基层单位文书档案规范化管理路径探讨

一、引言

文书档案是基层单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，它真实记录了基层单位的发展历程、工作成果和经验教训等，对于基层单位总结过去、指导现在、规划未来具有重要意义。随着基层工作的日益复杂和多样化，文书档案数量不断增加，加强其规范化管理成为基层单位面临的重要任务。然而，当前基层单位在文书档案管理方面存在诸多问题，影响了档案的利用价值和基层工作的顺利开展。因此，探讨基层单位文书档案规范化管理路径具有重要的现实意义。

二、基层单位文书档案规范化管理的重要性

（一）为决策提供参考依据

文书档案包含了基层单位过去的工作情况、数据信息等，通过对这些档案的分析和研究，基层单位领导可以了解工作的历史脉络和发展趋势，为制定科学合理的决策提供有力参考。例如，在制定发展规划时，参考以往的经济发展档案、社会事务管理档案等，能够更好地把握基层的实际情况，使规划更具针对性和可行性。

（二）保障工作的连续性

基层工作具有连续性的特点，文书档案记录了各项工作的具体过程和结果。当人员变动或工作交接时，文书档案可以作为重要的交接内容，使新接手的人员能够快速了解工作进展和历史情况，保障工作的顺利延续。比如，在基层的民生项目中，档案详细记录了项目的实施过程、资金使用情况等，新负责人员通过查阅档案，能够无缝衔接工作，避免出现工作断层。

（三）维护基层单位和群众权益

文书档案是基层单位履行职责的重要凭证，在一些涉及法律纠纷、权益维护等方面具有关键作用。例如，在土地纠纷处理中，相关的土地档案可以作为确权的重要依据，维护基层单位和群众的合法权益。同时，规范化的文书档案管理也有助于提高基层单位的公信力和形象。

三、基层单位文书档案管理存在的问题

（一）管理意识淡薄

部分基层单位领导和工作人员对文书档案管理的重要性认识不足，存在重业务工作、轻档案管理的思想。认为档案管理工作只是简单的文件收集和保管，没有充分认识到档案对于基层工作的价值。在这种意识的影响下，档案管理工作得不到应有的重视，人员配备不足，经费投入有限，导致档案管理水平低下。

（二）管理制度不健全

一些基层单位缺乏完善的文书档案管理制度，或者制度执行不严格。在档案的收集、整理、归档、保管等环节缺乏明确的标准和规范，导致档案材料不完整、分类混乱、归档不及时等问题。例如，有些文件没有按照规定及时归档，散落在各个部门或个人手中，容易造成档案的丢失和损坏。

（三）管理人员素质不高

基层单位文书档案管理人员大多为兼职，缺乏专业的档案管理知识和技能。他们没有经过系统的培训，对档案管理的流程和方法不熟悉，无法满足规范化管理的要求。同时，由于基层单位工作环境和待遇等方面的原因，难以吸引和留住专业的档案管理人才。

（四）信息化建设滞后

随着信息技术的发展，文书档案管理信息化已成为趋势。但许多基层单位在档案管理信息化建设方面投入不足，缺乏必要的硬件设备和软件系统。档案管理仍然以传统的手工操作为主，效率低下，且不利于档案的长期保存和利用。例如，在档案查询时，需要人工翻阅大量的纸质档案，耗时费力。

四、基层单位文书档案规范化管理路径

（一）强化管理意识

基层单位领导要提高对文书档案管理工作的重视程度，将档案管理工作纳入单位的重要议事日程。加强对档案管理工作的宣传和教育，使全体工作人员充分认识到档案管理的重要性，形成全员参与、支持档案管理工

作的良好氛围。同时，要加大对档案管理工作的投入，为档案管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。

（二）健全管理制度

建立完善的文书档案管理制度是规范化管理的基础。基层单位要根据国家有关规定和自身实际情况，制定涵盖档案收集、整理、归档、保管、利用等各个环节的管理制度。明确各部门和人员在档案管理工作中的职责和权限，确保档案管理工作有章可循。例如，制定文件材料归档范围和保管期限表，明确各类文件的归档要求和保管期限；建立档案借阅制度，规范档案的借阅流程和审批手续。

（三）提高管理人员素质

加强对文书档案管理人员的培训和培养，提高其专业素质和业务能力。定期组织管理人员参加档案管理业务培训，学习档案管理的新知识、新技能和新方法。鼓励管理人员参加相关的职业资格考试，提升自身的专业水平。同时，要改善管理人员的工作环境和待遇，吸引和留住优秀的档案管理人才。此外，还可以建立档案管理人员的绩效考核机制，激励他们积极履行职责，提高档案管理工作质量。

（四）推进信息化建设

基层单位要加大对档案管理信息化建设的投入，配备必要的硬件设备和软件系统。建立文书档案管理信息系统，实现档案的电子化收集、整理、存储和检索。通过信息化手段，提高档案管理的效率和准确性，方便档案的利用和共享。例如，利用扫描技术将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库；开发档案查询系统，实现档案的快速检索和在线查阅。同时，要加强档案管理信息系统的安全防护，确保档案信息的安全。

（五）加强监督考核

建立健全文书档案管理监督考核机制，加强对档案管理工作的监督检查。定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。将档案管理工作纳入单位的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的进行问责。通过监督考核，确保文书档案规范化管理工作落到实处。

五、案例分析

某基层乡镇政府在文书档案管理方面曾存在诸多问题，档案收集不完整、整理不规范、利用效率低等。为了改变这一状况，该乡镇采取了一系列规范化管理措施。首先，加强了对档案管理工作的重视，成立了专门的档案管理工作领导小组，明确了各部门的档案管理职责。其次，制定了完善的档案管理制度，规范了档案的收集、整理、归档等流程。同时，组织档案管理人员参加专业培训，提高了他们的业务素质。此外，还投入资金建设了档案管理信息化系统，实现了档案的电子化管理。经过一段时间的努力，该乡镇的文书档案管理工作取得了显著成效，档案的完整性和规范性得到了提高，档案利用效率也大幅提升，为乡镇的各项工作提供了有力的支持。

结语

基层单位文书档案规范化管理是一项长期而艰巨的任务，对于基层单位的发展具有重要意义。通过强化管理意识、健全管理制度、提高管理人员素质、推进信息化建设和加强监督考核等路径，可以有效提升基层单位文书档案管理水平。在实际工作中，基层单位要结合自身实际情况，不断探索和创新管理模式，充分发挥文书档案的价值，为基层工作的开展提供更加优质的服务。

参考文献

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