数据安全背景下电子信息档案管理风险防范对策

引言

在当下数字化快速发展的时代，电子信息档案作为信息资源的核心构成部分，于各个领域均发挥着不可或缺的重要作用。伴随信息技术的迅猛进步，数据安全问题愈发突出，给电子信息档案管理带来了诸多严峻挑战。保障电子信息档案的数据安全，不仅关乎档案信息的完整与准确，更对组织的运营决策以及社会的稳定发展有着深远影响。因此，深入探究数据安全背景下电子信息档案管理的风险防范对策，具有极其重要的现实意义。

1.数据安全对电子信息档案管理的重要性

1.1 维护信息完整性

电子信息档案承载着各类关键信息，数据安全手段能够避免信息在存储、传输及使用过程中遭受篡改、删除或损坏。借助数据加密、备份恢复等技术方法，保证电子信息档案的内容与初始记录相符，为后续的查询与利用提供坚实可靠的依据，维护档案信息的真实性与权威性。

1.2 确保信息保密性

众多电子信息档案含有敏感内容，例如商业机密、个人隐私等。保障数据安全能够阻止这些信息被未获授权的人员获取，避免因信息泄露给组织或个人带来损害，维护信息所有者的合法权益，确保电子信息档案在安全的环境中得以管理与使用。

1.3 保障信息可用性

数据安全措施有助于确保电子信息档案在需要之际能够被顺利访问与运用。通过优化存储架构、增强系统稳定性等方式，避免因技术故障、人为差错或其他因素致使档案信息无法获取，保证电子信息档案能够及时为各项工作给予支持，提升工作效率以及决策的科学性。

2.电子信息档案管理面临的风险分析

2.1 技术方面的风险

电子信息档案管理高度依赖各类信息技术，而技术漏洞是潜在的重大风险因素。软件系统或许存在安全漏洞，易遭受黑客攻击以及恶意软件的入侵，进而引发数据泄露或篡改。此外，硬件设备故障，像是存储介质损坏、服务器瘫痪等情况，同样可能导致数据丢失。而且，技术更新换代节奏快，若档案管理系统未能及时升级，可能与新的技术环境不匹配，对数据的安全性与可用性产生不利影响。

2.2 管理方面的风险

管理上的不足会给电子信息档案管理带来诸多风险隐患。缺乏完善的管理制度，比如数据访问权限设置不合理，可能致使无关人员接触到敏感信息。档案管理流程不规范，例如数据录入、整理、存储等环节缺少严格的操作标准，容易引发信息混乱，降低档案的利用价值。并且，对数据备份、恢复等关键管理环节缺乏有效监管，可能导致数据丢失后难以迅速恢复。

2.3 人员方面的风险

人员的操作与意识对电子信息档案管理的风险影响显著。工作人员可能因操作失误，比如误删数据、错误修改信息等，给档案信息造成损失。部分人员信息安全意识薄弱，容易陷入网络钓鱼等攻击陷阱，导致账号密码泄露，进而威胁到电子信息档案的安全。另外，人员流动可能使得信息交接不全面，影响档案管理的连贯性。

2.4 存储环境方面的风险

存储环境对于电子信息档案的安全性起着至关重要的作用。环境中的温度、湿度、灰尘等因素若把控不当，可能加速存储介质的老化与损坏，影响数据的存储期限。同时，存储场所的物理安全防护不到位，比如缺少有效的门禁系统、监控设备等，可能导致存储设备被盗取或遭到破坏，从而造成电子信息档案的丢失或泄露。

2.5 电子档案数据信息传递与共享风险

在平台内部，电子档案的传递与共享依赖数据传输渠道与人工操作流程。一旦数据传递渠道缺乏足够的安全防护，给档案管理带来风险。然而，在使用这些存储载体时，载体可能会遭遇病毒入侵，致使数据被破坏或窃取；也可能因物理损坏，如磕碰、浸水等，或在运输过程中不慎丢失，这些状况都会造成数据信息的丢失，严重威胁档案信息管理安全。

3.电子信息档案管理风险的防范对策

3.1 强化技术支撑

持续更新与完善电子信息档案管理系统的技术防护措施。定期对软件系统进行漏洞扫描与修复，运用先进的加密算法对数据进行加密处理，防止数据在传输与存储过程中被窃取或篡改。选用质量可靠的硬件设备，并构建冗余备份机制，如采用磁盘阵列、异地灾备等手段，提升硬件系统的容错能力，降低因硬件故障导致的数据丢失风险。同时，密切留意技术发展动态，及时对档案管理系统进行升级，确保其与新技术环境相契合。

3.2 健全管理制度

建立健全电子信息档案管理制度，明确各个环节的操作规范与标准。合理设定数据访问权限，依据人员的工作需求与职责分配不同权限，确保仅有授权人员能够访问相应的档案信息。规范档案管理流程，从数据录入、整理、存储到检索利用，都制定详尽的操作流程与质量标准，保障档案信息的准确性与规范性。加强对数据备份、恢复等关键环节的监督管理，制定严格的备份计划与恢复演练制度，确保数据在丢失或损坏时能够及时恢复。

3.3 深化人员培训

提升工作人员的业务水平与信息安全意识是防范风险的关键举措。定期组织工作人员参与电子信息档案管理相关的业务培训，使其熟练掌握操作技能，减少因操作失误带来的风险。同时，加强信息安全意识教育，通过案例分析、安全知识讲座等形式，让工作人员了解常见的信息安全威胁及防范办法，增强其对网络安全风险的警觉性，避免因意识淡薄而遭受攻击。此外，在人员流动时，建立完善的信息交接制度，保障档案管理工作的连续性。

3.4 优化存储条件

改善电子信息档案的存储条件，确保存储设备稳定运行。对存储场所的温度、湿度、防尘等环境条件进行严格调控，安装温湿度调节设备、空气净化设备等，延长存储介质的使用寿命。加强存储场所的物理安全防护，设置门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入存储区域，保护存储设备与档案信息的安全。同时，定期对存储环境进行检查与维护，及时发现并解决潜在的安全隐患。

3.5 电子档案数据信息传递与共享风险的防范对策

为保障数据安全，需从平台内部与外部两方面采取措施。在平台内部，一方面要在各信息传输渠道部署监督系统，实时监测信息传输过程，及时发现信息泄露、外界非法侵入等异常情况；另一方面引入信息接点记录功能，便于管理人员核查每个信息传递接点的内容完整性，精准定位信息传递错误并及时修正。在平台外部，企事业单位应统一采购U盘等存储装置，并对每个装置进行加密处理。

结束语

在数据安全的大背景下，电子信息档案管理在技术、管理、人员及存储环境等多个方面面临着风险。这不仅有助于保障电子信息档案的完整、准确与可用，为组织发展提供有力支持，也顺应了数字化时代对信息资源管理的要求。随着信息技术的持续发展，电子信息档案管理面临的风险也会不断变化，需要持续关注并适时调整防范策略，以更好地保障电子信息档案的数据安全。

参考文献

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