新形势下优化事业单位人事档案管理工作探析

随着人力资源管理向数字化转型，人事档案管理数字化转型也是必然趋势，人事档案作为人力资源管理重要组成部分，关系着单位人才的培养、人力资源决策和职工合法权益等重要事项，为更好的做好人力资源管理工作，新形势下如何优化人事档案管理工作尤为重要。

人事档案在人力资源管理中的效用

1.1 有利于建立人才储备数据库。事业单位人事档案完整记录着个人的成长轨迹，是人才储备数据库。为确保人才储备数据库信息的真实、 是及时维护人事档案资料。档案资料主要包括个人履历材料、自传材料、考核信息材料、学历和 审查情况材料、入团入党情况材料、奖励和处分情况材料、工资和任免情况等相关材料。对人事 案资料及时收集、鉴定、分类、编码、归档等，确保了人事档案信息的全面性和系统性；二是对干部档案信息进行专项审核。通过对人事档案信息进行专项审核，确定干部职工的“三龄两历一身份”，确保人员关键信息的准确性和真实性。

1.2 为人力资源管理决策提供依据。人事档案是事业单位选拔任用干部、职称晋升、绩效评估和退休待遇认定等重要决策的依据，为员工培训与发展提供参考，若档案管理混乱或信息失真，就会影响单位决策的准确性，进而影响人才的优化配置。人事档案管理工作，就是要让人事档案充分发挥其效能，提高人事档案信息利用率，为人力资源管理决策提供支撑依据。

1.3 保障单位和职工合法权益。人事档案是记录个人信息及职业发展的关键载体，规范完整的人事档案能够保障单位和职工的合法权益。比如员工工龄认定、薪酬调整、职称评定等重要信息核定时都需借助人事档案资料作为依据，特别是在离、退休的重要节点，需要结合人事档案相关资料，对出生年月、参加工作时间、职务晋升情况及退休时间等重要信息进行核定，这直接关系到员工的退休待遇。人事档案的规范管理，能够减少单位和员工之间不必要的纠纷，有利于单位规避风险。

2 事业单位人事档案管理的现状

2.1 管理制度欠缺。一是对人事档案重要性认识不足。认为人事档案管理只是一项整理和归档工作，并未注意到人事档案的重要性，在日常工作中缺乏规范化管 识不足，投入不够，维护不及时；二是对人事档案维护不及时。没有明确要求档案材料形成 档案资料归档不及时及重要材料缺失等问题；三是人事档案管理制度不健全。缺乏明确的管 体不明确、档案转递不规范、监管机制缺失、归档制度不完善、保密与公开失衡等一系列问题， 档 精确性和规范性，直接影响到决策的准确性，进而影响到人才的合理配置。

2.2 专业人才不足。一是专业性人才不足。很多单位缺乏专业档案知识和管理经验的复合型人才，档案管理工作流于形式，档案管理人员对人事档案 档案及时归档和维护。人事档案管理涉及制度和流程的规范，尤其是涉及 业的人才进行管理；二是培养力度不够。部分单位并未重视人事档案管理， 人事档案 对档案人才培养；三是激励机制不健全。档案管理责任重大、工作内容繁杂、工作简单枯 视的情况下，缺乏相应的激励机制，愿意从事档案管理工作的人员极少。

2.3 技术赋能不够。一是技术开发不足。人事档案内容丰富且信息保密性极强，对开发的技术要求很高，建立一套成熟的人事档案管理决策系统难度大，比如A 市，人事档案管理系统经常存在登录不进去、系统升级维护中、系统开小差等问题；二是信息化管理不完善。纸质档案必须真实、全面，才能更好的推动信息化建设。部分单位目前尚未实现信息化管理，未完成干部人事档案的专项审核工作，存在档案资料归档不及时、重要档案资料缺失、重要信息未认定、档案未指定专人保管等情况，严重影响信息化建设进程；三是存在信息安全风险。存在技术防护不足、应急能力欠缺、人员保密意识不足等情况，信息化建设提供便利的同时，存在信息泄露的风险。

3 优化事业单位人事档案管理措施

3.1 规范档案全流程管理。 是提高管理意识。重视人事档案管理工作，档案管理部门对已有的人事档案信息进行科学管理和合理预测，对单 保人力资源处于一个动态平衡状态；二是优化管理制度。健全人事档案 管理工作条例》，明确单位人事档案管理权限，建立“谁管理、谁负责 追责机制； 上级有关部门或者相关领导应定期或不定期对人事档案管理等情况进行抽查，对应入未入的档案资料及时归档，对缺失的重要材料进行补全，对信息化资料进行系统维护。

3.2 加强专业人才队伍建设。一是选聘专业化人才队伍。单位重视培养与引进档案管理工作人员，比如在招聘人员时，侧重人员专业背景和工作能力的考察， 优先 息技术等方面的专业人才；二是组织系统化培训学习。单位积极组织人 或线 上学习、经验分享等活动，加强档案管理相关政策学习，提升工作人员的 集能力、 数据分析能力、专业素养和保密意识；三是建立多样化激励机制。加强档案管理人才的队伍建设，完善档案管理人员职业发展路径和提高专业管理能力，比如设立专业技术职称、技能比拼、保密知识竞赛、绩效评定加分项等。

3.3 推动人事档案数字化转型

新形势下，面对人力资源数字化转型，对人事档案进行数字化管理是必然的趋势，事业单位要积极引入专业的人事档案信息化管理系统，逐步从纸质化档案管理转向电子化、数字化管理，通过科学的分析方法对员工进行专项的量化分析，将员工的专业能力和综合素养汇总成直观的数据。在数字化管理过程中谨防档案信息安全性问题，通过技术赋能，推进人工智能与单位防火墙相结合，自动抵御和记录外来攻击，推进预警机制建设，出现信息安全风险时，及时发出预警。一是分类档案信息，根据信息的敏感度设置不同的访问权限；二是要记录访问行为，形成倒查机制，确保在出现问题时能够责任到人；三是维护网络安全，防止外部攻击和内部泄密事件的发生。

结语

综上所述，事业单位人事档案作为人力资源管理的重要组成部分，为管理决策提供重要的依据。新形势下，面对人力资源数字化转型的进程，人事档 管理也逐步过渡到数字 化管理，在转型的过程中，数据的完整性、及时性、真实性和保密性等问题成为新的时代挑战，期望能够全面实现人事档案的数字化管理，推动事业单位人力资源管理工作更上台阶。

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[5] 李卓玛.新形势下事业单位人事档案管理工作实践与方法创新 [J]. 兰台内外，2024 (11):82-84.作者信息：雷倩1991 年7 月出生，女，汉族，湖南冷水滩，大学本科，湖南工业大学科技学院会计学专业；中级会计师；研究方向：人力资源管理