档案信息化建设与档案创新管理的思考

前言

作为历史记忆重要载体的档案，记录着社会发展、文化传承以及个人贡献等多方面信息，具备不可替代的历史价值、文化价值和学术价值。随着信息技术持续革新，传统以纸质为主的档案管理模式已无法满足新时代对档案高效利用、广泛传播以及深度挖掘的需求。档案信息化建设成为档案管理领域发展的必然走向，其借助运用数字技术对档案资源进行收集、整理、存储、分析和传播，达成档案资源的数字化转型；而档案创新管理则基于信息化建设，从管理理念、机制、方法等方面予以变革，提高档案管理的效率与质量。

一、档案信息化建设与创新管理的重要意义

（一）助力文化传承与历史记忆留存

作为文化传承和历史记忆极为关键承载物的档案，借由信息化建设工作的推进，可将易受损的历史文献、口头叙述记录、影像资料等转化为数字化资源，以达成长期保存与高效管理的目的。以内蒙古女性典型人物档案为例，像都贵玛、德德玛等人物的人生经历及时代特征，通过数字化方式得到永久性留存。

（二）推动学术研究的深入开展

档案作为历史、民族学等多个领域展开研究的重要基石，在传统模式下，其查阅工作受时间和空间限制，效率不高。而推进信息化建设后，研究人员可在网络获取数字档案，并借助文本结构化、知识图谱等数字人文技术展开深度剖析。例如，在研究内蒙古女性典型人物档案时，通过构建知识图谱，能直观展现人物之间，以及人物与历史事件、地域之间的联系，挖掘深层次社会脉络，为妇女史、区域社会发展等方面的研究提供成体系的数据支撑，推动学术研究朝着精准化和更具深度的方向发展。

二、档案信息化建设与创新管理的策略

（一）加强档案资源的整合与标准化建设

档案资源的整合以及标准化工作，乃是档案信息化建设所依托的根基。在一些区域和机构之中，档案资源呈现出分散的状态，格式未能做到统一，并且还存在元数据缺失等各类状况。这些问题给档案信息化建设的进程以及档案资源的共享利用，带来了较为严重的影响。

所以，第一步便是需要通过构建统一的档案资源收集与整合机制，联合各级档案机构、文化类机构以及相关部门等多方力量，对处于分散状态的档案资源进行系统的收集与整理来强化对档案资源的整合工作，如内蒙古自治区在开展女性典型人物档案开发研究工作时，借助与各级妇女联合会、档案馆以及文化机构的合作，系统收集女性典型人物相关档案资料进而形成基础资源库。

第二步，便是要通过拟定涵盖档案数字化采集、加工、存储以及元数据标注等多个方面统一的档案数字化标准，在元数据标注环节参考数字人文元数据标准谋划简便但较全面的标注方案，对人物、事件、时间、地点、人物关系、历史背景、文化符号等关键性词汇做出标注以搭建初步的语义关联网络，来推动档案资源的标准化建设，确保数字化档案资源具备较高质量与兼容性，如“内蒙古女性典型人物档案开发研究”项目制定轻量级元数据标注规范及协作机制指南，达成核心档案元数据标注覆盖率大于等于80% 的目标，保障档案资源的标准化管理。

（二）积极运用先进技术推动档案信息化发展

先进的技术手段是档案信息化建设的关键推动力量。应主动引入数字人文、大数据、人工智能及区块链等各类技术，以提升档案管理的智能化

水平与安全性能。

在档案处理环节，针对手稿、报刊等非结构化文本资料，要运用光学字符识别（OCR）技术识别，抽取人物、事件、时间、地点等关键要点信息，将其转化为结构化的数据形式。并且，结合人工智能语义分析技术，深入探究挖掘文本的主题方向、情感倾向态势及潜在关联关系。例如，整理内蒙古女性典型人物的口述记录和媒体报道时，先借助光学字符识别（OCR）技术将相关内容转换为文本形式，再利用人工智能技术详细分析这些人物的人生经历、社会贡献及所处时代背景，为后续研究提供精确的数据支撑。

在知识组织领域，借助 Neo4j 这类知识图谱工具，构建人物、事件及地点之间的关联网络。“内蒙古女性典型人物档案开发研究”项目已建成具示范性质的图谱，包含 100 多个节点及 200 多条关系，能直接呈现人物之间的互动情况与历史发展脉络，进而提高档案的可读性与研究价值。同时，融合虚拟现实（VR）、增强现实（AR）技术，打造虚拟档案馆或还原历史场景，为公众提供沉浸式体验感受，增强公众的参与程度。

在安全保障层面，运用区块链技术记录档案在整个生命周期内的操作相关信息，依靠区块链去中心化及不可篡改的特点，确保档案的真实性、完整性及可追溯性，切实防范档案被篡改及数据丢失的风险隐患。

（三）创新档案管理机制与服务模式

档案创新管理需在机制与服务模式两块深入推进改革工作，以契合信息化发展要求、提高管理效率及服务质量水平。

在管理机制方面，因档案资源广泛分布于不同部门，单靠某一机构难以完成整合利用工作，故需档案主管部门引领带头，联合文化、教育、科研、妇联等多方力量，在联合过程中确定各方职责分工、加强资源共享与业务协同配合，如内蒙古开发女性典型人物档案时联合各级妇联、档案馆、文化单位及内蒙古师范大学等高校达成资源互通有无与协作开发以推动项目顺利推进，同时构建科学合理的绩效考核体系，将信息化建设程度、资源利用率、用户服务满意度等归入考核指标范围以充分调动管理队伍积极性、激发其创新能力。

在服务模式方面，推动其从过去“被动等着查阅”方式向“主动推送”与“精准服务”模式转变，以往传统服务模式主要靠用户现场查询，在信息化背景下需借助数据分析技术挖掘用户隐藏需求、提供贴合用户特点的个性化服务，如为研究者定制专题档案数据包与分析工具，为普通公众开发人物故事集、社交媒体文章、互动网页等通俗易懂的文化产品，并依靠微信公众号、移动应用等平台拓展服务渠道、提高档案传播影响力与公众参与程度以最终实现档案价值最大化体现。

结语

新时代档案管理领域发展的重要方向，是相互促进且相辅相成的档案信息化建设与档案创新管理。凭借加强档案资源整合与标准化建设、运用先进技术、创新管理机制与服务模式等策略，能够推动不断深入发展的档案信息化建设与创新管理，让档案的历史价值、文化价值与学术价值得以充分发挥，为文化传承、学术研究、社会发展等提供有力支持。

参考文献

[1] 安芬. 档案信息化建设与档案创新管理的思考[J]. 陕西档案,2021(6):40-41

[2]原芳,魏凌云.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探究[J].办公室业务,2025(3):31-33