企业档案信息安全管理的探讨

前言：

数字化浪潮推动下，企业档案管理正经历深刻变革，网络环境中的档案信息面临多重安全挑战，传统保护手段难以应对复杂威胁态势。企业档案蕴含着组织发展历程、核心技术、商业秘密等珍贵资源，其安全状况关乎企业生存根本，技术落后、制度缺失、防控薄弱等问题制约着档案安全管理水平的提升。信息泄露事件频发更加凸显了加强档案安全管理的紧迫性，探索档案信息安全管理的理论内核，构筑适应时代要求的保护框架，评估管理实效，已成为企业信息化建设的迫切任务。

1 企业档案信息安全管理的内涵与特征

企业档案信息安全管理指的是企业为保障档案信息资源机密性、完整性、可用性所采取的综合性管理活动，这种管理涵盖了档案信息从生成到销毁的全生命周期防护工作。其核心是通过技术手段与管理措施的有机结合，来构建多层次安全保障体系，以此确保档案信息能够免受非法访问、恶意篡改、意外丢失等方面的威胁，企业档案信息安全管理具有系统性特征，需要统筹考虑硬件设施、软件平台、网络环境、人员素质等多个要素。该管理呈现出动态性特点，随着信息技术发展和安全威胁演变而不断调整优化策略，企业档案信息安全管理还具备专业性特征，要求管理人员掌握档案学、信息安全学、计算机技术等跨学科知识。

2 企业档案信息安全管理体系构建

企业档案信息安全管理体系的构建，涉及技术防护和制度规范双重维度的复合性工程，该体系建设需要统筹规划技术架构设计与管理制度的制定，以形成相互支撑的安全防护网络。

2.1 数据加密与访问控制系统

数据加密技术给企业档案信息提供核心安全屏障，通过对敏感档案数据开展加密处理，保障信息在存储和传输过程的机密性，加密算法选择要依据档案信息重要程度和安全需求确定，采用国际标准加密协议并建立密钥管理体系。访问控制系统构建起档案信息使用的权限边界，通过身份认证与权限分配以及行为监控等机制，对档案信息访问行为实施精确控制，系统运用多因素身份验证技术，结合用户角色定义与权限矩阵设计，限制授权人员在规定范围访问相应档案资源[1]。建立访问日志记录机制，为安全审计提供数据支撑，形成事前防范与事中控制以及事后追溯完整防护链条。

2.2 档案分级分类管理规范

档案分级分类管理规范属于企业档案信息安全管理的基础性制度安排，其借助科学划分档案信息的密级和类别，来实现差异化安全保护策略。分级管理按照档案信息的重要程度与敏感性以及保密要求，把档案划分成绝密、机密、秘密、内部等不同密级。且每个密级对应相应安全防护措施和管理要求，分类管理依据档案内容特点和业务属性，构建起科学的分类体系包含人事档案、财务档案、技术档案、合同档案等类别。规范明确各类档案的保管期限、销毁程序以及借阅权限等具体要求，并建立档案生命周期管理流程，通过标识标记与存储隔离、传输加密等技术手段，不同级别和类别的档案信息能得到相应安全保护，以防止越权访

问和信息泄露[2]。

3 企业档案信息安全管理效果评估

企业档案信息安全管理效果评估是检验管理体系建设成效的重要环节，借助科学评估方法与指标体系，客观反映档案信息安全管理水平变化情况，评估工作能为管理的持续改进提供有力的数据支撑。

3.1 档案信息安全防护水平提升

档案信息安全防护水平的提升具体体现在技术防护强度、威胁应对能力以及事件处置效率等关键领域当中，加密算法的升级换代、访问控制策略的完善优化以及安全监测手段的持续改进，共同构成了技术防护强度的核心要素。渗透测试结果显示系统抗攻击能力已显著增强，且漏洞修复速度明显加快，面对各类安全威胁时档案信息系统，展现出更强的韧性和恢复力，不管是外部网络攻击还是内部数据泄露风险，能在既定时间内得到有效控制，安全事件的发现机制变得更加敏锐且处置流程日趋规范，损失降低幅度达到预期目标[3]。防护投入的合理配置带来了明显的安全收益，成本效益分析验证了防护策略的科学性，这些改进为企业档案信息资产提供了更加坚实的安全保障。

3.2 企业档案管理效能增强

企业档案管理效能增强明显体现在业务流程显著改善、资源配置持续优化、用户体验全面升级等方面，原有繁琐审批环节得到有效精简，档案处理周期实现大幅缩短，工作人员操作变得更加标准化。存储空间达成智能化管理模式，检索响应时间缩短至秒级水平，人员工作量得以合理分配安排，用户对档案服务满意度持续攀升，获取档案信息便利性大大增强，服务投诉率降至历史最低水平。分级分类制度在各部门严格执行，员工安全防范意识普遍得以增强，责任追究机制发挥出应有作用，量化指标监测表明档案管理各项业务指标均呈向好趋势，为组织决策和业务发展提供更有力信息支持。

4 结语

档案信息安全管理作为复合型管理领域，要求多维度协同发力，内涵特征的深度解析为理论建构提供了基础支撑，技术系统与制度规范的双轮驱动形成了立体防护格局。防护水平的显著改善验证了管理体系的有效性，效能增强彰显了科学管理的价值，技术革新将为档案安全管理带来新的发展契机，同时也提出更高要求。建立健全的评估机制有助于及时发现管理短板并持续改进，持续完善管理机制，增强应对能力，确保档案信息资源在安全环境中发挥最大效用，助力企业在激烈竞争中赢得主动。

参考文献

[1] 孟登建.大数据时代企业人力资源档案管理创新思考[J].兰台内外,2025,(19):23-25.

[2] 王梓林.国有企业涉密档案实体管理及信息管理策略研究[J].兰台世界,2025,(06):118-12

[3] 高航.国有企业绿色档案管理模式构建与实践探索[J].办公室业务,2025,(11):76-78.