试论电子信息化对档案管理的影响

摘要：由于电子信息化的高速发展，对档案管理工作产生较大影响，因此，档案管理工作人员在开展档案管理工作时，应充分认识到电子信息化建设的重要价值，使其可以发挥出提升档案管理效率、增强档案管理智能化水平的作用，要求档案管理人员建立电子档案信息库、搭建标准化流程体系，便于实现对事业单位内部档案的科学化、规范化和精细化管理。

关键词：电子信息化；档案管理；积极影响

随着信息化时代的到来，现阶段，要提升事业单位内部档案管理工作的质量和效率，必须积极开展电子信息化建设工作，优化档案管理制度、引进先进的信息化管理设备，能够加快纸质档案数字化的转换速度，便于改变档案管理模式，推进档案管理工作数字化和自动化发展。

1.电子信息化对档案管理的积极影响

1.1提升档案管理效率

在信息技术高速发展的时代，档案管理人员在开展档案管理工作时，应充分认识到原有管理模式存在的不足，须优化调整档案管理模式，以满足新时期事业单位档案管理的实际需求，为提升档案管理效率奠定基础。首先，在开展档案管理工作时，档案管理人员应知晓电子信息化建设的重要意义，便于其加快电子信息化的建设速度，使档案管理工作能够与时俱进，顺应事业单位持续发展的要求，积极开展纸质档案的数字化转换，从而提升档案存储质量。其次，档案管理人员应打破传统档案存储方式的限制，借助电子信息化建立电子档案，便于档案管理人员将数据资料图像化、信息化处理，得以为事业单位内部工作人员查阅相关档案提供便捷的查阅条件，优化档案的使用效果。最后，档案管理人员应充分发挥电子档案的应用优势，提升事业单位内部资料档案输入、输出、保存管理的水平，便于充分展现电子信息化建设成果，减轻管理人员的工作负担，完善档案管理模式的作用。

1.2建立标准化流程体系

受传统管理模式的影响，由于档案管理人员在开展档案管理工作时，会出现档案管理效率较低等问题，不仅较难保障档案管理质量，还可能造成较为严重的档案管理混乱，使纸质档案出现破损和残缺，影响后续的查阅利用。因此，档案管理人员应充分了解到档案管理工作中存在的问题，要求其通过积极开展电子信息化建设工作，建立标准化流程体系，以实现对事业单位内部档案的全面管理，促进档案管理人员解决传统档案模式下存在的管理问题，能够运用计算机技术，实现高效的自动化管理。档案管理人员应知晓数字化技术和信息化技术的重要价值，学会计算机、扫描仪、照相机等技术设备的操作方法，得以有效提升标准化流程体系的建设速度，为档案管理人员转变档案管理方式奠定基础。同时，借助计算机系列技术设备，档案管理人员可以缓解自身的工作压力，降低因人为因素造成的管理问题出现的概率，使管理人员在进行电子档案管理时，仅需设置设计，计算机设备则可以实现对数据资料的自动化筛查，从而提升工作效率，避免出现档案资料重复保存问题，保障档案资料的准确性与完整性。

1.3增强档案管理的智能化水平

档案管理人员在进行档案管理工作时，为提升档案资料的利用率，便于进行档案资料的查找工作，则档案管理人员应借助智能化、信息化的档案管理方法，实现对档案资料的智能化管理。首先，在管理阶段，档案管理人员应使用云计算、人工智能等先进的信息技术，加快推进档案管理信息化的建设速度，得以完全的发挥出电子档案的应用价值。其次，要求档案管理人员在进行档案管理工作时，能够将纸质档案有效扫描录入，并使电子档案编码和纸质档案编码保持一致，便于管理人员了解档案的录入情况和存储情况，具备较强的实用性和有效性。同时，在资料查阅和传送阶段，借助智能化管理方式，档案管理人员可以通过关键字或编码进行档案资料的检索工作，便于档案管理人员快速找到目标档案，减少档案翻阅的频率，起到对纸质档案的保护作用，降低纸质档案磨损或丢失问题出现的频率。最后，通过使用智能化管理方法，档案管理人员可以加快档案更新的频率，便于实现高质量的档案同步管理，不仅能够确保档案数据的准确性和一致性，还能保障档案资料的安全性和有效性，得以为事业单位开展工作提供充分的数据资料。

2.加快电子信息化建设速度增强档案管理效率的有效措施

2.1开展档案管理人员培训工作

2.1.1内部培训

因为档案管理人员是档案管理工作的直接责任人，其专业能力和思想意识将会直接影响档案信息化管理工作的推进效率，所以在事业单位内部，要提升档案管理工作的效率和质量，应加强对档案管理人员的培养，使其能够适应现阶段档案管理的新标准、新要求，为档案管理自动化建设奠定基础。首先，单位应为档案管理人员提供内部学习的机会，通过定期在事业单位内部开办学习课程和专家讲座等方式，使档案管理人员可以了解到专业的管理知识，知晓档案管理领域内的新技术，便于为提升档案管理人员的综合能力提供支持。其次，单位应定期进行技术考核工作，要求针对档案管理人员的管理方法、管理模式、先进设备的使用熟练程度进行考核，督促管理人员不断学习、更新知识。最后，通过激励机制和考核机制，实现对管理人员的全面管理，便于了解档案管理人员的工作情况。

2.1.2外部培训

在开展培训工作时，单位要提升档案管理人员的培训质量，增强档案管理人员的专业能力，还需积极参加外部培训工作，为档案管理人员提供外出交流学习和自主学习的机会。第一，在外出学习时，应加强与培训单位的沟通联系，提出培训的目标要求，使档案管理人员经过短期的培训课程，掌握较为丰富的档案管理知识，并将其完全应用于单位内部的档案管理工作中，以满足新时代背景下信息化档案管理的需求。第二，单位应为档案管理人员提供便捷的多媒体教育平台，便于档案管理人员进行自主学习，提出学习的灵活性，以增强档案管理人员的学习效率，强化专业能力，便于拓宽档案管理人员的学习途径和视野，提高档案管理工作的整体水平。

2.2进行技术升级

为提升信息化管理对档案管理工作的促进作用，档案管理人员在开展档案管理工作时，应进行技术升级工作，便于缓解档案管理人员的工作压力，并提高工作效率，有助于充分发挥电子信息化建设的实用性和有效性。首先，档案管理人员应积极开展纸质档案的数字化转换工作，要求档案管理人员严格遵循国家和事业单位内部的规范要求，利用先进的音像设备、扫描设备和计算机设备实现电子信息的高效转化，既要保障资料信息的全面性和完整性，又应保证信息的真实性和准确性，确保电子档案信息库建设工作顺利推进。其次，档案管理人员应根据事业单位档案管理的实际需求，遵循国家相关规范标准，制定完善的档案管理制度，实现对档案编码格式、传输形式的规范化管理。最后，档案管理人员应与第三方软件开发公司建立联系，并积极开展合作，对工作中存在的问题加强沟通交流，结合意见建议，优化软件使用，从而确保电子档案的安全性，有效避免出现事业单位内部信息泄露问题。

结语：在新时代背景下，事业单位在开展档案管理工作时，应加快电子信息化建设工作，不断优化事业单位档案管理工作模式，提升档案管理工作的整体水平；档案管理人员要创新电子档案管理新模式，并通过建立电子档案信息库和使用先进设备等，确保电子信息档案在保存、利用过程中的安全性和有效性，促进档案资料信息化管理工作的可持续发展。

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