提高医院办公室行政管理工作效率的策略探讨

引言

作为联系内部与外部、上级与下级沟通的桥梁，医院办公室能够协调各部门和办公室的工作，保证医院的正常运行。为了更好地发挥医院办公室的管理功能，必须不断地进行革新，既要给医院的职工和群众提供更好的服务，又要加强职工的专业素质和业务素质，寻找新的管理途径，保证高水准医疗和服务品质。

1 医院办公室职能

1.1 行政职能

医院办公室是综合性的行政机构，职责是给各部门安排工作，收发、传阅、登记、分类和整理有关的文件等，按照工作要求和领导提出的工作要点和意见，把工作指示传达给各部门。为了使工作指示得到更好的传递和执行，需要制定相关的规定，并进行定期的会议，对会议内容进行登记，对医院重要工作进行汇总，并针对工作中遇到的问题，制定相应的对策和执行措施。

1.2 服务职能

在医院运营过程中，必须做好办公室的工作，加强医院的信息通信和网上通信工作，保证职工之间的良好交流，提高工作品质和工作效率，对每天的工作进行高效管理。此外，办公室还可以倾听下级职工意见，并向相关的部门报告，协助他们制定改进的对策和办法。同时还要做好群众的接待工作，倾听外界的声音，理解人们的真正需要，让他们得到健康服务。

1.3 管理职能

办公室要统筹各单位的有关工作，配合工作的进行，实行全局的管理。对各部门指示的实施进行监督，找出问题并提出有效的对策。确定医院的经营功能和经营方式，并对经营计划进行优化。在具体的工作中，要采取切实的手段来进行配合，保证医院的各项工作能够有条不紊地进行，从而达到提高医院经济效益和社会效益的目的。

2 提高医院办公室行政管理工作效率的有效措施

2.1 优化办公布局和设施环境

改善办公空间布置与设备环境，是提高办公效能的重要环节。保证各工作领域的合理分工与安排，便于各单位或小组间的交流与合作。要注意工作环境的舒适与人性化，其中包含了良好的采光、通风和舒适的工作座位等，这对提高职工的工作状况和工作效能具有重要意义。对办公室设施及设备进行适当的布置，保证所有工作所需的工具及物资都准备齐全，同时对设备进行维修和升级，防止因设备的老化或缺乏而出现的工作停顿及效能下降。利用先进的办公设施、环境监测等先进技术，使行政工作更加高效、舒适。通过对办公室布置及设备环境进行最优的配置，为提高医院办公室的工作效能打下坚实的基础，让职工可以在舒适的工作氛围中，更有效率地开展工作，促进整个机构的发展。

2.2 实施科学的文件管理和档案归档系统

要想提升医院办公室的工作效能，一个重要的措施就是要实行一套科学、标准的文件管理体系，即对文件进行分类、编号、存储和检索，这样才能更好地提升医院办公室的工作效率和精度。引进高级的电子文件管理体系，对档案进行电子储存与管理，能够大大地降低纸质档案的用量，减少储存费用，并且能够加快档案的撷取速率与精确度。构建档案管理制度，将已编制好的文档、数据进行分类、组织，保证其安全、完整，并方便其长时间保管与查询。同时，也要强化对职工的教育与训练，让他们熟悉有关的工作程序与标准。建立起一套完善的公文管理与存档制度，能提高医院办公室工作的效能与品质，为医院办公室的正常运转，提供信息支撑与保证。

2.3 激励职工参与工作流程优化和改进建议

为提高医院办公室职工的工作效率，需要制定相应的奖惩制度，对那些提供了良好的改善意见并被采纳的职工，给予表扬、奖金或晋升的机会，从而激发职工的积极性，为医院作出更大的贡献。通过对医院职工进行专业技术培训，提高他们的工作效率，建立改善建议盒或论坛，让职工有机会发表自己的看法，听取他们的呼声，并作出反应，使其感到自己的参与是有价值的。通过上述的激励手段，能够充分调动职工的工作积极性和主动性，增强他们对工作过程的优化和改善意见的主动性，促进医院整体的行政效能不断地提高。同时在工作中也要和相关部门保持紧密接触，能够在政府部门帮助下，把民意来源落实到位；办公室也要做好突发事件处理，建立相应值班制度，让办公室值班工作规范化，从而更好地保证突发事件发生。

2.4 开展培训和学习计划，提升职工技能和素质

在开展医院办公室行政工作的创新与变革中，要在培养之前就做好对其专业技能和综合素质的明确规划，从而使其行动准确，有的放矢，完美契合医院的实际需要，从而更好地为所有职工提供服务。通过对医院办公室管理者的素质进行调研，可以看出，要想获得更多的市场资料，就必须有足够的时间，在当今的国际环境中，全球的市场经济正在不断地变革，每一种新的技术或新的产品，都会对全球的结构产生巨大的影响，对产业的市场造成不可预测的冲击。身为医院的办公室管理者，应该具备一定的基础知识，能够在平时的工作中，迅速地搜集到有关产业市场的重要资料，保证医院能够在经营和决定方面先行一步。在人才的储备和培育方面，也可以通过与职业院校和营销部门的人员开展协作和沟通，充分掌握市场前沿的信息，以此为医院的发展计划提供重要的参考，从而为医院今后的发展提供更多的可能性。

结语：

通过培养职工技巧，鼓励职工参与改善提案，以及使用各种先进的方法，使办公室的工作过程更加有效，经营更加精细。期望通过本文的研究，能为提高医院办公室职工的工作效能提供参考，并能在今后的工作中得到更多的改进与拓展，达到更高的工作效能与组织效果。

参考文献

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