全过程工程咨询模式下工程档案管理的协同机制构建与实践研究

关键词：全过程工程咨询；工程档案管理；协同机制；数字化平台；全周期管理

引言

当前，建筑业正处于转型升级的关键阶段，传统分散式的工程管理模式已难以满足项目对效率、质量的双重需求，全过程工程咨询模式凭借其整合性、协同性优势，成为行业发展的重要方向。全过程工程咨询涵盖项目策划、设计、施工、竣工等全阶段，需各参建单位紧密协作，而工程档案作为项目全周期信息的载体，其管理水平直接影响咨询服务质量。传统档案管理多聚焦于事后归档，存在信息滞后、标准不一、共享困难等问题，无法适配全过程协同需求。因此，厘清全过程工程咨询模式下工程档案管理的核心要点，构建科学的协同机制，不仅能保障工程档案的完整性与可用性，更能为项目全过程决策提供信息支持，对提升工程管理效能、推动建筑业高质量发展具有重要意义。

一、全过程工程咨询模式对档案管理的新要求

全过程工程咨询模式打破了传统工程管理的阶段分割，将设计、施工、运维等环节有机整合，这一变革使工程档案管理不再是独立的收尾工作，而是贯穿项目全程的关键支撑。该模式强调各专业、各阶段的无缝对接和协同工作，要求工程档案管理能够实时、准确地记录项目各阶段的设计变更、施工验收、材料报审等动态信息，确保档案内容与项目实际进展高度契合[1]。与此同时，档案管理需与项目进度紧密结合，借助技术手段实现档案信息的自动化收集，减少人工录入误差，并通过智能化整理提升档案分类与检索效率，避免因信息堆积导致的利用困难。并且为满足建设单位、施工单位、监理单位等不同参建主体在决策、协调中的信息需求，档案管理还需搭建便捷的共享渠道，确保各方能及时获取完整、准确的档案信息，为项目全过程的协同决策与风险防控提供可靠支持。

二、全过程工程咨询模式下工程档案管理的协同机制构建与实践路径

（一）制度协同：构建标准化管理体系

制度协同是全过程工程咨询模式下档案管理有序开展的基础，只有通过标准化的制度设计，才能明确各参与方的权责边界，避免档案管理出现流程混乱、标准不一的问题。档案管理部门依据《建设工程文件归档规范》，牵头编制《全过程工程咨询档案协同管理指南》，清晰界定项目策划、设计、施工、竣工等各阶段的档案收集范围，明确文件格式、签署手续等质量标准，以及各单位档案移交的具体时限，例如规定设计变更文件需在签发后3 个工作日内完成电子化归档，并附带变更前后的图纸对比图。与此同时，档案管理部门将档案管理纳入全过程工程咨询服务考核体系，设置“档案完整率”“数据准确率”“响应及时率”等可量化指标，定期对各参建单位的档案管理工作进行评估。另外还可利用区块链技术记录档案的形成、修改、流转等操作日志，建立“谁形成、谁负责”的终身责任追溯制度，强化各主体的档案管理责任意识，保障档案管理流程的规范运行[2]。

（二）技术协同：打造数字化管理平台

在数字化转型背景下，技术协同是提升档案管理效率的核心驱动力，通过整合先进技术，可打破档案管理的时空限制，实现信息的高效流转与共享[3]。档案管理部门牵头构建 BIM+GIS 集成平台，将工程档案数据与三维建筑模型、地理信息系统深度关联，使管理人员能够通过点击模型构件快速检索对应的图纸、验收报告等档案资料，实现“按图索骥”式的精准检索，大幅缩短信息查找时间。同时开发智能审核系统，应用 OCR 识别技术自动提取档案文本信息，结合自然语言处理技术对档案的完整性、格式规范性进行校验，例如自动检测文件签署是否齐全、图纸编号是否符合标准，减少人工审核的工作量与误差率。除此之外档案管理部门还可建立云端协作环境，部署企业级云盘系统，支持多用户同时在线访问、编辑档案文件，并实时同步修改内容，避免因版本不一致导致的信息混乱，为跨单位、跨地域的协同工作提供技术支撑。

（三）流程协同：优化全周期管理链条

流程协同聚焦档案管理与工程建设的深度融合，通过优化全周期管理链条，可确保档案信息与工程进度同步更新，避免出现档案滞后或缺失的问题，保障档案的时效性与完整性。档案管理部门推动实施“三同步”管理原则，在项目策划阶段便制定档案管理方案，明确各阶段档案工作的重点任务；在工程实施过程中，同步开展档案收集、整理工作，确保每一项工程活动都有对应的档案记录；在项目验收环节，将档案完整性、准确性作为验收的重要依据，未达到档案要求的项目不得通过验收。与此同时档案管理部门还应建立动态更新机制，编制《档案版本管理办法》，明确设计变更、工程量调整等文件的档案更新流程，规定变更文件需在审批完成后 24小时内更新至档案系统，并标注版本号与修改说明，确保档案信息与工程实际情况保持一致。并且还要强化过程监控节点，在隐蔽工程验收、分部分项验收等关键环节设置档案检查流程，由档案管理人员现场核查相关档案是否齐全、准确，只有档案符合要求的方可进入下一环节，从源头保障档案质量。

（四）文化协同：培育协同管理生态

文化协同，作为培育档案管理协同生态的重要保障，只有通过理念渗透与行为引导，才能让各参建单位形成协同管理的共识，主动参与档案管理工作，而非被动执行任务。档案管理部门定期开展专项培训教育活动，内容涵盖全过程工程咨询档案管理标准、数字化工具操作方法等，通过案例讲解、实操演练等方式，提升各参建单位人员的档案管理专业能力与协同意识。在此之上建立常态化沟通协调机制，每周组织召开档案协同例会，由各单位汇报档案工作进展、提出存在问题，共同商议解决方案；每月发布档案管理简报，总结当月工作成效、通报存在问题，明确下月工作重点，确保各方信息畅通。最后还要实施激励约束措施，设立“档案协同管理奖”，对档案管理工作表现突出的单位给予合同价款 1%-2% 的奖励；对未按规定完成档案工作、造成档案缺失或损坏的单位，进行信用扣分，并与后续项目合作资格挂钩，通过奖惩结合的方式，激发各单位参与协同管理的积极性，营造良好的协同管理氛围。

结语

总体而言，全过程工程咨询模式下的工程档案管理协同机制，凭借制度、技术、流程、文化多维度发力，能够有效解决传统档案管理中存在的碎片化、信息孤岛、协同不足等问题。标准化的制度体系明确了管理规范，数字化技术平台提升了管理效率，全周期流程优化保障了档案与工程进度同步，协同文化培育则凝聚了各方合力，共同推动档案管理从被动记录向主动支撑转变。今后随着数字化技术的持续迭代，协同机制还将进一步优化，更好地适配工程管理的新需求，为项目全生命周期的高效运行提供坚实支撑。

参考文献：

[1]陈艳.数字化转型背景下工程档案管理的多元主体协同[J].浙江档案，2025，（08）：50-53.

[2]符敏华.关于构建工程档案驱动建设工程质量管理体系的几点思考[J].黑龙江档案，2025，（03）：51-53.

[3] 薛艳. 建设工程档案数字化管理策略创新[J]. 中国建设信息化，2025，（11）：40-41.