是信息化时代的必然要求，通过提升档案存储与检索效能、增强信息价值与决策支撑，构建完善的档案管理网络系统，推进资料收集的自动化与共享便捷化，强化专业技能培训，拓展档案服务领域，能够有效提升档案管理工作的现代化水平；未来，档案管理工作应进一步融合区块链、人工智能等新兴技术，深化“互联网 + 档案”服务模式，推动档案资源开发利用向更加智能化、精准化和多元化方向发展。

参考文献：

[1]时华萍,曹太刚.事业单位档案管理数字化转型路径分析[J].四川劳动保障,2025,(13):97-98.

[2] 邓虹. 试论现代档案管理工作创新的意义及途径[J]. 兰台内外,2019,(16):35-36.