企业建设项目档案管理工作浅析

一、引言

企业发展进程里，建设项目是推动企业进步、拓展业务领域、提升竞争力的关键举措,建设项目产生的大量档案资料,对企业的价值不可估量。企业建设项目档案包含项目规划、立项、设计、施工再到竣工验收各阶段的文件、图纸、合同、报告等多种信息记录形式，管理好档案能保证这些信息完整、准确、可用，从而对企业复盘项目、总结经验、清查资产、处理法律纠纷很有帮助。但在企业建设项目档案管理工作中还存在有一些问题，亟待解决。

二、企业建设项目档案管理的重要性

2.1 为项目运营与维护提供依据

建设项目竣工投入运营后，设备维护、设施修缮等工作需要参考项目建设时的原始设计图纸、施工记录、设备参数等档案信息，某化工企业的建设项目，后续设备故障时，维修人员查阅档案里的设备安装调试记录和技术参数，就能快速准确判断故障原因，制定维修方案，减少设备停机时间，保障企业生产运营的连续性，这些档案资料就像项目运营维护的“说明书”，给企业降低运营成本、提高生产效率提供了关键支撑。

2.2 助力企业决策制定

企业管理层能从详实的建设项目档案中获取丰富的数据和信息，这对制定科学合理的战略决策很有帮助，通过分析过往建设项目成本、工期、质量等方面的档案数据，企业就能评估不同项目投资回报率，总结成败经验，给新的建设项目投资决策作参考，某房地产企业规划新楼盘建设时，参考以往项目档案里土地成本、建筑成本、销售价格和市场反应等信息，就能使项目定位、成本预算和营销策略制定得更精准，还能提高项目的市场竞争力和经济效益。

三、企业建设项目档案管理工作现存问题

3.1 档案管理制度不完善

部分企业尚未建立健全完善的建设项目档案管理制度，缺乏明确的档案收集、整理、归档、保管、利用及销毁等流程规范。就拿档案收集环节来说，各部门及岗位在项目建设过程中该负责收集哪些文件资料并无明确规定，致使部分重要资料被遗漏，而且归档环节缺乏统一的归档时间要求和分类标准，使得档案归档混乱无序，导致后续查找和利用极为困难，由于档案管理制度不完善，档案管理工作缺乏有效约束和指导，难以保障档案工作顺利开展[1]。

3.2 档案管理人员专业素质参差不齐

一些企业对建设项目档案管理工作重视不足，配备的档案管理人员缺乏专业知识和技能培训。部分档案管理人员对相关法律法规和业务流程不熟以致档案分类、编目、数字化处理等工作操作不规范，档案数字化时操作人员数字化技术掌握不熟练的话扫描的电子文件格式可能不统一、图像不清晰、信息丢失从而档案质量和利用效果受影响。

3.3 档案信息化程度低

尽管信息技术在企业管理里广泛应用，可部分企业建设项目的档案信息化建设还是比较滞后，一方面档案管理系统功能不全，满足不了建设项目档案多样化管理需求，有些系统只有简单的文件存储和检索功能，如档案版本管理、权限控制、数据分析这些功能都不支持，另一方面企业内部各部门的信息系统相互独立，无法做到数据有效共享和流通，建设项目档案收集和整合时就有信息孤岛现象。

3.4 档案安全管理存在隐患

大量企业核心信息，像商业机密、技术专利等被包含在建设项目档案里，档案安全非常关键，但有些企业档案安全管理存在好多漏洞，实体档案保管时档案库房建得不规范且防火、防潮、防虫、防盗这些设施设备都缺，档案容易损毁丢失，电子档案安全上网路安全防护措施不到位，有病毒攻击、黑客入侵、数据泄露的风险，就拿某企业来说，档案管理系统安全补丁没及时更新，系统被黑客入侵，部分建设项目档案数据被窃取篡改，给企业造成了巨大损失。

四、加强企业建设项目档案管理工作的策略

4.1 建立健全档案管理制度

企业要依据自身实际状况制定一套全面细致且操作性强的建设项目档案管理制度，明确规定各个档案管理工作环节，包括档案收集的范围、负责部门与人员、时间节点，档案整理的分类标准、组卷要求，档案归档的流程、方式与时间，档案保管的库房条件、设施设备要求，档案利用的权限、审批流程，档案销毁的鉴定标准、审批程序等，并且要建立档案工作考核机制，把档案管理工作归入各部门和员工的绩效考核体系，奖励档案管理工作表现优秀的部门与个人，对违反档案管理制度的行为严肃问责，以保证制度有效执行[2]。

4.2 提升档案管理人员专业素质

档案管理人员队伍建设需得到加强，要定期组织涵盖档案管理相关法律法规、业务知识与技能（像档案分类、编目、数字化技术之类）、建设项目专业知识（知悉项目建设流程以及各阶段所产生的档案类型）等内容的专业培训，可邀请档案管理专家开展专题讲座，组织档案管理人员参与行业研讨会和实践操作培训课程等，并且要鼓励档案管理人员自主学习考取相关职业资格证书以提升自身专业水平，还得建立人才激励机制，吸引并留住优秀的档案管理人才，让档案管理队伍保持稳定。

4.3 推进档案信息化建设

建设项目档案信息化建设需加大投入，升级完善档案管理系统，引入大数据、云计算、人工智能等先进信息技术提升其功能，使档案能够数字化采集、智能化分类、自动化编目、便捷化检索且存储和传输安全，加强企业内部信息系统集成整合，打破部门间信息壁垒，让建设项目相关信息在各部门信息系统实时共享流通，建立数据接口，使工程管理系统、合同管理系统、财务管理系统等与档案管理系统对接，保证项目建设中各类文件资料及时准确收集到档案管理系统，提高档案管理工作的效率和质量[3]。

4.4 强化档案安全管理

全方位构建档案安全管理体系才能确保建设项目档案的实体安全与信息安全，实体档案安全方面档案库房要按照建设标准合理选址和建设且防火、防潮、防虫、防盗等设施设备应配备齐全并定期维护检查，如安装火灾自动报警系统、温湿度控制系统、防虫网、防盗门等，而电子档案安全方面要加强网络安全防护措施，运用防火墙、入侵检测系统、数据加密技术、身份认证与授权管理等手段保障档案管理系统的网络安全且电子档案数据需定期用异地备份的方法备份以免本地出现灾害或者系统故障导致数据丢失。

五、结论

企业管理的重要组成部分是建设项目档案管理工作，这对企业生存发展意义重大，当前档案管理工作存在制度不完善、人员素质不高、信息化程度低、存在安全隐患等问题，企业得高度重视起来并有针对性地改进，建立健全档案管理制度、提升档案管理人员专业素质、推进档案信息化建设、强化档案安全管理，这样不断提高建设项目档案管理工作水平，让档案价值得以充分发挥，给企业持续健康发展有力保障。在未来，随着信息技术的不断发展和企业管理要求的日益提高，企业建设项目档案管理工作还需不断创新和完善，以适应新的挑战和机遇。

参考文献：

[1]李玮. 信息化背景下企业建设项目档案管理工作的分析[J].中国战略新兴产业,2025,(15):194-196.

[2]图雅. 企业建设项目档案管理模式和工作方法探索[J].办公室业务,2024,(06):159-161.

[3]王金财. 企业建设项目档案管理工作中存在的问题与解决方法[J].机电兵船档案,2021,(05):25-27.