高校档案管理数字化转型的路径与挑战探讨

引言

伴随高等教育信息化进程的加快推进，高校档案的规模一直在不断地扩大，其中包含了教学方面的档案、科研所取得的成果等多种不同类型的内容。传统的纸质档案管理方式存在着诸多问题，比如存储时占用的空间比较大、进行检索时花费的时间比较长等，此管理方式已经难以满足高校精细化管理、高效服务的需求了。档案管理朝着数字化方向转型，是借助信息技术把档案转化为能够高效处理的数字资源，达成“存、管、用”整个流程的优化，这是高校档案管理提升质量、增加效率的必然选择。而高校开展数字化转型工作，受到技术投入状况、制度建设水平等多种因素的限制，其转型的进度、所取得的成效存在着非常明显的差异，部分高校甚至陷入了一种“转型仅仅停留在表面形式”的艰难处境。所以，全面且系统地梳理高校数字化转型面临的各种挑战，积极探索出科学合理的发展路径，这对促进高校档案管理数字化工作真正得以实施，服务于高校发展的整体大局具有现实价值。

一、高校档案管理数字化转型所遭遇的主要挑战

（一）技术应用存在欠缺情况，同时资源整合面临棘手难题

若干高校的档案管理技术体系呈现出较为显著的不足：一方面，过度依靠功能较为单一的传统管理系统，仅仅能够达成基础的档案录入、查询工作，缺少智能分类、自动标引、关联检索等具有一定高阶性的功能，当面临每年新增数量多达数万件的海量档案时，其处理效率显得十分低下；另一方面，云计算、大数据、人工智能等新兴技术的应用处于滞后状态，未能充分借助该类技术所具备的优势，实现档案数据的分析与价值的挖掘，无法为招生、就业工作提供有效的决策支持。基础设施方面的建设存在欠缺，部分高校的存储设备容量不够充足，难以承担不断增加的数字档案存储需求，服务器的稳定性欠佳，极易引发数据丢失方面的风险，而网络带宽较为有限，使得跨部门的档案传输出现卡顿现象。高校各个部门的档案管理标准缺乏一致性，教学档案、科研档案等格式各不相同，元数据存在缺失情况，形成了所谓的“数据孤岛”；而历史纸质档案的数字化转化比例不够理想，与新增加的数字档案之间的衔接不够顺畅，资源整合的难度非常大，严重对转型推进工作产生了制约。

（二）安全防护呈现出较为薄弱的状态，同时人才支撑处于不足的情形

数字档案在存储、传输、共享的整个流程中，面临着各式各样的安全隐患。在存储环节，没有构建起异地备份与容灾的相关机制，一旦遭遇硬件方面的故障或是自然灾害，数据就极有可能出现损毁的情况；在传输环节，并未运用加密技术，档案信息存在被非法拦截、窃取的可能性；在访问环节，权限的划分十分模糊，存在越权修改档案、恶意删除档案的潜在风险，还缺乏应急处理的预案，当安全事件发生后，很难迅速作出响应。而人才匮乏已然成为转型的关键阻碍因素：一方面，档案管理人员大多对传统档案整理工作较为擅长，但在信息技术操作能力方面比较欠缺，对于数字化管理系统的高阶功能运用不够娴熟；另一方面，既精通档案管理专业知识，又熟练掌握信息技术的综合性人才十分稀少，使得转型进程中标准拟定、系统优化等核心工作推进起来颇为困难；况且，高校针对档案管理人员开展数字化培训时频次较低，而且内容较为浅显，无法满足转型对专业能力所提出的要求。

二、高校档案管理数字化转型的关键实施途径

（一）推动技术层面的升级与资源方面的整合，为转型筑牢坚实的基础

高等院校有必要显著增加技术方面的投入，构建一套契合数字化转型需求的技术体系，具体如下：其一，对档案管理系统加以升级，引入云计算先进技术来搭建云端档案管理平台，达成档案的集中存储、在电脑、手机等不同终端上的跨终端访问，同时，借助大数据技术钻研开发档案数据分析模块，深入探寻档案在教学评估、科研创新等方面潜藏的价值；其二，对基础设施进行完善，依据档案每年的增长规模来配备具备大容量、高度稳定性的存储设备，创建“本地+异地”的双备份系统，并且，对校园网络设施予以升级，将带宽提升至千兆级别，以此确保档案传输能够高效且顺畅地进行。优先推动教学、学籍等核心的历史纸质档案向数字化形式进行转化，安排一支由 3-5 人组成的专业团队专门负责扫描和校对工作，从而保证数字化的质量能够达到规定标准；把已经完成数字化的档案与新增加的数字档案一同纳入统一的管理平台，构建起跨部门的档案共享机制，破除“数据孤岛”的局面，形成一套完整的数字档案资源体系。

（二）增强安全防护工作与开展人才培育活动，以此确保转型工作能够顺利落地

数字化转型的关键前提之一是构建全流程安全防护体系，高校应当在技术与制度两个维度同时发力：在技术层面，运用 AES-256 加密算法来对数字档案进行存储操作，依靠 SSL/TLS 协议确保数字档案传输过程中的安全性，借助账号密码再加人脸识别的方式，对访问权限予以优化，部署防火墙、入侵检测系统来防范各类攻击行为；在制度方面，拟定《数字档案安全管理办法》，清晰界定各个岗位的安全职责，构建定期巡检的制度，制定出针对突发事件的应急预案，并且组织开展安全演练活动，增强应对风险的能力。要定时安排档案管理人员参与信息技术方面的培训课程，并邀请相关领域的专家开展讲座活动；通过招聘的途径广泛吸纳具备档案学与计算机交叉学科知识背景的专业人才；构建一套完善的激励机制，对在档案数字化转型进程中，有着卓越表现的人员给予年度评优的荣誉、绩效奖励，以此激发工作人员主动学习新知识、积极参与转型工作的热情，从而打造出一支既精通档案业务、又通晓信息技术、还擅长组织管理的专业人才队伍。

三、结论

高等院校档案管理实施数字化转变，是契合高等教育朝着信息化方向发展的一种必然走向，也是提升档案管理工作效率、服务品质的关键切入点。然而，在此转变进程中，所遭遇的在技术、资源、安全、人才方面的挑战，是绝对不能被轻视的。借助推动技术的更新升级、资源的统筹整合，能够切实解决“处理速度缓慢、资源分布零散”的棘手问题；通过加强安全方面的防护举措、对人才的培养造就，能够稳固构建起“安全保障防线、人才支撑基础”。未来，高等院校应当根据自身的规模大小与学科方面的独特之处，对转型策略进行动态性的优化调整，防止采用“一概而论”的方式去推进，要把数字化转型和档案管理的具体实际需求进行深度的融合，切实达成档案资源的高效率管理、价值的有效释放，为高等院校的教学工作、科研活动、管理事务提供更为优良的档案服务，推动高等院校实现高质量的发展。

参考文献：

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作者简介：刘碧珊，女，1986.5——。文学硕士，档案馆助理研究员，主要从事高校档案管理、利用和数字化加工及其研究等相关工作。