企业档案信息化的安全性问题及对策研究

一、引言

在数字化浪潮的席卷下，企业档案管理从传统模式向信息化转型，极大地提升了档案管理效率与资源共享程度。但与此同时，档案信息化的安全性问题逐渐凸显，如数据泄露、篡改等事件频发，给企业带来巨大损失。保障档案信息安全，成为企业档案信息化持续健康发展的关键，亟待深入研究解决。

二、企业档案信息化安全性问题

2.1 技术层面问题

企业档案信息系统存在系统漏洞，这些漏洞可能源于软件设计缺陷或编程失误，为黑客攻击与恶意软件入侵创造机会，导致数据泄露、篡改等风险。在网络传输过程中，若缺乏有效加密，档案信息易被窃取或截获。此外，网络攻击手段多样，如 DDoS 攻击致使系统瘫痪，影响档案信息的正常访问与使用。同时，数据备份与恢复机制不完善，一旦遭遇硬件故障、自然灾害等意外，无法及时恢复数据，造成信息丢失。

2.2 管理层面问题

企业内部权限管理混乱，未依据员工职责合理分配档案访问权限，导致部分人员越权访问敏感信息。操作规范缺失，员工操作档案管理系统时无章可循，易因误操作引发数据丢失或安全漏洞。在与第三方合作开展档案信息化项目时，对第三方监管不力，未明确其安全责任，若第三方出现安全问题，企业档案信息将面临泄露风险。

2.3 人员意识层面问题

多数企业员工对档案信息安全重要性认识不足，缺乏基本安全防范知识。如设置简单易猜密码、随意点击不明链接、在不安全网络环境下处理档案信息等行为，为档案信息安全埋下隐患。企业对员工档案信息安全培训重视不够，培训内容陈旧、形式单一，无法使员工有效掌握最新安全知识与技能，难以应对日益复杂的安全威胁。

三、企业档案信息化安全性对策

3.1 加强技术防护

部署防火墙与入侵检测系统，防火墙阻挡外部非法网络访问，入侵检测系统实时监测网络流量，及时发现并阻止异常流量与攻击行为。对档案信息进行加密存储与传输，采用先进加密算法，确保数据在存储与传输过程中不被窃取或篡改。定期开展安全审计与漏洞扫描，全面检查档案信息系统，及时发现并修复安全漏洞，提升系统安全性。

3.2 完善管理制度

依据企业组织架构与业务流程，制定科学合理的权限管理制度，明确各岗位人员对档案信息的访问权限，并建立严格的权限审批与变更流程。制定详细规范的操作手册，对员工在档案信息录入、查询、修改、删除等环节的操作进行明确指导与约束，降低因误操作导致的安全风险。加强对第三方合作的管理，在合作协议中明确第三方安全责任与义务，对其安全管理体系进行评估审查，定期监督检查，确保第三方严格遵守安全规定。

3.3 提升人员安全意识

定期组织全员档案信息安全培训，根据不同岗位需求设置课程内容，涵盖网络安全知识、数据保护技巧、应急事件处理等，通过案例分析、模拟演练等形式，增强培训效果。开展档案信息安全文化建设活动，如举办安全知识竞赛、设置安全宣传展板等，营造浓厚安全文化氛围，使安全意识深入人心。建立健全档案信息安全奖惩机制，对严格遵守安全规定、及时发现并报告安全隐患的员工给予奖励，对违反安全规定的行为进行严肃惩处，强化员工安全行为。

四、案例分析

4.1 技术漏洞导致数据泄露案例

某大型连锁零售企业，其档案信息系统存储着数百万客户的姓名、联系方式、消费记录等敏感信息，这些信息对于企业精准营销和客户关系维护至关重要。然而，该企业的 IT 部门在一次系统升级后，因工作疏忽未及时为档案信息系统安装最新的安全补丁，导致系统存在一个可被远程利用的高危漏洞。黑客组织通过扫描发现这一漏洞后，利用专门编写的恶意程序入侵了该系统，在短短三天内窃取了超过 50 万条客户档案信息。事件曝光后，大量客户因信息泄露感到不满和恐慌，纷纷选择终止与该企业的合作，企业的声誉一落千丈。同时，由于违反了数据保护相关法规，该企业被监管部门处以巨额罚款，直接经济损失超过千万元。此外，为挽回声誉和修复系统安全漏洞，企业额外投入了大量的人力、物力进行客户安抚和系统升级，间接损失更是难以估量。该案例深刻揭示了企业忽视技术漏洞修复所带来的严重后果，也让我们清楚地认识到，在档案信息化过程中，及时对系统进行安全维护、定期更新补丁是防范黑客攻击、保障档案信息安全的基础性工作，任何疏忽都可能给企业带来毁灭性的打击。

4.2 管理不善引发信息泄露案例

一家在行业内颇具影响力的制造企业，为加快档案数字化进程，将部分涉及产品研发、生产工艺等核心商业机密的档案数字化工作外包给了一家第三方服务公司。但在合作过程中，该制造企业并未建立完善的第三方监管机制，既没有对第三方公司的安全管理体系进行全面评估，也未在合作协议中详细明确其对档案信息的保密责任和具体的安全防护要求。第三方公司内部管理混乱，其一名员工在利益的驱使下，利用工作之便，将接触到的部分关于企业新型产品研发的档案信息拷贝下来，以高价出售给了该企业的主要竞争对手。竞争对手获得这些机密信息后，迅速调整了自身的产品研发策略，推出了与该制造企业相似的产品，抢占了市场先机。这使得该制造企业投入大量资金研发的新型产品失去了竞争优势，不仅前期的研发投入打了水漂，还损失了大量的市场份额，直接经济损失超过五千万元。此案例充分表明，企业在档案信息化管理过程中，对第三方合作的管理不善可能引发极其严重的后果，因此，企业必须加强对第三方合作的全流程管理，从合作前的评估审查到合作中的监督检查，再到合作后的责任追溯，都要制定严格的制度和措施，切实保障档案信息的安全。

4.3 人员意识淡薄造成数据丢失案例

某中型互联网企业的一名市场部员工，负责整理和分析企业的客户档案信息，以便开展精准的市场推广活动。该员工安全意识十分淡薄，对企业制定的档案信息安全管理规定置若罔闻。一天，他在家中加班时，为了方便登录企业档案管理系统下载相关档案资料，连接了没有密码保护的公共无线网络。在下载过程中，其电脑被植入了一种新型勒索病毒，该病毒不仅加密了电脑中存储的所有文件，还对正在下载的档案数据进行了破坏。当该员工发现电脑出现异常时，已经无法打开任何文件，包括那些重要的客户档案数据。由于这些档案数据是企业多年积累的重要资源，包含了大量客户的需求偏好、合作历史等关键信息，数据的丢失导致该企业的市场推广活动无法正常开展，多个项目被迫延期。为了恢复数据，企业请了专业的技术团队进行处理，但最终仍有近 30% 的档案数据无法恢复，给企业的市场拓展工作造成了严重阻碍，直接经济损失达数百万元。

五、结论

企业档案信息化在带来便捷高效的同时，安全性问题不容忽视。通过对技术、管理、人员意识等方面安全性问题的分析，提出相应加强技术防护、完善管理制度、提升人员安全意识等对策，并结合实际案例验证。企业只有全面重视档案信息化安全建设，采取有效措施防范各类安全风险，才能确保档案信息安全，为企业稳定发展提供有力支持。

参考文献

[1]杨泽.国企档案信息化与企业文化建设的融合路径[J].办公室业务,2025,(13):26-28.

[2] 冯吉. 企业 档案管 理信 息化 建设的 路径 与实践 [J]. 中国商人,2024,(12):46-47.

[3]夏延梅.大数据背景下国有企业档案管理的信息化构建[J].办公室业务,2024,(20):86-88.