基层事业单位档案管理中电子信息化建设的实践分析

引言

当今数字化时代，信息技术广泛应用改变了各行业工作与管理模式。档案对基层事业单位意义重大，传统纸质档案管理模式存在存储效率低、检索难等诸多弊端，难满足业务需求与新要求。推进档案管理电子信息化建设，实现档案数字化存储等是基层事业单位提升管理水平与服务能力的必然选择。当前部分单位已开展建设，但面临挑战，深入实践分析很有必要。

一、基层事业单位档案管理电子信息化建设的现状与问题

（一）基础设施建设薄弱

基层事业单位档案管理电子信息化基础设施建设投入匮乏。硬件上，计算机、打印机等设备老旧，难满足档案数字化处理、大数据存储与快速检索需求，且缺乏专业存储服务器和数据备份设备，档案数据有丢失损坏风险。网络方面，基础设施不完善，带宽不足致档案信息传输慢，影响系统运行与资源共享。部分偏远地区网络覆盖不全，难以实现档案管理实时在线操作和远程服务。

（二）技术应用与管理水平较低

基层事业单位在电子信息化建设中技术应用与管理能力有限。多缺乏专业档案管理软件，用简单办公软件记录整理档案，无法实现智能化分类、编目、检索。档案数字化加工技术，如扫描、OCR 文字识别应用不熟练，数字化质量差。信息安全管理上，技术防护措施欠缺，无有效加密、防火墙和入侵检测系统，档案数据易遭病毒、黑客攻击等安全威胁。

（三）专业人才短缺

基层事业单位档案管理队伍素质欠佳，专业人才匮乏。现有管理人员多缺乏系统信息技术和电子信息化技能培训，对电子档案管理系统操作不熟练，难适应建设要求。受工作环境和待遇限制，难吸引信息技术与档案管理复合型人才，缺乏技术支持与创新动力。且部分单位对培训重视不足，机会少、内容与实际脱节，无法有效提升管理人员业务水平。

（四）制度与标准不完善

基层事业单位档案管理电子信息化建设缺乏统一完善制度标准。档案数字化加工无明确操作规范和质量标准，各单位在扫描分辨率、文件格式、元数据录入等方面有差异，数据难统一管理与共享。电子档案存储、保管和利用缺乏管理制度，如备份周期、存储介质更换、利用权限设置等易混乱丢失。此外，评估考核机制不健全，无法科学评价建设成效，不利于工作改进优化。

二、基层事业单位档案管理电子信息化建设的实践策略

（一）加强基础设施建设

基层事业单位要加大档案管理电子信息化基建投入。硬件上，配备高性能计算机、扫描仪等数字化设备，购置磁盘阵列、光盘库等专业存储与备份设备，保障档案数据安全存储、快速读取。网络方面，加强建设，提升带宽，实现内部网络全覆盖，按需建档案管理专用网，确保信息传输稳定安全。此外，积极引入云计算、大数据技术，构建云平台档案管理系统，实现档案资源集中统一管理，降低硬件维护与管理难度。

（二）提升技术应用与管理能力

基层事业单位要引入先进档案管理软件，依实际需求选功能全、操作便、兼容性强的系统，实现档案全流程信息化管理。加强档案数字化加工技术应用与培训，规范操作流程，如依档案类型设扫描参数，OCR 识别后人工校对，提高数字化质量。强化档案信息安全管理，用加密技术处理电子档案，设严格访问权限与认证机制，装安全防护设备，定期备份和检测，保障档案数据安全。

（三）加强人才队伍建设

重视档案管理人才的培养和引进。一方面，加强对现有档案管理人员的培训，制定系统的培训计划，定期组织开展信息技术、档案管理电子信息化技能等方面的培训课程，邀请专家进行现场指导和案例分析，提高档案管理人员的业务水平和创新能力。另一方面，积极引进具备信息技术和档案管理专业知识的复合型人才，为档案管理电子信息化建设注入新的活力。此外，建立健全人才激励机制，提高档案管理人员的待遇和职业发展空间，鼓励他们积极参与档案管理电子信息化建设工作，对在工作中表现突出的人员给予奖励和表彰。

（四）完善制度与标准体系

制定统一、规范的档案管理电子信息化建设制度和标准。在档案数字化加工环节，明确扫描、图像处理、文字识别、数据录入等操作的规范和质量标准，确保档案数字化的一致性和规范性。建立电子档案存储、保管和利用制度，规定电子档案的备份策略、存储介质的管理要求、利用权限的审批流程等，保障电子档案的安全和有效利用。同时，建立档案管理电子信息化建设的评估和考核机制，定期对建设工作进行检查和评估，将评估结果与单位绩效考核挂钩，促进档案管理电子信息化建设工作的持续改进。

三、基层事业单位档案管理电子信息化建设的实践案例分析

（一）某县基层事业单位档案管理电子信息化建设实践

以某县基层事业单位为例，该单位在档案管理电子信息化建设初期，面临基础设施落后、技术应用不足、人才短缺等问题。纸质档案堆积如山，检索困难，档案管理效率低下。为改善这一状况，该单位采取了一系列措施。在基础设施建设方面，投入资金购置了高性能的计算机、高速扫描仪等设备，搭建了档案管理专用服务器，升级了网络带宽。在技术应用上，引入了专业的档案管理软件，对全部纸质档案进行了数字化处理，并建立了档案数据库。同时，加强了对档案管理人员的培训，选派人员参加信息技术和档案管理培训课程，提高其业务能力。此外，制定了完善的档案管理制度和操作规范，明确了各岗位的职责和工作流程。

（二）实践效果与经验总结

经过一段时间的实践，该单位档案管理电子信息化建设取得了显著成效。档案检索效率大幅提高，以往需要花费数小时甚至数天才能找到的档案，现在通过电子检索系统几分钟内即可获取。档案资源实现了共享，各部门之间可以方便地查阅和利用档案信息，提高了工作协同效率。同时，档案数据的安全性得到了有效保障，通过定期备份和安全防护措施，避免了档案数据的丢失和损坏。该单位的实践经验表明，加强基础设施建设、提升技术应用能力、培养专业人才和完善制度标准是推进基层事业单位档案管理电子信息化建设的关键。

结束语

综上所述，基层事业单位档案管理电子信息化建设是顺应时代发展潮流、提升档案管理水平的必然选择。尽管在实践过程中面临诸多问题和挑战，但通过加强基础设施建设、提升技术应用与管理能力、加强人才队伍建设以及完善制度与标准体系等实践策略的实施，能够有效推进档案管理电子信息化建设进程。未来，随着信息技术的不断发展和创新，基层事业单位应持续关注新技术、新方法在档案管理领域的应用，不断优化和完善档案管理电子信息化建设工作，充分发挥档案资源的价值，为基层事业单位的发展和社会进步提供更加有力的支持。

参考文献

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