海伦市退役军人档案规范化管理路径研究

一、引言

退役军人是国家的宝贵财富，他们为国防事业和军队建设做出了重要贡献。退役军人档案作为记录其服役经历、工作表现、奖惩情况等重要信息的载体，对于保障退役军人的合法权益、促进其就业安置、落实各项优抚政策等方面具有不可替代的作用。随着国家对退役军人事务的日益重视，加强退役军人档案规范化管理已成为当前一项重要而紧迫的任务。海伦市作为黑龙江省绥化市下辖的县级市，积极响应国家政策，努力做好退役军人服务保障工作，但在退役军人档案管理方面仍存在一些问题亟待解决。因此，深入研究海伦市退役军人档案规范化管理路径具有重要的现实意义。

二、海伦市退役军人档案管理现状

2.1 管理机构与职责

海伦市退役军人事务局负责统筹协调全市退役军人档案管理工作，下属的退役军人服务中心承担具体的档案接收、整理、保管和利用等工作。然而，在实际工作中，各部门之间的职责划分不够清晰，存在推诿扯皮现象。例如，在档案交接环节，退役军人事务部门与军队相关部门、原用人单位之间的沟通协调不够顺畅，导致档案交接不及时、手续不完备等问题时有发生。

2.2 档案数量与种类

随着退役军人数量的不断增加，海伦市退役军人档案数量也呈现出逐年增长的趋势。截至目前，全市已累计接收退役军人档案 [X]份。这些档案种类繁多，包括入伍材料、服役期间的奖惩材料、退伍材料、安置材料等。不同种类的档案在格式、内容和保管要求上存在差异，给档案管理工作带来了一定难度。

2.3 档案管理流程

海伦市退役军人档案管理流程主要包括档案接收、整理、保管、利用和转递等环节。在档案接收环节，工作人员会对档案进行初步审核，检查档案材料是否齐全、内容是否真实；在整理环节，按照相关标准对档案进行分类、编号、装订等工作；在保管环节，将档案存放在专门的档案室，并采取相应的防护措施，确保档案安全；在利用环节，为退役军人及相关部门提供档案查询、借阅等服务；在转递环节，严格按照规定的程序将档案转递到接收单位。然而，在实际操作过程中，部分环节仍存在不规范之处，如档案整理标准不统一、档案借阅手续不完善等。

三、海伦市退役军人档案管理存在的问题

3.1 管理机制不完善

3.1.1 法律法规执行不严格

虽然国家出台了一系列关于退役军人档案管理的法律法规，如《中华人民共和国退役军人保障法》《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《军队档案条例》等，但在海伦市的实际工作中，存在对这些法律法规执行不严格的情况。部分档案管理人员对法律法规的理解不够深入，在档案管理过程中未能完全按照规定的程序和要求进行操作，导致档案管理工作存在一定的随意性。

3.1.2 部门协作不畅

退役军人档案管理工作涉及多个部门，如退役军人事务部门、军队相关部门、教育部门、人力资源社会保障部门等。然而，在海伦市，各部门之间缺乏有效的沟通协作机制，信息共享不及时，导致工作效率低下。

3.2 基础设施薄弱

3.2.1 档案库房条件简陋

海伦市退役军人服务中心现有的档案库房面积较小，无法满足日益增长的档案存储需求。库房内的设施设备陈旧落后，缺乏必要的温湿度调控系统、消防系统、安防系统等，难以保证档案的安全存放。此外，档案库房的布局不合理，档案存放杂乱无章，给档案的查找和利用带来了很大困难。

3.2.2 档案装具不足

目前，海伦市退役军人档案管理所使用的档案装具大多为传统的铁皮柜，数量有限且质量参差不齐。部分档案装具已经损坏，无法正常使用，导致一些档案只能随意堆放，容易造成档案的损坏和丢失。同时，传统的档案装具不利于档案的分类存放和信息化管理，无法适应现代档案管理工作的要求。

3.3 信息化程度低

3.3.1 数字化工作进展缓慢

虽然海伦市已经意识到退役军人档案信息化建设的重要性，但在实际推进过程中，数字化工作进展缓慢。

3.3.2 信息系统功能不完善

海伦市退役军人事务局所使用的档案管理信息系统功能较为单一，主要侧重于档案的基本信息录入和查询，缺乏对档案的深度分析、统计报表生成、在线借阅审批等功能。

四、海伦市退役军人档案规范化管理路径

4.1 优化管理机制

4.1.1 加强法律法规宣传与执行

组织档案管理人员深入学习国家关于退役军人档案管理的法律法规，通过举办培训班、专题讲座、知识竞赛等形式，提高他们对法律法规的认识和理解。同时，加强对法律法规执行情况的监督检查，建立健全档案管理工作责任制，对违反法律法规的行为严肃追究相关人员的责任，确保档案管理工作严格依法依规进行。

4.1.2 强化部门协作

建立健全海伦市退役军人档案管理工作协调机制，明确各部门在档案管理工作中的职责分工，加强部门之间的沟通协作。定期召开部门联席会议，共同研究解决档案管理工作中遇到的问题。建立信息共享平台，实现各部门之间档案信息的实时共享，提高工作效率。

4.2 加强基础设施建设

4.2.1 改善档案库房条件

加大对海伦市退役军人档案库房建设的投入力度，按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25 - 2010）等相关规定，新建或扩建档案库房，确保库房面积满足档案存储需求。完善库房内的设施设备，配备先进的温湿度调控系统、消防系统、安防系统等，为档案的安全存放提供保障。

4.2.2 更新档案装具

淘汰老旧的档案装具，购置符合国家标准的新型档案装具，如密集架、档案盒等。新型档案装具具有容量大、结构合理、便于分类存放和信息化管理等优点，可以有效提高档案管理工作效率。

4.3 推进信息化建设

4.3.1 加快档案数字化进程

制定海伦市退役军人档案数字化工作方案，明确数字化工作的目标、任务、步骤和时间节点。加大对数字化工作的资金投入，购置先进的数字化设备，如扫描仪、高清摄像机等。组织专业人员对全市退役军人档案进行全面数字化扫描，建立数字化档案库。

4.3.2 完善信息系统功能

对海伦市退役军人事务局现有的档案管理信息系统进行升级改造，完善系统功能。增加档案深度分析、统计报表生成、在线借阅审批等功能，满足不同用户的需求。

五、结论

退役军人档案规范化管理是海伦市退役军人事务工作的重要组成部分，对于保障退役军人合法权益、促进社会和谐稳定具有重要意义。针对当前海伦市退役军人档案管理工作中存在的管理机制不完善、基础设施薄弱、信息化程度低、人员素质有待提高等问题，本文提出了优化管理机制、加强基础设施建设、推进信息化建设、提高人员素质等规范化管理路径。通过实施这些路径，可以有效提升海伦市退役军人档案管理工作的效率与质量，更好地服务于退役军人，为海伦市退役军人事务工作的高质量发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]俞萍鸽.新时期退役军人档案管理工作改进研究[J].办公室业务，2023(11):128-130.

[2]陈育斌.大数据时代下退役军人档案管理建设与开发利用研究[J].兰台内外，2022(33):32-33.

作者简介：魏晓辉，1985.年 1 月 26 日出生，女，汉族，籍贯：黑龙江，学历：本科，研究方向：助理馆员。