幼儿园档案管理中数字化转型的实践与挑战研究

引言

幼儿园档案管理数字化转型的背景

新时代我国学前教育发展步伐日益加快，幼教档案管理工作作为幼儿园管理工作中的一项基础性工作，工作内容大体包括幼儿档案管理、教师业务档案管理、幼儿园安全管理和幼儿园后勤服务管理等各个方面，是促进幼儿园规范管理、提高教育质量的重要保障。伴随着信息技术在幼儿园管理中的普及与运用，传统采用纸质档案管理模式不仅存在耗费存储成本高、查询操作效率低以及信息共享比较困难等问题，传统的管理模式已经不适应新时代现代化幼儿园的管理。结合这种形势与现状，全面推进档案管理工作信息化，成为幼儿园提高信息化管理水平、提高信息利用率的发展路径。

幼儿园档案管理数字化转型的内涵

幼儿园档案信息化管理指运用大数据技术、云计算技术、移动互联网技术等现代信息技术对幼儿园档案进行归集、整理、存储、检查和利用全过程的数字化建设，是以数字化载体为基础的档案管理。本质是对档案通过信息化手段来实现档案信息的规范化采集、信息化管理和云端共享，对档案进行有效归集、方便利用，使其不受时间、地点的约束，为幼儿园教育决策服务和实现家园共育等提供有力的数据基础。

一、幼儿园档案管理数字化转型的实践现状

（一）数字化采集与存储的初步应用

目前，大部分幼儿园也正在开展档案信息化建设，在收集档案方面，幼儿园也会越来越多地采用数字设备，例如档案扫描、在手机 APP 上或网页上进行幼儿晨检、出勤情况录入、教师教研活动、家长意见征集录入以及通过在线表格填写反馈表等。而在档案保存方面，也有部分幼儿园采用集中式或分布式存储，在线存储数字档案，代替传统档案存放柜，不仅节约了物理空间，而且也可以通过文件分类夹及通过关键字等信息将档案分类，便于档案检索。还有部分省市幼儿园采用集中式或多平台存储的方式，基于当地教育部门下的学前教育管理软件，将幼儿园中幼儿信息、资质证书等档案进行在线备案和规范化管理，为档案工作进一步标准化提供了保障。

（二）数字化共享与利用的探索

数据化时代为档案资源共享提供了有力的平台支持，在园数据化档案管理层面，比如部分幼儿园创建了局域网内档案资源共享平台，方便提取幼儿的学习档案、评价幼儿成长等数据，在教学内实现资源共享，从而推动幼儿园内教师之间的信息有效共享交流；还有部分幼儿园创建了利用微信公众号，基于数据信息让家长可以通过数据化共享平台了解幼儿的相关活动信息，在家借助手机端应用程序向幼儿园的家长开放，给家长一个平台共享自己幼儿的学习、成长记录，方便与教师家园教育进行信息共享交流。数据化时代还使幼儿园档案信息支持管理层进行决策，在了解幼儿实际出勤、幼儿健康成长的数据时，以便于相关部门进行后勤保障措施的有效优化，有针对性地给予幼儿提供帮助；还有一些幼儿园在了解教师业务提升数据的基础上，针对性了解园内教师的成长档案与培训记录，有针对性地设计教师培训计划，从而对幼儿园教师的培训教育过程提供大数据指导。

二、幼儿园档案管理数字化转型的挑战

（一）技术应用深度不足，标准化程度低

现阶段幼儿园档案的信息化发展主要停留在“档案信息化”“电子化”的初期阶段，技术应用缺乏系统性和深究性；一些幼儿园只是把信息技术应用到档案的电子化存储方面，缺乏对档案的智能分析、联动使用，比如幼儿体检信息表等和保健室的信息，没有实现信息化的数据链接，无法实现健康险情的自动预警；又或者幼儿园档案数字化标准没有规范，不同幼儿园档案格式、分类标准、数据字段都存在不同，从而限制了幼儿园不同档案馆、区域与地区之间档案信息资源共享。此外，部分园所档案管理软件的功能性较弱，不能满足幼儿园管理的实际使用功能，反而增加了使用负担。

（二）安全保障体系不完善，隐私风险突出

安全问题。对于幼儿园档案中的幼儿和家庭信息涉及大量敏感信息，诸如身份证号码、健康档案、家庭住址等等，一旦发生信息的泄露和改动将造成不可挽回的损失。幼儿园大部分没有设置专门的网络安全设施，且部分幼儿园的云服务平台并不能保证足够高的安全性和敏感数据的及时备份以及风险的及时检测，从而会导致数据的丢失。幼儿园部分档案的使用者保密意识不强，将敏感数据进行随意地转发和存储，也进一步促使了敏感数据泄露问题的产生。我国在有关幼儿园数字档案隐私方面相关的法律法规比较粗略，因此幼儿园在实际执行的过程中难免会遇到许多阻碍。

（三）人员素养与转型需求不匹配

与之相对应的是，幼儿园现职工作人员对档案工作的数字化转型掌握的程度不高，甚至不知如何使用数字化档案信息。目前很多幼儿园档案工作人员多由后勤工作人员或者教师兼任。没有系统和专业了解并接受数字化管理的知识和能力，不懂怎么进行数字化档案信息资料的收集、数字化系统怎样操作、一些系统如何维护等问题，在一定程度上造成幼儿园档案数字化工具功能无法有效发挥。部分老年教职工对档案管理的数字化工作比较抵触，不能接受这一方法，不愿意采用数字化档案信息管理，在一定程度上降低了档案转型效率。幼儿园对教职工的档案数字化培训不仅零碎，而且持续时间太短，无法建立提升的长效机制，不能适应档案数字化转型的长远发展需要。

（四）资金投入与成本压力较大

数字化转型需要持续的资金支持包括硬件设备采购，但是多数幼儿园尤其是民办幼儿园和普惠性幼儿园，受限于运营成本压力难以承担高额的数字化建设费用，部分园所虽然初期投入资金引入数字化系统，但后续因缺乏维护资金导致系统更新滞后、故障频发影响了数字化管理的持续性，数字化档案管理的长期效益难以快速显现，也导致部分园所的积极性不高。

总结

幼儿园档案管理数字化转型已是学前教育信息化发展的必然趋势，其在提升管理效率、促进信息共享、服务教育决策等方面的价值已初步显现。当前实践中，虽然幼儿园在档案数字化采集、存储与共享等方面进行了积极探索，取得了部分成效，但仍面临技术应用不深入、安全保障不足等多重挑战。未来，随着信息技术不断发展，幼儿园档案管理数字化转型应朝着智能化、个性化方向迈进，真正实现档案管理服务于幼儿成长、教师发展和园所提质。

参考文献

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