企业档案管理存在的安全风险及防控策略

一、引言

档案是企业生产、经营和管理活动的重要记录，承载着企业历史、知识和信息。随着信息化和数字化的发展，档案管理面临的安全风险日益复杂，不仅包括传统的纸质档案受损或丢失，还涉及电子档案的数据泄露、篡改及系统安全问题。本文旨在分析企业档案管理中存在的安全风险，并提出系统性的防控策略，为企业档案管理提供理论支持和实践指导。

二、企业档案管理存在的主要安全风险

（一）物理安全风险

物理安全风险是企业档案管理中最直接、最易被忽视的风险之一。档案长期以纸质或载体形式保存，如果存储设施不完善，容易受到火灾、水灾、潮湿或虫害等自然因素的破坏。档案库房的安防措施不足，可能面临外部入侵、盗窃或人为破坏的威胁。尤其是重要合同、财务报表及知识产权资料，一旦发生物理损毁或丢失，将对企业造成严重影响。

（二）信息安全风险

随着企业档案信息化进程加快，电子档案管理成为主流，但也带来了新的信息安全风险。电子档案可能遭遇病毒攻击、黑客入侵、数据篡改或系统崩溃，导致关键信息泄露或不可恢复[1]。与此同时，纸质档案在借阅、传递和复印过程中也存在泄密的可能。信息安全风险不仅关系到企业的商业机密和客户隐私，还可能引发法律纠纷和声誉损失，是现代档案管理必须重点防控的方面。

（三）制度与管理风险

制度与管理风险主要表现为档案管理规章制度不完善或执行力不足。缺乏标准化操作流程、档案分类规范和权限管理制度，会导致档案收集不全、归档不及时或混乱；监督考核机制缺失，责任追究不明确，使违规操作或疏漏得不到有效纠正。这类风险潜伏于日常管理环节，累积效应显著，一旦突发事件发生，后果可能十分严重。

（四）人员因素风险

人员因素风险主要包括专业能力不足、操作不规范以及失职或违规行为。部分企业档案岗位人员兼任多项职务，缺乏专业培训和信息技术应用能力，容易在档案录入、整理或存储过程中产生差错。部分管理人员的安全意识薄弱，可能随意外借、复印或共享档案，增加泄密风险。

三、企业档案安全防控策略

（一）物理安全防控措施

1. 档案库房防火、防潮、防盗设计

档案库房在建设和管理上应严格遵循防火、防潮、防盗的设计原则。防火方面，应配备自动喷水灭火系统、烟雾报警装置和防火门，确保在火灾发生时档案得到最大程度保护。防潮措施包括恒温恒湿系统、良好的通风设施和防潮材料，以防档案因湿度过高而受损或发霉。防盗设计应包括坚固的门窗、锁具及报警系统，防止未经授权的人员进入档案库房，从源头上减少档案丢失和破坏的风险。

2. 视频监控、门禁管理及防护设备建设

除了库房本身的安全设计，现代企业还应利用科技手段强化档案安全防护。视频监控系统可以实现 24 小时实时监控，记录库房出入情况，为异常事件提供证据支持。门禁管理系统通过身份验证控制人员进出，确保只有授权员工才能接触档案，有效降低人为泄密和破坏的可能性[2]。防护设备如保险柜、防护箱等，可以为高价值或机密档案提供二级保护。

（二）信息安全防控措施

1. 档案数字化及加密存储

随着企业信息化的发展，档案数字化已成为现代档案管理的必然趋势。通过将纸质档案扫描或电子生成档案，实现数字化存储，不仅便于检索和共享，也大幅提升了管理效率。但数字化档案同样面临数据泄露和篡改风险，因此必须采用加密存储技术。对重要档案进行加密处理、设置访问权限和身份验证，可以有效防止未经授权的访问和数据泄露，从而保障档案信息的完整性和安全性。

2. 建立数据备份、灾备与恢复机制

为了防范系统故障、病毒攻击或自然灾害可能造成的数据丢失，企业应建立完善的数据备份和灾备机制。定期对数字档案进行本地和远程双重备份，确保关键数据在意外情况下能够快速恢复。同时，制定详细的数据恢复计划和操作流程，保证在系统异常或灾害事件发生后，档案能够迅速恢复到最新状态，减少业务中断和信息损失。通过备份与灾备的结合，企业能够在面对突发事件时保持档案信息的安全性与连续性，为管理决策提供可靠保障。

（三）制度与流程优化

1. 明确岗位职责与操作流程

企业应根据档案管理的不同环节，明确各岗位的职责和权限，确保每一位管理人员在收集、整理、归档、借阅和销毁档案过程中职责清晰、操作规范。针对关键环节，应制定详细操作流程和标准化作业指南，避免随意操作或流程混乱带来的安全风险。通过岗位职责与流程的明确化，能够形成科学的管理体系，提高档案管理的效率和安全性，同时减少人为错误和疏漏。

2. 建立监督与考核机制

仅有制度和流程还不足以保障档案安全，必须配套建立有效的监督与考核机制。企业应设置专门的监督部门或岗位，对档案管理的执行情况进行定期检查和评估，及时发现和纠正违规行为。将档案管理工作纳入员工绩效考核体系，通过奖惩机制激励规范操作、责任落实。监督与考核机制不仅能够提高档案管理人员的责任意识，也能够形成闭环管理，确保制度和流程落地。

（四）人员培训与管理

1. 定期开展安全培训与演练

企业应定期组织档案管理人员参加安全培训，内容包括档案保密规定、信息化系统操作规范、数据防护知识以及应对突发事件的处理流程。通过培训，提升员工的安全意识和专业素养，使其在日常操作中能够严格遵守制度，减少人为失误[3]。同时，应结合实际开展安全演练，如防火、防盗或数据泄露应急演练，帮助员工熟悉应急流程，提高处理突发事件的能力，确保档案管理在各类风险下仍能稳定运作。

2. 建立责任追究和奖惩机制

企业建立明确的责任追究和奖惩机制。对于违反档案管理规定、导致档案丢失或泄密的行为，应追究相关责任人，并根据情节轻重给予警告、经济处罚或岗位调整等处理。同时，对严格遵守制度、表现突出的员工应给予表彰或奖励，激励其持续提升档案管理水平。责任追究与奖惩机制不仅能够强化档案管理人员的安全意识，还能形成制度约束与激励并行的良性管理循环，为档案安全提供坚实的人力保障。

四、结论

综上所述，企业档案管理安全风险呈多样化和复杂化趋势，涵盖物理环境、信息技术、制度流程及人员管理等多个方面。有效的防控策略应在制度规范、技术保障和人才培养等方面协同推进，包括完善库房防护、推动档案数字化与加密存储、建立数据备份与灾备机制、优化管理流程及强化人员培训与责任管理。通过多维度综合措施，企业能够降低档案安全风险，提升管理效能，并为企业决策、运营和风险防控提供稳定可靠的信息支持，从而保障企业的持续健康发展。

参考文献

[1]干泉.企业档案管理存在的安全风险及防控策略研究[J].办公室业务,2025(14):106-108.

[2]姚婧宇.企业加强档案管理安全风险防控的措施探讨[J].企业改革与管理,2023(7):12-14.

[3]吴畏难.试析企业档案管理安全风险防控对策[J].科学与财富,2021,13(17):386-387.