基层单位档案管理规范化建设的实践与思考

引言

档案作为基层单位履职的原始记录，是开展工作、追溯历史、服务决策的重要依据。基层档案管理规范化建设关乎档案的完整性、安全性和可用性，对提升单位管理水平意义重大。当前部分基层单位对档案管理重视不足，存在管理随意、标准不一、手段落后等问题，导致档案资源流失或利用不畅，亟待通过规范化建设解决。

一、基层单位档案管理规范化建设面临的主要问题

1.1 管理制度体系不健全与执行不到位

部分基层单位未建立系统档案管理制度，仅依靠零散规定开展工作，对档案收集范围、保管期限、移交流程等关键环节缺乏明确规范。部分制度照搬上级条款，未结合业务特点细化操作要求，可操作性不强。责任落实机制缺失，未明确各环节责任主体，易引发推诿扯皮。执行监督缺位，制度发布后缺乏跟踪检查，随意简化流程、违规操作等现象普遍，制度形同虚设。

1.2 档案收集整理流程不规范与标准缺失

收集环节存在遗漏，仅重视正式文件归档，对会议记录、工作台账、电子文件等收集不全，导致档案内容不完整。整理过程中文件分类混乱、编号随意，未按要求装订、编目，影响后续查找利用。不同科室整理标准不一，格式、载体、标签样式各异，破坏管理统一性。归档时间不固定，文件长期滞留个人手中，易造成丢失或损坏。鉴定销毁环节操作不严谨，未按规定开展价值鉴定，到期档案未及时销毁或随意处置，存在安全隐患。

1.3 档案管理信息化水平低与安全保障不足

多数基层单位仍以纸质档案为主，电子档案仅作辅助，未实现数字化全程管理，检索效率低下。信息化基础设施滞后，未配备专业管理软件和存储设备，电子文件分散存储于个人电脑，易造成数据丢失。部分单位档案数字化质量不高，扫描件清晰度不足、元数据缺失，无法完全替代纸质档案。安全防护措施不到位，电子档案未加密存储，缺乏访问权限控制，存在信息泄露风险。

二、基层单位档案管理规范化建设的实践路径

2.1 完善档案管理制度体系与责任机制

结合单位实际制定档案管理办法，明确档案收集、整理、保管、利用、销毁等全流程要求，细化不同类型档案管理规范。要求建立专门档案室，为集中管理提供硬件保障。建立岗位责任制度，明确档案管理员、科室兼职档案员、部门负责人职责，形成责任链条。成立档案工作小组统筹协调档案工作，兼职档案员负责档案收集、整理、归档、上架、移交、保管、利用、销毁及电子档案存储保管与利用等具体工作。将档案管理纳入年度考核并与评优评先挂钩，强化执行动力。定期修订制度，根据上级政策调整和业务变化更新内容，确保适用性和时效性。通过专题学习、案例讲解等提升全员制度意识，保障规定落实。

2.2 优化档案收集整理与利用服务流程

明确各科室归档范围和时间节点，实行定期移交制度，确保应归尽归。参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》，结合单位实际制定《基层单位文书档案归档范围和保管期限表》并执行，为档案价值鉴定和分类管理提供标准。统一整理标准，制定分类大纲、编号规则、著录规范，推广标准化装订和标签样式，提升整理一致性。简化利用手续，建立便捷查阅流程，明确查阅需填报申请，按管理层级审批后由专（兼）职档案员承办，确保利用可追溯。对高频利用档案编制检索工具，提高查询效率。开展档案编研，编制大事记、基础数据汇编等二次成果，提升利用价值。建立与上级单位、档案馆的档案交接机制，明确流程和要求，确保移交规范。对档案库存、新增、销毁、移交、利用等情况统计造册，建立台账并按规定报送年度情况统计表，保障数据真实连续。

2.3 推进档案管理信息化建设与技术应用

制定数字化实施方案，按轻重缓急分阶段开展档案数字化扫描，优先完成高频利用和永久保存档案的数字化。配备专业管理系统，实现电子文件在线归档、自动著录、全文检索等功能，提升管理效率。建立电子档案管理平台，实现数据集中存储、共享利用和远程访问，打破信息孤岛。加强技术适配，确保档案管理系统与办公系统对接，实现文件生成、流转、归档一体化管理。规范电子档案著录，完整记录文件形成背景、流转过程等元数据，保障其真实性和可用性。

三、基层单位档案管理规范化建设的保障措施

3.1 强化组织领导与管理责任落实

成立档案管理工作领导小组，由单位主要负责人任组长，将档案工作纳入重要议事日程，定期研究解决突出问题。明确分管领导和专职档案员，保障必要人员编制和工作条件，确保专人专岗。将档案管理纳入单位整体规划，与业务工作同部署、同落实、同考核，避免 “重业务轻档案”。建立协调机制，加强档案部门与业务科室沟通协作，形成齐抓共管格局。加大经费投入，保障库房建设、设备购置、数字化加工等资金需求。

3.2 加强档案管理人员专业能力培养

开展常态化业务培训，内容涵盖档案法律法规、业务标准、信息化技术等，每年集中培训不少于一次。鼓励管理人员参加专业学习、继续教育和职称评审，提升专业素养。建立交流机制，组织到先进单位考察，借鉴管理经验。开展岗位练兵，通过技能竞赛、案例研讨提升实操能力。加强信息化技能培训，重点提升数字化加工、系统操作、数据安全等能力，适应信息化管理需求。

3.3 建立监督考核与长效改进机制

制定考核细则，从制度执行、档案质量、安全管理等维度设置指标，实行量化评分。每季度由领导小组组织一次档案工作检查，及时发现问题并督促整改。建立问题整改台账，实行销号管理，跟踪落实情况。适时邀请上级档案部门或专业机构进行外部评估，客观评价规范化建设成效。建立长效改进机制，定期总结经验、分析问题，优化管理措施，形成 “制定 -执行 - 检查 - 改进” 的良性循环。

四、结论

基层单位档案管理规范化建设是提升治理能力的重要基础，当前面临制度不健全、流程不规范、信息化滞后等问题。通过完善制度体系与责任机制、优化业务流程、推进信息化建设，结合强化组织领导、加强能力培养、建立监督考核机制等措施，可有效提升规范化水平。实践中需注重制度与实际结合，持续优化管理措施，才能充分发挥档案资源价值，为基层单位履职提供支撑，推动基层治理效能提升。

参考文献

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