大数据时代加强国有企业档案信息化保密管理的措施

引言：大数据技术重塑国有企业档案管理模式，推动档案从实体存储转向云端共享，从静态保管转向动态利用。国有企业档案包含战略决策、技术研发、资产运营等涉密信息，一旦泄露，可能引发连锁反应。当前，档案管理面临技术迭代、管理升级的双重压力，传统保密手段难以应对新型风险。梳理风险成因，制定适配措施，是国有企业档案信息化建设的关键任务[1]。

一、当前国有企业档案大数据应用中的保密风险

（一）技术层面风险

大数据环境下，国有企业档案不再局限于文本文件，图像、音频、视频等非结构化数据占比显著上升。此类数据格式多样、内容分散，敏感信息隐藏方式复杂，传统基于关键词匹配的识别技术难以精准捕捉。涉密信息可能混杂在普通数据中，若未经标注便进入共享流程， 露隐患。国有企业为实现档案高效流转，普遍搭建跨部门、跨层级的信息系统架构，档案数据在业务系统、存储平台、终端设备间交互频繁。系统对接形成大量数据接口，若权限配置不当、加密协议不一致，容易成为泄密通道。在数据传输过程中，任何环节的技术漏洞，都可能导致信息被拦截或篡改。

（二）管理层面风险

国有企业传统保密制度多基于纸质档案管理模式，对电子档案的全生命周期管理缺乏明确规范。例如，对数据脱敏标准、权限动态调整、异地备份等环节规定模糊，导致实际操作中存在随意性。制度更新速度滞后于技术应用，形成管理真空。国有企业档案信息化建设常引入外部服务商，涉及云存储租赁、系统开发、数据加工等合作。部分涉密档案需向第三方传输，若未建立严格的准入机制与过程监管，易出现数据滥用或泄露。合作终止后，对留存数据的回收与销毁缺乏有效管控，形成长期风险。

二、大数据时代背景下国有企业档案信息化保密管理强化措（一）构建智能技术防御体系，筑牢数据安全屏障

依托大数据技术建立非结构化数据治理平台，通过语义分析、特征提取等手段，自动识别图像、音频、视频中的敏感信息，按涉密等级进行分类标注。对标注后的档案数据嵌入不可见水印，水印包含操作主体与时间信息，实现全流程溯源。针对多系统交互风险，部署统一的接口管理系统，对所有数据接口进行集中登记、加密与监控，定期开展安全扫描，及时封堵漏洞。建立分布式加密存储机制，将涉密档案拆解为数据片段，分散存储于不同物理节点，单个节点无法还原完整信息。采用国密算法对数据进行加密处理，密钥由专人分级保管，访问时需多节点授权验证。搭建实时监测平台，对档案访问行为、数据传输路径进行动态追踪，发现异常操作立即触发预警，自动阻断违规访问。完善病毒防护体系，定期更新杀毒软件与防护策略，防范恶意代码入侵[2]。

（二）建立分级管理机制，完善制度执行链条

修订适配大数据场景的保密管理制度，明确电子档案从生成到销毁的全流程管理要求。按涉密程度将档案划分为核心、重要、一般三个等级，制定差异化管控措施：核心档案实行物理隔离存储，仅限指定设备访问；重要档案采用权限双审制，操作需两人以上确认；一般档案可在授权范围内共享，但下载需申请临时权限。建立制度动态更新机制，定期评估执行效果，结合技术发展与业务变化修订条款。强化第三方合作全流程监管，制定严格的准入标准，对合作机构的资质、技术能力、保密措施进行全面审核。签订详细的保密协议，明确数据使用范围、存储期限及违约责任，要求合作机构定期提交安全审计报告。建立数据流转台账，记录向第三方传输的档案种类、数量及用途，合作终止后立即收回访问权限，核查并销毁留存数据[3]。建立定期巡查制度，按分级标准对档案存储环境、操作日志、权限配置开展全流程核查，发现执行漏洞即时整改。将分级管理细则嵌入档案管理系统，通过技术手段固化操作流程，对超权限访问、违规传输等行为自动拦截，形成制度与技术协同的管控闭环，确保各等级档案管理规范落地。

（三）实施动态人员管控，强化保密执行能力

构建分层分类的人员培训体系，针对管理层开展保密战略培训，使其掌握国家保密法规与企业制度要求；对技术人员重点培训系统防护、风险识别等技能，提升技术防控能力；对操作岗位人员开展实操培训，规范档案录入、访问、传输等行为。培训内容随技术发展与制度更新实时调整，采用案例教学、情景模拟等方式增强效果，培训考核不合格者暂停岗位权限。建立人员权限动态调整机制，结合岗位变动、职责调整实时更新访问权限，避免权限冗余。推行“双人负责制”，对核心档案的操作实行两人交叉监督，记录操作过程并存档备查。定期开展保密检查，重点核查人员执行制度情况，对违规行为严肃处理，纳入绩效考核。建立保密激励机制，对严守制度、及时发现风险的人员给予表彰，营造全员保密的工作氛围。

结语：大数据时代国有企业档案信息化保密管理，需实现技术防御、管理机制的深度融合。借构建智能技术体系破解技术层面风险，靠建立分级管理制度消除管理盲区，凭实施动态人员管控强化执行能力，形成全方位防控网络。国有企业应立足自身特点，持续优化保密策略，在保障信息安全的前提下，充分释放档案数据价值，为企业高质量发展提供安全支撑。

参考文献：

[1]李冬杰.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].电子元器件与信息技术,2024,8(11):227-229.

[2]张颖.档案管理的安全保密及信息化档案管理探讨[J].东方企业文化,2024,(S1):157-159.

[3]宋萍.浅议加强优抚医院病历档案信息化保密管理的重要性[J].兰台内外,2024,(13):7-9.