档案管理数字化转型的挑战与发展路径

一、引言

在数字时代，档案管理数字化转型刻不容缓。传统档案管理模式存在耗时多、存储要求高、检索慢等弊端，难以契合当下需求。而数字化转型可借助数字技术，实现档案资源整合迅速、共享便捷、传播广泛、形式多样，为不同群体提供服务，为决策提供精准信息支持，其重要性不言而喻。

二、档案管理数字化转型面临的挑战

2.1 资源整合难度大

数字化时代，档案数据来源广泛，涵盖传统纸质档案数字化、电子文件生成及社交媒体数据收集等。传统档案数字化工作量巨大，不同来源数据格式与标准各异，共享困难，且数据量呈爆炸式增长，对存储空间要求极高，这些都给档案资源整合带来极大挑战。

2.2 技术应用面临挑战

档案管理数字化需紧跟数字化技术发展步伐，但目前新技术投入存在资金投入大、转化周期长的问题。同时，数字化技术标准尚未统一，数字档案管理存在安全风险，不同地区和部门间档案资源共享、交换以及数字档案的安全性有待进一步提升。

2.3 安全保障面临严峻考验

物理安全方面，数字化档案主要依赖硬盘、磁带、光盘等存储介质，这些介质对环境变化极为敏感，当温度超过 25°C 或低于 10^∘C 时，硬盘磁头容易出现读写错误，相对湿度高于 65% 会导致光盘表面滋生霉菌，强磁场环境则可能直接篡改磁带中的数据，某市级档案馆曾因空调故障导致机房湿度骤升，造成近千张光盘档案出现不可逆转的霉变，且由于未及时备份，部分珍贵历史档案永久丢失。网络安全上，档案管理系统接入互联网后，面临的威胁呈现多样化趋势，黑客可通过 SQL 注入攻击窃取数据库信息，勒索病毒能加密整个档案系统使其无法正常运行，某高校档案馆曾遭遇勒索软件攻击，导致近 5 年的科研档案被锁定，恢复数据耗费了大量资金与时间。

2.4 人才队伍建设有待加强

数字化转型背景下，档案管理人员需要同时掌握《档案法》等法规政策、档案著录规则等专业知识，以及数据库运维、区块链存证等信息技术，然而当前行业内兼具双重能力的人才不足从业人员总数的 30‰ 。高层次人才尤为稀缺，能主导大型档案数字化项目规划的专家全国不足百人，具备人工智能、大数据分析等技能的档案管理人才更是 “一才难求”。现有培训多停留在基础操作层面，缺乏对云计算、数据安全等前沿技术的系统教学，某省档案系统年度培训中，关于数字化技术的课程占比仅为 15% ，且多采用传统讲座形式，实操训练不足。

三、档案管理数字化转型的发展路径

3.1 加强资源整合

制定统一档案数据标准是打破信息壁垒的基础，需联合行业协会、科研机构及档案管理部门共同研讨，从数据格式的兼容性、编码规则的唯一性到存储介质的适配性进行全面规范，例如明确 PDF/A 作为长期保存电子档案的标准格式，采用国际通用的元数据 schema 确保信息描述的一致性，以此实现不同系统间数据的无缝对接与高效共享。在此基础上，借助大数据技术对传统纸质档案进行批量扫描、OCR 文字识别与智能分类，结合人工智能算法实现档案著录信息的自动提取与标引，大幅提升纸质档案数字化的效率与精准度，像某省档案馆引入的智能归档系统，通过图像识别技术将档案整理时间缩短 60% 以上。针对社交媒体等新型数据来源，可搭建实时数据采集接口，利用舆情监测工具抓取与档案主题相关的图文、视频等内容，经合规性审核后纳入档案资源库，同时依托云计算技术构建分布式存储的资源共享平台，设置分级访问权限，既保障跨区域、跨部门的档案查询与利用，又维护档案的保密性，如长三角地区档案共享平台已实现三省一市民生档案的异地查档服务。

3.2 提升技术应用水平

提升技术应用水平需构建 “研发 - 转化 - 推广” 的全链条体系，政府可设立专项科研基金，重点支持区块链在档案存证、人工智能在档案智能检索等前沿技术的研发，鼓励高校与企业共建实验室，如中科院与某科技公司合作开发的区块链档案系统，实现了档案修改留痕与全程可追溯。在技术标准方面，应参考国际 ISO 标准与国家《电子档案管理基本术语》等规范，制定涵盖数据采集、处理、存储、利用全流程的地方标准与行业标准，组织开展标准宣贯培训，推动各级档案部门按照统一规范进行系统升级改造，某央企通过统一集团内档案系统技术标准，使跨子公司档案调阅响应时间从 24 小时缩短至 2 小时。同时，建立技术动态更新机制，定期评估现有系统的安全性与适用性，引入量子加密、零信任架构等新兴安全技术，联合网络安全企业开展攻防演练，及时修补系统漏洞，确保档案管理系统在技术迭代中始终保持领先性与安全性。

3.3 强化安全保障

强化安全保障需构建 “物理 - 网络 - 数据” 三位一体的防护体系，在物理安全层面，档案存储机房应采用恒温恒湿控制系统，将温度维持在14-24% 、相对湿度控制在 45%-60% ，配备防磁柜存放磁带、硬盘等介质，定期进行数据备份与介质轮换，某档案馆实施的 “双机热备 + 异地灾备” 模式，成功抵御了一次机房火灾导致的本地数据损毁。网络安全方面，部署下一代防火墙、 intrusion prevention system（IPS）与端点检测响应（EDR）设备，构建纵深防御体系，同时采用虚拟专用网络（VPN）加密传输档案数据，对外部访问进行多因素认证，如某涉密单位要求用户同时输入密码并验证指纹才能访问敏感档案。数据安全上，对档案进行分级分类管理，核心档案采用国密算法加密存储，建立数据全生命周期管理台账，记录每一次访问、修改与传输操作，通过数据脱敏技术处理公开利用的档案信息，隐藏身份证号、联系方式等敏感字段，从源头降低信息泄露风险。

3.4 优化人才队伍建设

优化人才队伍建设需从 “培养 - 培训 - 引进” 三方面发力，高校应调整档案学专业课程设置，增设《档案数字化技术》《大数据与档案管理》等课程，开展校企联合培养，组织学生参与档案馆数字化项目实践，如中国人民大学档案学院与国家档案馆合作的 “数字档案实践基地”，已培养复合型人才 300 余名。针对在职人员，制定分层培训计划，对基层档案员开展扫描操作、系统录入等基础技能培训，对管理人员进行数据分析、系统运维等进阶培训，采用 “线上微课 + 线下实操” 的模式，每年培训时长不少于 40 学时，某省开展的 “数字档案工匠” 培训项目，使参训人员的数字化操作技能提升 80% 。同时，完善人才激励机制，将数字化工作成效纳入绩效考核，对在技术创新、系统优化等方面有突出贡献的人员给予专项奖励，提高档案岗位的薪酬竞争力，通过公开招聘引进信息技术、数据安全等领域的专业人才，组建跨学科的档案管理团队，破解人才 “引不来、留不住” 的难题。 四、结论

档案管理数字化转型虽面临诸多挑战，但通过加强资源整合、提升技术应用水平、强化安全保障和优化人才队伍建设等发展路径，能够有效推动数字化转型进程。这不仅有助于提升档案管理的效率与质量，还能更好地发挥档案的资政育人价值，满足不同群体对档案信息的需求，为社会发展提供有力支持。在数字化时代，档案管理部门应积极应对挑战，把握机遇，加速推进数字化转型，实现档案管理工作的现代化发展。

参考文献

[1]左天普.数字化时代中医院档案管理发展的新突破[J].兰台内外,2025,(19):29-31.