工程档案收集环节的质量控制难点与标准化流程优化研究

引言

工程档案记录了项目从立项、可行性研究、设计、施工到竣工验收的全周期关键信息，是工程质量追溯、运维管理及后续改扩建的核心依据。当前，随着工程建设复杂度提升与信息化发展，档案收集环节常出现资料缺失、信息不一致等问题，不仅降低档案利用价值，还可能为工程后续管理埋下隐患。加强工程档案收集环节的质量控制，优化标准化流程，既能保障档案的完整性与准确性，又能提升工程管理整体效率，对推动工程行业规范化发展、降低管理风险具有重要现实意义。

一、工程档案收集环节的质量控制难点

（一）人员意识与能力不足

工程档案收集的质量基础依赖参与人员的主观能动性与专业素养，其意识强弱与能力高低直接影响收集工作成效。部分工程建设参与人员在项目推进中，往往将核心精力集中于工程进度把控与实体质量监管，对档案资料的及时收集、规范整理重视不足，导致部分阶段性档案资料未能同步留存，出现缺失或混乱情况。并且档案收集工作需融合档案管理、工程建设及信息技术等多领域知识，而部分收集人员未接受系统专业培训，对档案收集标准、资料价值判断依据不熟悉，难以准确识别关键档案信息的完整性，进而影响整体收集质量。

（二）部门间协调困难

工程建设涉及建设、设计、施工、监理等多主体协同，各部门在档案收集环节的配合程度直接关系资料的完整性与及时性。实际工作中，由于缺乏清晰的职责划分机制，各部门对档案收集的责任边界认知模糊，易出现“谁都该管却谁都不管”的推诿扯皮现象，延误档案收集时机。另外各部门间缺乏常态化沟通渠道与统一信息共享平台，信息传递存在滞后性，例如施工单位在施工过程中发现设计变更问题时，若未能及时将相关信息同步至设计单位与档案管理部门，易导致设计变更档案与施工记录无法对应，造成档案信息不一致或缺失。

（三）档案来源复杂

工程档案的多元性与全周期生成特点，使得收集环节面临来源分散、形式多样的挑战。从载体形式看，档案涵盖纸质文件、电子文档、工程图纸、现场照片及录像等，不同形式档案的收集要求存在差异，如电子档案需重点关注文件格式兼容性、存储介质安全性及数据备份完整性，若处理不当，易出现电子文件损坏、格式错乱或丢失问题。从生成阶段看，档案产生于项目立项、可行性研究、施工建设至竣工验收的各个环节，且分散存储于不同部门及相关工作人员手中，收集工作需跨环节、跨主体协调，不仅耗费大量人力与时间成本，还易因环节衔接疏漏导致部分关键档案遗漏。

二、工程档案收集环节标准化流程优化策略

（一）加强人员培训与管理

人员是工程档案收集工作的核心执行主体，提升其档案意识与专业能力是优化流程的关键，也是保障收集质量的基础。档案管理部门可通过举办专题培训讲座、发放图文并茂的宣传手册与线上推文等形式，向工程建设参与人员系统讲解档案在项目质量追溯、后期运维检修及改扩建中的重要价值，结合因档案缺失导致的工程管理案例，帮助其深刻转变 “重进度轻档案” 的传统观念，切实增强档案收集的主动性与责任感[1]。同时定期组织档案收集人员开展专业化培训，内容不仅涵盖档案管理国家标准、行业规范，还包括工程建设各关键节点的档案要求及信息技术应用技巧，并鼓励人员参加档案管理相关职业资格考试，以资质认证推动专业能力提升。除此之外档案管理部门应建立健全绩效考核机制，将档案收集的完整性、准确性纳入个人绩效评价体系，对收集工作表现突出的人员给予物质或精神奖励，对工作疏漏导致档案问题的人员进行督促改进，通过奖惩激励充分调动人员工作积极性。

（二）明确部门职责与加强沟通协调

多部门协同是工程档案收集工作的重要保障，只有清晰界定各主体职责、建立高效沟通机制，才能破解协调难题，提升收集效率。档案管理部门需牵头制定详细的工程档案收集职责分工表，结合建设单位、设计单位、施工单位、监理单位的工作内容与业务范围，明确各部门在档案收集环节的具体任务、提交时限及资料格式要求，通过权责清单公示避免“边界不清、责任推诿”现象。在此基础上，档案管理部门应建立定期协调会议制度，每月组织各相关部门召开档案收集工作会议，通报各部门任务完成进度，现场协商解决收集过程中出现的资料衔接问题；同时搭建统一的云端信息共享平台，平台设置分级权限管理（如施工单位仅可上传本单位档案、档案管理部门拥有审核权限），支持档案资料实时上传、在线查询与版本追溯，例如施工单位发现设计变更后，可通过平台上传变更签证单并同步推送提醒至设计单位与档案管理部门，设计单位确认后补充变更图纸，档案管理部门实时归档，确保档案资料传递及时、信息一致[2]。

（三）规范档案收集流程

标准化的收集流程是确保工程档案全面、准确的基础，需覆盖项目全周期并细化各环节操作要求，避免因流程模糊导致收集疏漏。档案管理部门应在工程建设项目启动前 1 个月，结合项目建设规模（如大型场馆、市政道路）、技术复杂度及档案管理相关规范，制定针对性的档案收集计划，计划需先征求建设、设计、施工等部门意见后定稿，明确档案收集的范围、具体内容、提交时间节点及收集方式，为各部门开展收集工作提供清晰指引[3]。在项目建设过程中，档案管理部门需安排专职人员全程跟踪工程进度，每周与各部门档案专员对接 1 次，同步收集各环节产生的档案资料，对于施工验收记录、设计变更文件等重要档案，严格实行双人核对制度由两名收集人员交叉检查资料的签字完整性、信息一致性，确认无误后共同签字备案，避免单人操作出现疏漏。在工程竣工验收前 15 天，档案管理部门需组建联合审核小组（成员包含工程技术人员、监理人员及档案专员），对已收集的档案资料进行全面审核验收，重点检查档案的完整性、信息准确性、格式规范性及逻辑系统性，对不符合要求的档案资料出具整改通知书，明确整改内容与整改时限，整改完成后再次复核，确保最终归档的档案质量完全符合标准。

结语

综上所述，工程档案收集环节的质量控制作为工程管理体系的重要组成部分，其面临的人员、部门协调、档案来源等难点，若不妥善解决，易影响档案的利用价值与工程后续管理效率。通过强化人员培训与管理、明确部门职责并加强沟通协调、规范全周期收集流程，可有效破解收集环节的质量难题，推动档案收集工作标准化、规范化。未来时期，随着工程信息化发展，工程档案管理还将进一步提升档案的完整性与准确性，进而为工程建设质量保障、运维管理及行业规范化发展提供更坚实的信息支撑，助力工程行业实现高质量发展。

参考文献：

[1]戴岚岚.标准化视域下工程档案管理利用策略分析[J].大众标准化,2024,(06):10-12.

[2]冯晶.关于加强建设工程档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案,2023,(06):135-137.

[3]李伟.建设工程档案管理中区块链技术的实际运用[J]. 兰台内外,2022,(31):34-36.