科研院所固定资产投资项目招标投标管理实践

关键字：科研院所；招标投标；管理实践

一、实施背景

高端设备研发行业属于前沿技术研究、制造工作，条件建设的要求需要具有前瞻性、复杂性和耐用性，因此固定资产投资项目建设具有技术难度大、项目复杂、经费额度大的特点。科研院所固定资产投资项目一般为国家投资建设项目，招标投标管理需严格按照国家招标投标法律法规实施，从项目的立项、招标投标、建设实施和项目验收，都有着严格的评审、审查程序，尤其对招标投标过程的监管，是项目验收审计的重点关注内容。随着国家对招标投标管理愈加规范，新的要求不断输入，愈加严格。为了确保国家投资项目的顺利实施，必须加强招标投标的过程管控措施研究，规避风险，建设优质工程。为应对上述形式，科研院所在固定资产投资项目招标投标管理工作中，不断尝试优化管理措施，逐步形成具有科研院所特点的招标投标管理模式。

二、存在问题及原因

科研院所固定资产投资项目的招投标过程管理的规范性，是项目建设过程检查的重点内容。通过对前期条件建设项目审计、监督检查发现问题进行汇总和整理，招投标管理过程问题存在以下几个方面的问题。

1.招标文件编制不严谨。常见问题体现在技术指标不具体、设备到货和验收要求不明确、设置排他性条款、投保保证金要求不规范等问题。主要原因是技术要求提出人员专业能力不足，市场调研不充分，未能准确描述采购要求；招标文件编写人员对国家招投标法律要求理解不到位，未能掌握最新招投标法律法规要求。

2.招标代理机构及评标委员会未能履职尽责。常见问题体现在评标过程中实质性条款应否未否、未按评标办法评分、投标保证金要求不规范、评标专家抽取不合规等。主要原因是招标代理公司责任心不强，招标代理机构选择、过程管理、考核评价工作未有效开展，未能对不当行为进行处罚，对评标委员会指导和要求不够等。

3.招标过程档案不完整，合同签订错误。常见问题包括招标公告和公示记录缺失、专家签字漏签、未按招标文件和供应商投标文件签订合同和技术协议等。主要原因是招标采购管理制度不完善，对招标过程档案归档要不明确，招标过程管理人员能力和经验不足等。

三、主要措施

1.充分开展市场调研，打好招标评标基础

在技术方面，在招标前充分进行市场调研。对符合要求的供应商进行调研，必要时对其产品的客户进行调研，充分了解供应商各方面能力现状，取众家之长，形成准确的技术要求。通过细致的调研也能够提升建设单位自身的专业认知能力，为后续建设中打好基础。商务方面，做好项目中关键点的调研，包括资质、建设周期、付款方式等，做到有的放矢，防止不良供应商钻招标文件的空子。做好技术和商务的前期准备，才能保证评标过程顺利开展，招到符合要求的供应商，为达到预期建设效果铺路。

2.规范招标文件编制，严格执行评审程序

建立《技术要求模板》《技术要求检查单》《招标要求模板》《招标文件检查单》等标准化表单和操作指导书，提高招标文件编制的规范化水平。严格落实项目立项批复时确定的技术指标、采购方式等内容，批复技术指标全部以星号项体现，确保采购内容充分满足批复指标要求，按照批复建设。建立招标文件评审工作流程，以专业总师、技术、管理专家组成的招标文件评审小组，对招标文件的技术要求、质量要求、进度要求、商务要求等相关方进行评审把关，形成《招标文件评审纪要》，招标文件通过评审后方可发布。

3.加强招标代理管理，精确实施招标采购

招标代理机构在招标投标管理过程中发挥着重要作用，代理机构的规模、人员投入和管理经验直接影响招标投标工作质量。研究所建立《招标代理机构管理办法》，从招标代理机构的选择、过程管理、考核评价等方面加强招标代理机构管理。每年组织对招标代理机构工作情况进行考核评价，依据考核评价结果作为下一年度招标代理机构选用的依据。

发现招标代理机构的不当行为，根据问题的严重程度，分别采用暂停合作、经济处罚、约谈、告知函等方式，进行提醒和处罚。招标项目实施过程中，采购主管与招标代理机构密切配合，加强沟通，合规高效的实施招标工作。按需组织招标代理机构选派专家到所，对其承担的招标项目进行自查，完善招标过程档案。

4.重视过程档案管理，打好项目验收基础

招标投标过程文件是档案验收和财务审计的重要依据，根据档案判断招标投标过程的规范性，档案的缺失也说明了建设单位在项目管理中存在漏洞。招标投标管理部门与档案管理部门密切配合，指定专人负责招标投标过程文件的收集、保管工作。建立《固定资产投资项目招标投标归档材料检查单》《投标文件检查情况记录》表单，招标代理机构自查和采购经办人员检查相结合的方式，按照表单复盘招标投标过程，确认过程档案完整性。在合同签订前，指定专人以《合同审查表》的方式，进一步确认招标投标过程管理规范性和过程记录档案完整性。

5.持续优化制度流程，牵引招标工作提升

科研院所应始终重视招标管理制度建设工作，形成一套完整的招标采购管理制度和流程，规范指导招标投标管理工作。落实国家及上级主管机关最新制度和管理要求，开展制度优化和完善工作，每年开展 1～2 次的制度修订工作。以上级主管机关的巡视、巡查、审计及内部审查为契机，对发现的问题深入剖析问题产生的原因，从制度流程角度查原因、找不足，发现内控管理制度、流程的漏洞，开展制度流程完善和优化工作，固化管理成果。

6.分层分级培训实施，促进招标队伍建设

开展所级培训与部门级培训相结合，内部培训与外出培训相结合的分层分类的招标业务培训，提升招标投标经办人员专业能力，建设专业的招标投标管理队伍。为跟踪国家及国防工业适用的最新采购政策法规，每年组织招标经办人员参加国内专业机构举办的招标采购业务取证培训，回所后开展经验分享。邀请招标代理机构专家，来所做采购业务交流培训。部门内部开展采购制度培训、经验分享，案例分析会，提升招标投标队伍能力。

四、实施效果

在国家各级管理部门对招标投标管理过程的要求越来越严格的背景下，科研院所持续加强招标投标的过程管控措施研究，探索出一套适合自身的管理模式，在管理制度和工作流程上下功夫，强化制度和流程的实施，建立监督、检查机制，保证各项要求落到实处。在这一模式的指导下，项目招标投标管理日益规范，各个项目陆续完成建设进入验收阶段，在档案验收、财务决算审计中，招标投标问题明显减少，招标投标管理模式得到专家的充分肯定。通过招标投标管理实践检验，现有招标投标管理模式能够很好的指导招标投标业务的开展，为项目的顺利建设和项目验收奠定了良好的基础。

五、持续改进

建立评标标准反馈机制，定期收集投标人和评标专家意见，根据项目实施情况和市场变化，持续优化评标标准，提升招标采购的科学性和公正性，促进军工项目招标采购工作健康发展。