提高医院档案分类管理与检索效率的实践举措

前言：随着医疗事业持续发展进步，医院档案资源的数量开始快速增加，种类也不断增多，这使得传统档案分类管理以及检索模式已经很难再满足档案高效利用的相关需求，无法发挥出档案应有的价值。因此，有必要对提高医院档案分类管理与检索效率的实践举措做出深入研究，从而为医院档案管理工作实现高质量发展进行助力。

一、医院档案分类管理实践举措分析

（一）打造标准化分类体系

1、应结合国家有关标准以及行业规范，围绕医院自身业务实际、相关管理需求等，合理地明确档案分类基本原则：（1）科学性原则。强调分类应该严格依据档案的本质属性以及内在联系，以此保证分类逻辑足够清晰；（2）实用性原则。这一原则主要强调分类体系需要便于档案的收集、整理以及保管与利用；扩展性原则。指的是应该为未来新增档案类型提前预留充足空间，确保可以适应医院自身的业务变化；（3）系统性原则。指的是分类管理也应该关注各类别之间存在的关联性以及层次性，以此构建出一个完整的结构式的分类系统。2、在分类层级设置上，应该实施多级分类法。其中一级类目主要依照档案的形成领域合理地划分成医疗类、行政类以及科研类、教学类、后勤类等多个类目，在此基础上划分出二级类目，比如医疗类档案资源的二级类目能够分为“门诊”“住院”以及“检查检验”等档案类目；对于行政类档案资源的二级类目可以分为“人事”“财务”以及“文书”等档案类目。此外，各二级类目下可以再结合具体需求打造三级及以上类目，以此构建出层次分明以及逻辑较为严谨的分类管理结构。另外，针对每一个类目必须设置明确的定义与范围，防止档案资源出现归属不清等问题[1]。

（二）推行规范化著录

医院档案分类管理工作中，推行规范化的档案著录是关键，通过规范化的著录可以为后续的检索以及档案利用提供较为清晰、准确的基础信息。所以医院应该编制统一合理的档案著录规则，以此明确著录项目、格式以及有关要求等。其中著录项目通常应涉及档案的题名、责任者、形成时间以及档号还有分类号、摘要等一系列关键字段。针对医疗档案还应该仔细著录患者基本信息以及治疗方案等各种专业信息；而针对科研档案，应该著录具体的项目名称、负责人以及研究周期等多种信息。同时，推行标准化著录用词，应该完善医院档案主题词表以及相关分类表，从而保证同一概念可以借助统一的词汇做出精准描述，防止发生歧义。可以借助计算机辅助著录工具编制著录用词，能够提高著录效率以及精确性。此外，还应该对档案管理人员开展著录规则以及相关专业知识培训，以此提高著录整体质量[2]。

二、提高医院档案检索效率的实践举措研究

（一）打造数字化档案管理系统

打造数字化档案管理系统是提高医院档案资源整体检索效率的关键举措之一。医院应该先利用数字化工具对档案完成数字化转换，比如借助扫描、OCR 识别等技术进行处理，促使纸质档案资源转变成电子档案，然后存储在数据库内。对于数字化管理系统还需要设置档案接收、著录、存储以及检索等全环节管理功能，真正地达到医院档案管理的自动化目标。数字化档案管理系统还应该对分布式存储技术进行运用，以此确保档案资料可以得到安全存储，并且实现高效访问。此外，系统还应该具备良好的扩展性，可以满足医院持续增长的档案资料存储需求。另外，还应该借助网络达到档案资源共享的目标，相关授权用户可直接借助局域互联网对医院数字化档案管理系统进行访问，从而打破时空限制提高档案检索效率。对于数字化档案管理系统还需要具备合理的权限管理功能，要能够结合用户的角色以及岗位职责差异，分配差异化的访问权限，以此提升档案信息安全性。

（二）打造多维度检索体系

1、基于档案已有的分类机制，设置分类检索功能，这样用户能够依照分类层级逐级对档案资料进行查找。2、设置多种检索途径，比如主题检索通过设置档案资料的主题词表完成规范检索；关键词检索指的是用户通过输入任意词汇即可开展模糊检索；时间检索用户可依照档案形成的年度或者是月份等时间范围完成检索。3、对于检索功能设计，建议设置高级检索功能，用户能够综合运用多种检索条件完成更加精确的检索，比如通过同时输入主题词、时间以及关键词等多个不用条件，进一步缩小实际检索范围，从而提高检索效率和精准度。

（三）运用智能检索技术

1、通过合理运用自然语言处理技术，能够让用户借助自然语言提问的方式完成检索，系统直接分析用户的语义需求，然后为检索对应的档案信息，可以降低检索门槛。2、借助语义检索技术，能够打破关键词匹配的局限，该技术可以分析档案资料存在的语义关系，完成概念层面的精确检索，即便用户提供的检索词可能与档案资料中的词汇存在一定差异，但只要大体语义相关，也可以被检索到。3、利用机器学习持续优化检索算法，还可以结合用户的检索历史以及反馈信息，智能化地调整检索结果的排序，有助于提升检索的个性化程度以及精准度[3]。

结语：综上所述，医院档案是医院开展医疗服务、管理决策以及科研创新的重要“数据基石”，落实好其分类管理以及检索效率的提升工作，可以提高医院档案资源的整体利用率，进一步释放档案价值，确保其能够发挥出应有效用。因此有关医院应进一步加大对提高医院档案分类管理与检索效率实践举措的研究力度，切实结合自身实际，思考提高分类管理以及检索效率的方法与路径，从而推动医院真正地实现高质量健康发展。

参考文献：

[1]林曼芸. 医院档案标准化管理中信息分类体系的优化研究[J]. 大众标准化，2024（15）：140-142.

[2]姜化利. 创新医院档案管理 提高档案工作水平[J]. 管理学家，2024（3）：94-96.

[3]李朝峰. 新局势下医院档案分类与管理工作实践路径[J]. 办公室业务，2022（7）：148-150.