事业单位档案管理信息化建设探究

引言：在事业单位中，所有保存的档案都是对一些数据及历史资料进行细致且全面的记录，同时也反映了单位的发展状况。现如今，随着我国科学的不断进步，信息化技术应用也越来越广泛，如果可以将信息技术合理运用到事业单位的档案管理中，能够有效提升工作质量和效率。虽然我国很多事业单位在档案管理工作中已经逐渐运用了信息化技术，但是在实际应用过程中依然存在不同程度的问题。为此，需要采取有效措施针对性地解决问题。

一、事业单位档案管理信息化建设的作用

1.1 有助于提高档案管理工作效率

在传统档案管理模式之下，要想查阅所需的资料一般会亲自到档案室中寻找，这就让部分业务人员在时间、空间条件不允许情况下面临着一定的窘境，情况严重时会延误工作时机。而通过档案管理信息化建设，能够让相关人员足不出户就能够完成对所需数据资料的查阅。在档案管理信息系统中，事业单位工作人员能够在线提交查阅档案申请，在经过上级领导同意之后，档案信息系统就会将档案资料电子版发送给有需求的工作人员，并且工作人员能够在线对档案信息进行打印，充分提升了档案信息查阅与利用的便利性，提高了档案管理工作效率。

1.2 有助于实现档案信息的永久保存

事业单位档案管理信息化建设有助于实现档案信息的永久保存，确保档案信息的完整性与可靠性，为事业单位的发展提供强有力的支持。当前传统的纸质档案受到人为、环境等因素的影响，容易发生丢失、遗漏等问题，影响档案的安全性，而信息化的档案管理借助网络数据实现对档案信息的保存，避免档案丢失，促进档案信息的永久保存，有效地提高档案信息的安全性、稳定性。信息化建设实现档案的电子化存储，将纸质档案转化为电子文件，通过数字化技术分类、索引、检索和备份档案，利用云存储技术，将档案数据备份到多个地点，防止数据丢失与损坏，实现档案信息的永久保存。此外，信息化建设实现了档案信息的长期保存，档案数据能够多次复制与备份，不受时间和空间的限制，提升了档案管理的安全性。

1.3 促进档案资源共享

当前大部分事业单位并未对档案管理部门引起高度重视，导致数量众多的档案信息被束之高阁，档案工作人员对其进行管理的任务较为繁重，经常被业务科室认为档案调阅效率较低。通过信息化建设，事业单位档案管理能够让不同业务科室和档案管理部门达成紧密的联系，实现档案资源的共享，最大化地防止档案资源利用较为滞后这类情况的出现，让档案资源能够在事业单位内部得到更为广泛的流通，这样一来也能够提升档案资料的更新频率，确保其时效性。在信息化建设背景下，档案资源的传输利用了在线途径，相关人员能够直接在线对其中的不足之处进行修改，有效避免了反复报送档案而引发的数据误差。

二、事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题

2.1 信息化管理意识薄弱

事业单位在档案管理信息化建设过程中存在信息化管理意识薄弱的问题，仍然使用传统的管理模式进行档案资料管理，没有合理运用信息技术建立信息化的档案管理平台，导致档案资料的应用价值难以充分发挥出来，降低了档案管理工作效能。员工由于信息化管理意识薄弱，所以缺乏对档案管理信息化系统及其功能的了解，不清楚信息化系统的功能优势，对其重要性认识不足。认知缺失导致其在信息化系统的应用过程中缺乏积极性和主动性。员工对传统的纸质档案管理方式依赖性较强，习惯使用传统的工作流程和方法，难以适应和接受新的管理模式，认为信息化系统功能复杂、难以操作，因此对信息化系统的接受度较低，降低了系统的使用效果。

2.2 档案管理制度不健全

目前，国内不少事业单位存在一个问题，即档案管理制度不健全，在档案管理过程中存在着一定的漏洞和缺陷。部分事业单位缺乏相应的信息化建设标准和规范，导致档案管理工作缺乏系统性、规范性、科学性，进而无法充分发挥信息化技术的优势。此外，事业单位的日常管理工作通常是由一个部门或一个人负责档案管理工作，缺乏有效的沟通和协调，导致档案资源在不同部门之间分散管理。虽然档案管理人员对信息化建设有一定认识，但由于缺乏统一的标准规范和管理制度，以及资金投入不足等问题，无法把档案管理数字化做好做强，事业单位亟待建立健全符合自身实际发展情况的档案管理制度。

2.3 档案管理工作人员业务素质有待提高

一些事业单位档案信息化建设中缺乏专业人才，且对相关工作人员培训力度不够，导致档案管理工作人员素质不够高，且由于领导的不重视，在工作人员的培训上投入较少。大多数事业单位档案管理工作人员不是专业的，而是从其他工作岗位上抽调来的，这些工作人员缺乏专业的知识技能，对于信息技术和网络技术的接受能力和学习能力也比较差，无法灵活运用新档案信息化管理，从而影响档案管理信息化建设的发展。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的有效策略

3.1 从思想上重视档案管理信息化建设

积极开展事业单位档案管理信息化建设工作，单位不仅可以节约对档案进行储存而提供专门的场所，有效缩减档案管理的存储管理费用，同时也能够确保档案存储不会随着时间的延长而出现破损和遗失。除此之外，档案信息化管理还可以显著改善档案管理的效率，方便工作人员进行档案资料的检索和查询，强化档案资料的利用程度，更好的挖掘出档案资料的应用价值，为事业单位的改革创新与发展提供精准的数据支持。事业单位管理人员应当要充分认识到开展档案管理信息化建设的意义，改变以往的思维方式，构建良好的信息化意识。充分将当代信息化技术应用到档案管理工作中，促使事业单位档案管理信息化建设工作的深层次发展，进一步挖掘出档案资料的应用价值，确保事业单位档案管理工作能够满足信息化时代需求。

3.2 健全制度机制

常言道“没有规矩，不成方圆”，事业单位需要健全档案管理方面的信息化管理机制，以此将档案信息化管理朝着制度化、规范化方向不断发展。因此，在实际建设过程中，首先，事业单位需要以自身实际发展情况为基础，不断完善管理制度机制。例如，事业单位需要重视档案管理信息化建设中管理人员与网络技术人员之间的关系，针对该制度，要求档案管理人员与网络技术人员进行高效合作交流，以此为档案管理信息化建设奠定良好的基础。其次，事业单位可以结合实际情况，实施绩效考核制度，并与管理人员的薪资报酬相关联，以此来调动管理人员的工作积极性，提高信息化档案管理建设的有效性。此外，事业单位可以建立奖惩制度，针对管理人员的表现情况，给予不同奖励或者惩罚，以此来提升档案管理人员的工作热情，并实现对管理人员的行为约束。最后，针对网络技术人员管理，事业单位需要结合实际情况，制定维护检修制度，要求网络技术人员定期对档案信息化管理设备、软件进行定期维护和更新，提升信息化档案管理平台的实际使用价值，保障数字化档案的安全存储和运用。

3.3 加大档案信息化建设资源投入力度

事业单位应当做好不同资源的合理投入，对这类资源进行科学且合理地配置，积极引入先进的设施设备来推动档案管理信息化可持续发展。根据自身的基本性质以及所开展业务的实际情况，购入一定数量的先进信息设备，完成对老旧设备的及时更新换代，保证事业单位档案管理信息化建设能够跟上时代发展步伐，满足时代发展需求。在事业单位档案管理信息化建设过程中，专业人才起到了至关重要的作用，其专业素质直接决定着信息化建设的成效。因此，事业单位应当通过合理的途径来培养出具备较高专业信息技术水平的人才，让其充分应用各类信息化设备及信息系统来开展档案管理工作，从而有效增强事业单位档案管理工作效率及质量。事业单位可以从在职员工中选择部分资质良好、发展潜力较大的人员进行信息化知识及技能方面的培训，不断优化事业单位信息化人才队伍建设，为档案管理信息化建设奠定坚实的基础。同时，事业单位还应当对信息化人才的福利待遇进行优化，借助于激励机制来充分调动员工的工作积极性，让其能够正确认识到自身在档案管理信息化建设中的责任与义务，认真对待档案管理工作，这样才能够有效实现档案管理的信息化转型。

3.4 加强档案管理硬件建设

硬件设施建设可为档案资料的安全储存提供保障，档案管理部门选取硬件设备时，应优先考虑性能稳定且不易受外部干扰的硬件；同时要保障资金投入，购买先进的硬件设施，不仅能实现档案资料的安全存储，还可以提升管理工作的效率。在选择储存硬件设备时，要确保其有足够大的容量，满足信息录入和长期储存的需求；要重视硬件设备的兼容性与可扩展性，以适应未来档案数据增长及技术升级的需求。同时，技术人员要定期维护更新硬件设施，保障其长期稳定运行。此外，应配套部署网络安全硬件设备，如防火墙、入侵检测系统等，构建物理层安全防护体系，防范档案信息泄露风险。通过硬件设施与信息化技术的深度融合，打造安全、高效、智能的档案管理基础设施，为档案管理工作的提质增效提供坚实的支撑。

3.5 注重利用现代化科技手段，整合各部门信息

事业单位要从信息技术应用的视角入手，对档案管理工作模式进行创新。事业单位要注重利用现代化科技手段，建立档案信息网站，建设站点，在网络环境中对档案进行记录。同时，以网络化、数字化的形式提高信息服务水平，改进传统的档案管理方式，提高档案信息化管理效率，体现信息服务的便捷性。另外，事业单位要注重增设档案管理系统的在线查找功能，对各部门的信息进行整合，实现资源共享，扩充单位的信息化档案资源。管理人员还要借助搜索引擎功能、部门沟通平台，对有关的档案信息进行搜集整合，提高档案信息资源的利用效率。

四、结语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设是推动档案工作现代化的重要举措，能够提高档案管理效率、实现档案信息的永久保存和促进档案资源共享，确保事业单位档案管理符合新时代的发展趋势。借助信息化技术支持，实现事业单位档案的数字化、网络化和智能化管理，提升档案管理工作的科学性、规范性与便捷性。因此，事业单位需要通过重视档案管理信息化建设、健全制度机制、加大档案信息化建设资源投入力度、加强档案管理硬件建设等策略，提高档案管理现代化、信息化水平，为事业单位提供更高效、便捷的档案管理服务，为促进事业单位的可持续发展提供强有力的档案管理支持保障。

[参考文献]

[1] 刘景. 信息化 背景下 档案管 理智能 化建设 的路径 研究[J]. 办公 室业务,2025,(08):22-24.

[2]李冬杰.档案管理信息化建设存在的问题及措施[J].电子元器件与信息技术,2024,8(12):41-43.DOI:10.19772/j.cnki.2096-4455.2024.12.014.

[3] 王美娟. 信息化建设对档案管理效能提升的作用研究[J]. 人才资源开发,2025,(01):64-67.DOI:10.19424/j.cnki.41-1372/d.2025.01.015.

[4]郑向荣.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J].兰台内外,2024,(16):46-48.