新能源建设项目档案管理的难点及对策研究

摘要：随着国家“双碳”战略的深入推进，传统能源企业积极向新能源领域转型，玉门油田便是其中之一，其风电、光伏、储能等新能源建设项目快速扩张。本文立足玉门油田新能源建设项目档案管理实践，深度剖析项目全生命周期中档案管理面临的关键难点，诸如档案来源多元化、数据异构性突出、验收标准缺失以及全生命周期管理衔接不畅等问题，并针对性地提出构建标准化管理体系、强化数字化协同平台建设、完善质量控制机制以及创新人才培养模式等对策，旨在为传统能源企业新能源项目档案管理提供具备实践价值的参考范例。

关键词：新能源项目；档案管理；数字化；质量控制；玉门油田

一、引言

玉门油田，作为中国石油工业的摇篮，在我国能源发展的漫长历程中始终占据着举足轻重的地位。近年来，在国家能源转型的紧迫需求以及“双碳”战略目标的引领下，玉门油田积极响应号召，全力投身于新能源领域的开发与建设工作。目前，玉门油田已规划建设百万兆瓦级光伏发电示范项目以及配套储能设施，新能源项目建设成果斐然。

在新能源项目迅猛发展的同时，建设项目档案管理的重要性愈发凸显。建设项目档案详细记录了工程技术活动的全过程，是保障项目后期安全稳定运维的核心信息载体，对项目的顺利实施与长期发展具有不可替代的作用。然而，传统油气田建设项目档案管理模式难以适配新能源项目“建设周期短、技术迭代快、参与主体多”的独特特性，在实际管理进程中暴露出诸多问题，迫切需要探索创新管理路径，以此提升新能源项目档案管理水平，确保档案管理工作与新能源项目建设同步推进，为项目高质量发展提供坚实支撑。

二、新能源建设项目档案管理的主要难点

2.1档案来源多元化导致完整性风险

2.1.1参建主体复杂化

新能源项目建设涉及EPC总包商、设备厂商、电网公司等不同的参建主体。每个主体在项目实施过程中都会产生各自的档案资料，且这些档案资料在格式、内容与管理方式上存在较大差异，致使档案来源呈现出高度的多元化与异构性。不同参建主体之间的沟通协调难度较大，容易出现档案资料遗漏、重复或不一致的问题，进而影响档案的完整性。

2.1.2过程文件动态化

新能源项目建设过程中，设计变更较为频繁。设计变更会引发一系列相关文件的修改与更新，如图纸、技术规范等，版本控制难度极大。若不能及时、准确地对设计变更文件进行归档与管理，极易出现文件版本混乱、错误使用等情况，影响项目的顺利推进与档案的完整性。

2.2数据异构性引发标准化困境

不同参建主体所产生的数据，在格式、结构、编码等方面存在显著差异。例如，设备厂商提供的设备参数文件可能采用不同的数据格式，有的以Excel表格形式呈现，有的则以PDF文档形式提供，且数据字段的定义和排列顺序也不尽相同。这种数据异构性使得在建立统一的档案数据标准时面临重重困难，难以实现档案数据的高效整合与共享。

2.3验收标准缺失

目前，新能源项目档案验收缺乏统一、明确且细化的标准。相较于传统油气田建设项目，新能源项目在技术、设备、建设流程等方面具有独特性，但现有的档案验收标准未能充分考虑这些特点。这导致在实际验收过程中，对于档案的完整性、准确性、规范性等方面的判断缺乏明确依据，不同项目之间的验收尺度也难以统一，影响了档案验收工作的科学性与公正性。

2.4全生命周期管理衔接不畅

2.4.1前期文件流失

在新能源项目前期，大量前期文件流失。前期文件是项目决策与规划的重要依据，对项目的后期实施与评估具有重要价值。前期文件的流失会造成项目信息不完整，影响对项目前期工作的追溯与分析，也可能对项目的决策与管理产生不利影响。

2.4.2阶段管理脱节

新能源项目建设通常分为规划、设计、施工、验收等多个阶段。在实际管理中，各阶段之间的档案管理工作缺乏有效的衔接机制。例如，在从设计阶段过渡到施工阶段时，设计阶段产生的档案资料未能及时、完整地移交至施工阶段，导致施工阶段在参考相关资料时出现困难，影响项目进度与质量。同时，不同阶段的档案管理重点与要求不同，若缺乏有效的衔接，容易出现管理漏洞，影响项目全生命周期档案管理的系统性与连贯性。

三、优化新能源项目档案管理的对策建议

3.1构建标准化管理体系

3.1.1统一档案标准

制定涵盖档案分类、文件格式、著录规则等方面的统一标准。明确规定各类新能源项目档案的分类体系，确保档案分类的科学性与系统性；统一文件格式，要求所有参建主体在提交文件时遵循相同的格式规范，如规定文本文件采用Word格式，图纸文件采用AutoCAD特定版本格式等；规范著录规则，对档案的题名、责任者、日期等著录项进行详细规定，提高档案著录的准确性与一致性。

3.1.2实施前端控制策略

在项目建设前期，实施前端控制策略，将档案管理要求融入项目管理的各个环节。在招标文件中明确约定供应商技术文件格式标准，要求供应商按照统一的格式和规范提供技术文件，从源头上解决技术文件格式不统一的问题。同时，建立设计变更“红头文件-图纸修改-现场签证”三联动机制，确保设计变更文件能够及时、准确地进行归档与管理，避免文件版本混乱与信息不一致的情况发生。

3.2建设数字化协同平台

将三维模型与施工记录、检测报告等档案信息进行时空关联，实现BIM模型与档案的深度融合。创建光伏阵列数字孪生档案库，通过数字化手段对光伏阵列进行全方位的模拟与记录，支持组件级的追溯与管理。利用BIM技术的可视化优势，更加直观地展示项目的建设过程与档案信息，为项目管理与决策提供有力支持。例如，在项目施工过程中，通过BIM模型可以直观地查看某个部位的施工档案信息，包括施工图纸、施工记录、质量检测报告等，便于及时发现问题并进行处理。

3.3完善质量控制机制

4.3.1建立三级审核制度

建立项目组自查、监理单位复核、档案馆终验的三级审核制度，明确各审核环节的职责与标准。项目组在文件收集与整理过程中进行自查，确保文件的完整性与准确性；监理单位对项目组提交的文件进行复核，重点审查文件的真实性与合规性；档案馆在接收文件时进行终验，对文件的质量与完整性进行全面检查，确保归档文件符合档案管理要求。

3.3.2强化过程监控

加强对档案管理过程的监控，建立定期检查与不定期抽查相结合的监督机制。定期对项目档案管理工作进行全面检查，包括文件收集情况、整理情况、保管情况等；不定期对重点环节或关键文件进行抽查，及时发现问题并督促整改。此外，建立档案管理问题反馈机制，各参建主体在档案管理过程中发现问题可及时反馈，相关部门及时进行协调与处理，确保档案管理工作的顺利进行。

3.4创新人才培养模式

开展“档案管理+新能源技术”双技能培训，提高档案管理人员的综合素质与专业能力。培养既熟悉档案管理业务，又了解新能源项目技术特点与建设流程的复合型人才，以满足新能源项目档案管理工作的需求。创建典型问题案例库，通过对案例的分析与总结，为档案管理人员提供参考与借鉴，避免类似问题的再次发生。

四、实践应用与成效

本文通过新能源建设项目档案管理的深入研究，系统分析了当前存在的痛点和难点问题，并提出了针对性的解决方案，取得了显著成效。档案完整性得到有效提升，通过构建标准化管理体系和实施前端控制策略，档案来源多元化导致的完整性风险得到有效控制，文件遗漏、重复或不一致的情况明显减少。数据标准化水平显著提高，数字化协同平台的建设使得不同参建主体的数据能够按照统一标准进行整合与共享，数据异构性引发的标准化困境得到缓解。验收工作更加科学规范，完善的质量控制机制和明确的验收标准，使得档案验收工作有了明确依据，验收尺度更加统一，验收效率和质量大幅提升。同时，人才队伍建设取得积极进展，创新的人才培养模式培养了一批复合型档案管理人才，为新能源项目档案管理工作提供了有力的人才支撑。

参考文献

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[2]吕舜.双碳目标下新能源项目档案管理存在的问题及对策分析[J].机电兵船档案，2024（3）：8-10.