高校基建项目档案信息安全管理研究

引言：档案信息管理是保障项目顺利实施和后期运营的重要基础。然而，现阶段高校基建项目档案信息安全管理普遍存在管理流程不规范、系统防护能力不足、人员操作安全意识低等问题。这些问题容易导致档案信息泄露、丢失或篡改，影响项目决策和管理效率。本文从信息管理、信息安全问题分析及改进策略等方面进行研究，旨在为高校基建项目档案信息安全管理提供可行性建议，提升档案管理水平和信息安全保障能力。

一、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题

（一）管理流程不规范

档案在收集、整理、存储和归档环节缺乏统一规范，分类标准不清晰，信息录入方式多样化，容易导致数据重复、缺失或错误记录。档案使用审批程序不严格，部分人员可随意借阅或复印，缺少有效的追踪和监管措施。制度建设也存在不足，岗位职责不明确，操作规范不完善，使档案信息在传递和管理过程中存在安全隐患。管理流程不规范增加了档案丢失、泄密及篡改的风险，同时降低了档案管理效率，制约高校基建项目决策和监督工作的顺利开展[1]。

（二）信息系统安全防护不足

高校基建项目档案信息大量依赖数字化系统进行管理，但现有系统安全防护能力不足。档案管理软件缺乏完善的权限管理、身份认证和访问控制，容易因内部误操作或外部攻击造成信息泄露。系统更新和安全补丁滞后，网络攻击和病毒入侵风险较高。数据库备份和恢复机制不健全，一旦系统故障或数据损坏，重要档案信息可能无法及时恢复，影响管理和使用效率。

（三）管理人员安全意识薄弱

高校基建项目档案管理人员在信息安全意识方面存在明显不足。部分工作人员未严格遵循信息安全操作规程，敏感信息保密措施执行不到位，操作规范性和安全意识有待提升。管理人员缺乏系统的信息安全培训，对系统操作、权限设置、数据备份和异常处理的风险认知不充分。应对档案安全事件的应急能力有限，缺少快速响应和处理预案[2]。

二、高校基建项目档案信息安全管理的改进策略

（一）完善管理流程

高校基建项目档案管理流程需要优化以提升信息安全和管理效率。建立统一的档案收集、整理、存储及归档规范，明确分类标准和信息录入方式，可有效减少数据重复或遗漏。借阅审批程序需严格执行权限控制与操作记录，确保每次操作可追溯。同时，应明确岗位职责和操作规范，落实责任追究机制。

（二）强化信息系统防护

高校基建项目档案信息管理高度依赖数字化系统，因此信息系统安全防护至关重要。系统应设置权限管理、身份认证和访问控制，确保不同岗位人员按照职责访问档案信息。定期更新系统和安装安全补丁可以有效防止网络攻击和病毒威胁。数据库应建立完整的备份和恢复机制，以应对系统故障或数据损坏。

（三）提升管理人员安全意识

管理人员的安全意识直接影响档案信息的保护效果。高校定期开展信息安全培训，使管理人员熟悉操作规范、权限管理、数据备份及异常处理流程，并建立监督考核机制。日常监管应加强巡查和检查，及时发现潜在风险。

三、高校基建项目档案信息安全管理的优化措施

（一）构建统一档案管理平台

统一的档案管理平台能够实现档案集中化管理和高效共享，将收集、整理、存储、查询及借阅功能整合在同一系统中。平台支持电子化操作、权限分级及操作日志记录，确保档案使用全程可追溯[3]。某高校建立的管理平台，将所有基建项目档案集中存储并实施多级权限控制，每次借阅操作系统自动生成日志。实施后，审批流程缩短，档案管理效率提升，信息安全得到有效保障。

（二）完善数据备份与恢复机制

高校建立多层次备份体系，包括本地、异地和云端备份，并定期校验数据完整性。备份系统应制定详细恢复流程和应急预案，以确保数据在系统故障或意外损坏时能够快速恢复。某高校在系统中实施三重备份机制，本地每日备份、异地每周备份、云端每月同步备份，并自动生成校验日志。一次网络故障事件中，异地备份成功恢复了重要档案，保障了项目正常运行。

（三）加强权限控制与访问管理

权限控制和访问管理是档案信息安全的重要保障。高校应根据岗位职责实施分级权限管理，确保人员仅访问其职责范围内的信息。系统需具备身份认证、访问控制及操作日志记录功能，定期审查权限以保持与岗位职责一致。某高校将管理人员、项目负责人及审计人员划分不同操作权限，并通过系统自动监控操作异常，异常操作触发预警。实施后，未授权访问事件明显减少，内部信息泄露风险降低，同时审批和查询效率得到提升。

（四）推动档案安全培训与监督机制

档案信息管理的优化需要培训与监督机制的配合。高校定期对档案管理人员进行信息安全培训，内容涵盖系统使用、权限设置、数据备份和应急处理，并建立监督与考核机制，确保操作规范落实到位。某高校结合培训和系统监控，每季度进行实操演练和风险模拟，培训后档案错误率下降，违规操作显著减少，管理人员安全意识明显增强。

四、结论

高校基建项目档案信息安全管理需在流程规范、系统防护、权限控制及人员培训等方面持续优化。完善管理制度、强化数字化系统防护和提升管理人员安全意识，可以有效保障档案完整性和可用性。优化档案管理不仅提升工作效率，还为高校基建项目提供可靠的信息支撑。

参考文献

[1]邓哲. 基于人工智能技术的高校基建档案智能化管理路径研究[J].华东科技,2025,(07):112-115.

[2]马玲玲.民办高校基建档案管理的问题和对策[C]//河南省民办教育协会.2024 高等教育发展论坛暨思政研讨会论文集（上册）.桂林学院;,2024:157-159.

[3]安婧,孙力光,张帆,等. 高校基建项目全过程内控管理浅议[J].经济师,2024,(05):171-172+174.