行政综合执法档案规范化管理策略研究

引言:

行政综合执法档案管理的重要性不言而喻，完整、准确的档案能清晰回溯执法全过程，确保法律程序得到严格遵守。在档案管理规范化要求越来越高的当下，相关单位亦需持续提升行政综合执法档案管理规范化水平，让“阳光执法”从口号转变成可见、可感的实际行动，在更深层面构建公众对执法程序的信任感。

一、行政综合执法档案规范化管理的必要性

（一）法治价值

行政综合执法档案资料，是对行政综合执法过程的详细记录，它既是执法公正的“见证者”，也是政府治理现代化的“助推器”，发挥着极其重要的法治价值。当行政综合执法过程被完整、准确、系统地记录在规范化的档案中——每一次现场笔录的标准化录入、每份证据链条的加密固化，都在技术上杜绝了人为干预的可能，使案件回溯有了不可篡改的原始凭证，具有极高的可靠性与权威性，对于行政复议、执法争议、司法审查、法律诉讼等提供铁证，更在深层构建起公众对执法程序的信任感[1]。

（二）管理价值

行政综合执法档案真实、及时地记录行政综合执法过程，使其规范化和标准化，可显著提升档案管理价值，减少如重复建档，档案内容不明确、不完整等问题，档案调阅效率大幅提升，使其发挥更长远的凭证价值与利用价值。从成本维度而言，规范化的档案建设，也能够让执法资源得以从繁冗事务中解放，减少人力成本，促使跨部门档案数据在统一标准下的互联互通，大幅压缩了多头取证的时间成本。从利用维度而言，通过档案审查可有效发现执法过错、不作为、乱作为等问题线索，倒逼执法人员增强程序意识、责任意识和证据意识，减少执法随意性。

二、促进行政综合执法档案规范化管理的策略

（一）重构管理制度，健全规范化管理制度

“无规矩不成方圆”，制度层面是行政综合执法档案规范化管理的基础，相关单位应当建立健全与行政综合执法档案管理工作相关的各类规章制度，涵盖行政综合执法档案的档案收集、分类核验、立卷归档、保管统计、调阅利用、移交转存、鉴定销毁等全环节的操作规范，通过细化工作标准提升管理效能。行政综合执法档案的管理制度设计应注重真实性、完整性、时效性、标准性等原则，使行政综合执法档案管理更加规范。档案真实性是管理基石，需通过双向核验机制；完整性指应包含举报办理、现场检查、案件办理、行政处罚等多环节资料；时效性指科学设定科室定期报送周期，综合档案室按预设管理期限及时整理入库，避免资料滞留；标准性指统一行政综合执法档案设计标准，包括格式模板、内容框架、载体规格等，通过标准化提升管理效率，清晰呈现关键信息，提升利用价值[2]。此外，行政综合执法档案管理要落实工作责任制度，将档案管理工作分配并落实到人，相关档案管理工作人员担负起相关的工作责任，能够让他们对自身的档案管理工作职责高度明确，使他们自觉遵守档案管理工作中的各项规章制度，减少在档案管理工作中出现的失责、推诿、拖延、低效等问题。

（二）创新管理工具，推动档案数字化建设

在信息化与数字化浪潮的推动下，档案管理领域正经历着管理方法上的创新，2021 年中办国办引发《“十四五”全国档案事业发展规划》，指示“档案信息化建设再上新台阶”，行政综合执法档案管理的管理工具因此创新。在操作便捷性方面，行政综合执法电子档案的检索、调阅、移交及备份等环节均可通过智能化系统快速完成。在规范性档案管理方面，数字档案的格式标准化程度更高，有利于统一管理标准，人工智能技术的应用，可利用自然语义理解技术审查行政综合执法电子档案的内容完整性、真实性等，利用视频动态分析技术提取行政综合执法电子档案中的关键帧进行智能分析，促使行政综合执法档案管理工作更加规范化、标准化[3]。

（三）优化管理生态，建设档案管理规范化文化

1.加强人才建设：档案管理人才的专业水平直接影响行政综合执法档案管理效能、规范化管理意识影响了行政综合执法档案管理的规范化，因此，加强人才建设，是推动行政综合执法档案管理规范化的必然措施。在组织架构方面，相关单位应根据执法规模与档案管理需求，科学设置行政综合执法档案管理部门，实行定岗定责制度，避免岗位空缺或职责交叉，并引进青年人才，改善队伍老龄化现状。在人才培养方面，需建立长效的培养措施，着重培养档案人员的档案管理规范标准、档案管理数字化能力等[4]。

2.加强档案工作审计：相关单位加强对行政综合执法档案管理工作的审计与监管，组建由纪检监察、档案专家组成的联合审计小组，采用“季度常规检查+年度专项审计”双轨模式，对行政综合执法档案管理工作进行审查，将档案管理规范化水平作为审计的核心指标之一，对存在问题的情况及时反馈，提出建设性意见和指导，不断提升行政综合执法档案管理的规范化水平。

三、结语

综上所述，行政综合执法档案管理规范化建设是进一步发挥档案法治价值、管理价值，强化内部监督与廉政建设的有效抓手，亦能够服务于服务政府决策与社会治理。而落实行政综合执法档案规范化管理，则倡导从制度、工具、生态等多角度入手，通过加强制度建设、创新数字工具、加强人才建设、落实工作审计等措施，多措并举，全面提升行政综合执法档案管理的规范性与标准性。

参考文献

[1]杨玉玉.档案领域行政执法与行政监督的法治化、规范化、科学化建设研究[J].山西档案,2024,(09):82-84.

[2] 黎富文,蒋宏灵,冯华,等.“ 双随机一公开” 档案行政执法工作机制研究[J].中国档案,2022,(11):40-41.

[3]朱瑞英.推进整改落实加强信息化建设——国家档案行政执法检查整改落实推进会暨山东省档案信息化建设座谈会在烟台召开[J].中国档案,2018,(09):32.

[4]陈鹏.机构改革背景下档案行政执法队伍建设研究[J].浙江档案,2022,(04):51-53.