铁路企业档案管理标准化规范化的实践困境与突破路径

一、铁路企业档案管理标准化规范化的重要意义

铁路企业档案管理的标准化规范化，是通过建立统一的管理标准、流程和制度，对铁路企业在运营、建设、安全、设备、技术等全领域产生的档案（如文书、技术、会计、音像等）进行系统化、规范化管理。这一工作因其行业高保密性、资产规模庞大、跨区域协同紧密等多种特殊性，保证档案工作的管理标准化具有远超一般企业的重要意义。

（一）保障铁路运输安全，筑牢安全生产防线。铁路运输的核心要求是“安全第一”，而档案则担负着安全责任追溯的重要意义，因此档案蕴含着铁路工作大量历史信息和保密数据，既牵扯个人隐私又涉及国家安全。档案管理的标准化可以通过规范各环节的操作流程、职责分工等，有效规避档案失密、信息泄露等安全风险，最大程度保护档案的完整性和安全性。特别是在信息技术发展的时代，面对各种层出不穷的技术手段带来的威胁，更需要以标准化、规范化为抓手强化安全管控。

（二）辅助科学决策，助力工作效率提升。档案是单位在履行职能过程中产生和积累的记录单位重大活动、重要会议，真实反映主要工作的重要载体。通过科学分类、规范管理，可以实现快速检索档案资料，为单位决策提供参考依据，为推进联合办公提供资料支撑，进而显著提高工作效率。相反，如果档案管理杂乱失序，则会容易造成效率低下、合规风险等后果。

（三）夯实转型基础，适应智慧铁路发展。档案管理工作向信息化、现代化转型是必然趋势，同时也符合铁路行业正朝着高质量、智能化、绿色化、融合化等方向转型的要求。档案管理电子化的转型升级是实现本企业储存、查阅、利用的流程和方式更加快捷便利的必要手段。在信息化技术的支持下，促进跨区域机构信息资源的共享和整合，打破信息孤岛，更高效发挥档案资源的价值，深入挖掘档案资源的潜质。

二、铁路企业档案管理的现状与突出问题

近年来，在国铁集团的高度重视下，各个铁路局集团已陆续开展对基层站段结合实际制定的《文件材料归档范围和保管期限表》的指导工作，为进一步规范档案管理工作打下扎实基础，但仍存在一些问题，制约了档案的利用和存储。

（一）管理制度不完善。1.制度零散，各门类档案管理制度各自为政。不同部门对基层单位各门类的档案要求没有对标档案管理部门，导致档案管理呈碎片化，存储格式和归档要求等存在差异。2.制度执行效能不足，基层单位按照要求制定了档案管理制度，但在执行过程中受一些客观条件制约、档案管理人员素质不达标等问题，档案制度被“束之高阁”，其权威性和约束力不足。

（二）监督机制考核不完善。1.监督流于形式。主管业务部门未将各门类档案纳入常态化检查中，对档案是否归纳、归纳质量高低监督不到位，未与档案部门形成合力，信息共享不足，工作推进受阻。2.动态管理缺失。为建立档案定期检查机制，对“应归”却“未归”的档案管理不到位，影响档案的有效性。

（三）安全保障体系薄弱。档案是一个企业重要的信息资产，其内容涉及企业决策或相关重点保密资料，但个别单位对档案安全的保密工作重视程度不够，管理措施不到位，存在诸多安全隐患。1.实体档案硬件设施防护不足，存在库房建设不符合标准，防火、防水、防蛀等措施缺失，应急演练没有定期进行，档案部门对灾害的应对手段不足，2.保密意识不够高。个别工作人员责任心不强，存在涉密档案与非涉密档案混合存放，对档案登记借阅手续审核把关不严，为档案管理埋下了安全隐患，易引起档案泄密事件发生。

三、推进铁路企业档案管理标准化规范化的路径

以 “系统思维、问题导向、行业适配” 为原则，结合铁路标准化工作经验与档案管理规律，从以下方面突破：

（一）构建系统化管理体系，夯实制度基础。

1.明确管理架构与职责。基层单位可以参照集团公司标准化规范化工作的开展经验，配备业务素质达标的专职档案工作人员，明确“档案部门统筹，业务部门协同，专人负责管理”的责任链条。

2.完善标准制度体系。各单位加强档案分类、存储格式、归档要求的规范化管理，参照国家档案管理分类标准，细化文书档案、会计档案、人事档案、项目档案等存储条件，在制度执行过程中，由档案管理部门统一牵头，业务部门积极配合，共同商讨、梳理出一套本单位行之有效的管理制度，规避制度执行工作中出现敷衍塞责、档案管理工作紊乱等现象，通过纪律约束保障制度的刚性落实。

（二）建强专业人才队伍，提升支撑能力

优化人员配置。配置兼具档案管理专业与技术背景的复合型人才，充实专职队伍；对站段兼职人员加强培训，确保 “持证上岗”。2.构建分层培训体系。首先开展对基本法规的培训，确保全员掌握归档基本要求；其次对专职人员开展针对性培训，组织集中业务交流学习，探讨先进经验；最后要加强管理层对档案的重视程度，强化档案价值意识，推动主动参与体系建设。

（三）健全监督考核机制，确保落地见效

1.常态化监督检查，以档案部门为核心牵头力量，严格参照铁路标准化工作中 “对规对标” 检查的系统管理思路，每季度专题开展档案专项检查，将 “归档完整性、归档及时性、存储规范性” 作为核心校验维度。通过这种周期性、针对性的监督检查，既能及时发现档案管理中与铁路发展不适应的问题，也能推动档案管理标准与铁路行业管理制度、技术规范的动态协调，使监督过程成为完善档案体系的有效手段，最终实现档案管理与铁路标准化工作的同频共振。

2.动态优化与反馈。建立 “问题清单-整改-回头看” 闭环机制，对检查发现的问题挂牌督办，整改结果与部门绩效挂钩。对于难以克服的问题，可以定期召开档案管理研讨会，收集一线需求，持续完善制度标准，加强与其他部门的沟通，通过这一闭环机制，既能及时解决档案管理中的显性问题，又能通过持续沟通与制度完善破解深层矛盾，使档案管理体系始终与铁路标准化工作同频共振，为铁路企业高质量发展提供稳定的信息资源的支撑。

（四）推动档案资源深度利用，赋能铁路发展

推动档案资源深度利用，赋能铁路发展，是新时代铁路行业实现高质量发展的重要路径。这一过程需以档案资源的数字化转型为基础，打破传统档案管理的时空壁垒，让沉睡在档案室中的历史数据、技术图纸、运营记录等 “无形资产” 转化为驱动铁路发展的 “数据引擎”。建立安全保障机制，在数据共享过程中，需通过权限分级、脱敏处理、异地灾备等技术手段，确保涉密档案的绝对安全。同时，完善档案资源开放共享制度，让档案资源在服务社会的过程中释放更大价值。

四、结语

推进铁路企业档案管理标准化与规范化，是支撑铁路智能化发展、保障运输安全、传承行业文化的基础性、战略性工程。面对海量、多源、价值深远的档案资源，亟需构建覆盖档案全生命周期的科学管理体系。

通过本文提到的系统性举措，铁路企业需要将静态的档案资源有效转化为动态的高价值知识资产，深度激活档案在安全风险防控、运营效率提升、历史经验借鉴、文化价值传承等方面的巨大潜能，为铁路行业的高质量、可持续发展注入持久而强大的内生动力。

参考文献

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