档案数据泄露风险识别与安全防控体系建设研究

1、引言

档案作为历史记录与敏感信息载体，其数字化转型是档案管理发展的必然趋势。截至2024 年全国各级档案馆数字化档案占比超 75% ，数据总量突破1000PB[1]，但数字化也使档案数据面临存储泄露、传输拦截、人员违规等多重风险。2023-2024 年多起档案数据外泄事件，造成政务信息、商业秘密泄露，暴露出安全管理短板[2]。现有研究多聚焦单一技术防护，缺乏系统防控设计，因此，本研究展风险识别与防控体系研究，对保障档案数据安全意义重大。

2、档案数据泄露风险识别

2.1 技术层面风险

存储安全风险，部分档案馆仍采用传统存储设备，未部署磁盘阵列冗余或云存储加密，硬件故障导致数据丢失时，易被第三方恢复窃取；此外，移动存储设备 U 盘、移动硬盘）接入未授权，存在病毒植入或数据拷贝风险。传输安全风险，档案数据在 或 访问时，若采用未加密的HTTP 协议传输，易被黑客拦截篡改；部分档案馆虽使用加密传输 认密钥未定期更换），导致加密失效。系统安全风险，档案管理系统未及时更新补丁 存在 跨站 本攻击等漏洞；同时，部分系统缺乏实时监测功能，数据异常访问（如批量下载、异地登录）无法及时预警，给攻击者留下可乘之机。

2.2 管理层面风险

全流程管控缺失，多数档案馆仅关注数据存储环节安全，忽视数据采集、销毁等环节管理。数据采集时未对来源合法性与敏感性分级，导致冗余敏感 息入 时未采用物理粉碎或多次覆写技术，废弃硬盘被回收后数据易被恢复。应急机制 事件发生后无法快速定位泄露源、阻断传播路径；同时，未建立数据泄 追溯责任主体， 致类似事件反复发生。第三方管理漏洞，档案馆委托第三方机构进行数字化扫描或系统运维时，未签订严格的安全协议，第三方人员权限过大且缺乏监督[3]。

2.3 人员层面风险

内部人员违规，档案馆工作人员因利益诱惑或操作疏忽，私自拷贝、传播敏感档案数据；部分人员未遵守最小权限原则，越权访问高敏感数据（如政务机密档案）。 人员安全意识薄弱，工作人员缺乏数据安全知识，设置简单密码（如“123456”）、在公共网络环境登录档案系统， 号被盗；同时，对钓鱼邮件、恶意链接辨别能力不足，易点击植入病毒的文件，引发系统被入侵。人员流动风险，离职人员未及时注销账号权限，或携带存储有档案数据的设备离职，导致数据外泄；新入职人员未经过系统安全培训即上岗，操作失误引发安全漏洞。

3、档案数据安全防控体系构建

3.1 技术防护，筑牢数据安全技术屏

3.1.1 存储加密与备份

采用“本地加密存储+云端备份”双模式，本地存储使用 AES-256 加密算法对档案数据进行加密，敏感数据（如个人身份信息、商业秘密）额外采用国密SM4 算法二次加密；云端备份选择具备等保三级以上资质的云服务商，实现实时增量备份与定期全量备份，同时设置异地灾备中心，应对硬件故障或自然灾害导致的数据丢失。传输与访问控制，数据传输强制采用HTTPS、SSL/TLS 加密协议，跨部门共享时使用VPN 专用通道；档案管理系统部署基于角色的访问控制（RBAC）机制，根据岗位需求分配权限，高敏感数据（如机密级政务档案）需双人授权方可访问。实时监测与预警，在档案管理系统中嵌入安全监测模块，实时监控数据访问行为。对批量下载、异地登录、夜间访问等异常操作触发预警，通过短信、邮件通知管理员；采用入侵检测系统（IDS）与入侵防御系统（IPS），拦截SQL 注入、恶意攻击等行为；定期对系统漏洞进行扫描（每月至少1 次），及时更新补丁，消除技术隐患。

3.2 管理规范，完善全流程制度体系

3.2.1 建立分级分类管理制度

根据档案数据敏感性（如公开、内部、秘密、机密）进行分级，不同级别采用差异化管控措施。公开档案可开放访问，机密档案需严格授权并全程留痕；同时，按数据类型（政务、民生、企业）分类管理，明确各类型数据的采集标准、存储期限与销毁流程，避免冗余敏感信息入库。健全应急与溯源机制，制定《档案数据泄露应急预案》，明确事件分级标准（一般、较大、重大）与响应流程。发生泄露时第一时间阻断数据传播（如关闭违规账号、断开网络连接），组织技术团队定位泄露源；事后开展溯源调查，通过日志分析（保留至少6 个月访问日志）追溯责任主体，并形成整改报告。强化第三方管控，委托第三方机构时签订详细的安全协议，明确数据使用范围、保密义务与违约责任；对第三方人员进行背景审查与安全培训，上岗前签订保密承诺书；采用“权限动态管控+实时监督”模式，第三方人员权限按需开通、定期回收，工作过程通过视频监控或操作日志进行监督，杜绝违规操作。

3.3 人员素养，提升安全意识与操作能力

3.3.1 系统开展安全培训

制定年度培训计划，分岗位开展针对性培训。对管理人员培训风险识别与应急处置知识，对操作人员培训系统操作规范与加密技术应用，对新入职人员开展岗前安全培训（考核合格方可上岗）。培训形式采用“线上课程+线下实操”结合，每年培训时长不少于 24 学时，确保工作人员掌握数据安全技能。建立考核与奖惩机制，将数据安全纳入员工绩效考核，考核指标包括权限合规率、操作失误率、安全培训参与度等；对严格遵守安全规范、及时发现安全隐患的员工给予奖励（如绩效加分、奖金）；对违规操作导致数据泄露的按情节轻重给予警告、罚款甚至开除，构成犯罪的移交司法机关处理，形成“奖惩分明”的约束机制。加强离职人员管理，员工离职时及时注销账号权限、回收办公设备（电脑、U 盘等），并对设备中的档案数据进行彻底清理；要求离职人员签订《离职保密承诺书》，明确离职后仍需履行的保密义务与违约责任。

4、结论

总之，档案数据泄露风险贯穿存储、传输、使用全流程，需从技术、管理、人员多维度综合防控。本研究构建的三维安全防控体系，通过技术屏障筑牢安全基础、管理制度规范流程、人员素养强化主观保障，形成“技防+人防+制防”的协同防控格局。未来随着人工智能、区块链等技术发展，可进一步探索智能风险预警（如AI识别异常访问模式）、区块链溯源（确保数据不可篡改）等创新应用，持续优化防控体系，为档案数字化转型提供更坚实的安全保障。

参考文献：

[1]欧阳爱辉.档案数据开放中的个人隐私保护困境及完善路径[J].山东档案，2023（05）：33-35.

[2]尹鑫.区块链技术应用于档案数据管理的调查及优化研究[J].山西档案，2023（02）：21-24.

[3]汪建军.组织生态学视角下企业档案数据治理的困境与策略探析[J].档案学刊，2025（04）：90-93.