探究数字时代纸质档案与电子档案并存管理策略

在信息技术迅猛发展的当下，电子档案因便捷性和共享性，正逐步革新档案管理方式，受到众多单位的广泛青睐。而传统纸质档案，作为历史的见证与信息载体，其原始性、真实性和法律证据效力是无法被取代的。因此，对于当下如何破解“ 纸质-电子” 二元有机融合的管理思维，构建科学、高效、可持续的并存管理机制成为亟待解决的重要课题。

1 纸质档案与电子档案的定义及特点

1.1 纸质档案与电子档案的定义

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案形式，自我国东汉时期纸张已用于记载相关史实。而后随时代更迭，纸质档案逐渐普及，并促进了世界档案事业整体发展。电子档案则是以电子文件形式存在的档案，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，通过计算机磁盘、磁带、光盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，其通常以案卷为单位，有效形成相互关联的通用电子图像文件集合。

1.2 纸质档案与电子档案的特点

纸质档案管理体系整体上较为完备成熟，从根源上能够保持文件材料的原始形态及内容，并为人们带来最直观的查阅体验。与此同时，纸质档案能帮助档案管理人员更高效地完成日常档案的整理、收集和记录等工作。我国各地的图书馆和博物馆中保存了大量历经数千年的古书法作品，这充分证明了纸质档案在耐久性、可保管性和可收藏性方面的价值[1]。

随着信息时代的迅猛发展，电子信息以其高效性、便捷性等特征有效弥补了纸质档案在存储与管理方面的一些局限性。信息时代下电子档案展现出卓越的存储效率和检索速度，极大地提升了档案管理的整体效能2，能够借助数字化技术将海量信息存储进云端或数字空间，同时随系统升级更新，其检索功能高度智能化，能够按检索者需求瞬间从海量数据中精准定位所需信息，大大提高了工作效率。

2 纸质档案与电子档案并存管理的必要性探究

在数字化浪潮的席卷之下，档案管理工作成为信息资源管理的关键环节，传统纸质档案与电子档案的并存管理模式，不仅体现着技术手段的融合性特征，更是新时代背景下档案管理综合化发展的必然选择。

2.1 信息完整性和准确性保障

纸质档案作为原始文献载体，在历史研究中依然扮演着不可替代的角色，其笔迹力度、印泥成分、纸张质感等微观特征共同构成独一无二的“ 物理语境” ，这种多维信息集群是电子版本在采样、压缩、格式迁移过程中无法完整复现的。虽然电子档案在存储和传输方面更加高效便捷，但在实际操作中出现信息丢失或内容变异等风险更大。例如，在相关管理软件进行格式转换或系统兼容时，电子文档常常面临数据不完整或失真的风险。因此，纸质档案不仅可以作为电子档案内容准确性的对照标准，还在保障历史信息完整性与真实性方面发挥着重要作用。而电子档案在涉及签名等特定场景下，纸质档案的证据效力更为突出。这种纸质与电子档案的相互印证，为档案信息的真实可靠筑牢了根基，让历史的脉络得以清晰呈现，为后世的研究与传承提供了坚实的保障。

2.2 存储安全性与可靠性保障

纸质档案的存储具有较高的稳定性，并不依赖于复杂的电子设备和软件系统，在适宜的保存环境下，纸质档案能够跨越百年甚至千年，依然能够被后人所阅读和研究。这种稳定性是电子档案难以企及的。纸质档案的相比之下，电子档案的存储虽然在技术上不断进步，但仍然面临着诸多风险。硬盘的损坏、网络的攻击、软件的更新，都可能使电子档案瞬间化为乌有。纸质档案作为电子档案存储安全的后盾，可在电子档案受损时提供备份，确保信息的连续性和完整性[3]。

并存管理还能在成本控制和信息管理效率之间找到最佳平衡点。纸质档案的管理成本相对稳定，主要包括档案库房的建设和维护、档案管理人员的人力成本等。而电子档案的管理成本可能会因为技术更新、软件升级、数据存储空间扩容等因素而出现较大的波动。通过纸质档案与电子档案并存管理，可以在成本控制和信息管理效率之间找到最佳平衡点，实现档案管理的可持续发展。

2.3 管理高效性与合规性保障

纸质档案管理较为规范成熟严谨，对于商务谈判、司法程序等特定正规场合仍然承担着不可替代的使命。而电子档案能够更为便捷的按照人类意志进行自动化分类、存储、检索和备份，使用时能够帮助人们快速地在海量信息中检索、提取出所需内容，当然其共享性也大大提高了档案的利用效率，满足了现代档案管理的真实诉求。在管理档案时，可以根据档案的性质、用途和重要性，合理选择纸质档案和电子档案的管理方式，实现两者的协同增效。4并存管理模式能够确保档案在法律上的有效性，为档案的合法使用和保护提供有力支持。

3 纸质档案与电子档案并存管理实施举措

3.1 构建协同管理框架

在纸质档案与电子档案并行管理过程中，应有效确立纸质档案与电子档案的精准对应关系，规范电子档案元数据采集，明确档案归档范围、时间、格式及保管期限等关键要素，逐步完善开发档案查询系统，严把档案借阅审批流程，实现纸质与电子档案的联合检索；定期检查纸质档案库房的温湿度、防火防虫设施，确保纸质档案物理安全，并对电子档案实施数据备份、加密存储，定期进行安全漏洞扫描与修复，双向并行保障档案安全，为并存管理提供制度支撑。

3.2 提升管理智能化水平

充分利用高分辨率扫描设备进行批量扫描，并积极引入智能检索算法，或借助 OCR 技术识别文字提升检索利用率，同时对图像做质量检查与优化，避免模糊、偏斜、阴影等问题造成信息偏差；结合实际增设权限管理模块，依用户角色分配管理访问权限，并联动计算管理部门全面部署优化防火墙与入侵检测系统，提升信息保密性的同时进一步实现纸质与电子档案的高效衔接与管理，显著提升了档案管理效能。

3.3 打造专业管理团队

坚持理论与实操双渠道培育机制，定期组织档案管理人员参加档案管理新技术、新法规及实践操作等专业化培训，重点学习电子档案管理系统使用、纸质档案修复技巧等内容，全方位提升档案管理人员的专业素养；同时对从业人员开展档案归档实操培训，使其全面熟悉档案归纳管理具体要求，逐步完善健全培训效果评估机制，确保培训内容能够有效转化为实际工作能力，提升档案管理人员的整体水平，切实打造一支专业、高效、协同的档案管理团队，为档案管理的现代化提供坚实的人力保障。

3.4 夯实硬件支撑体系

多措并举配套优化相关设备设施，根据实际情况及时更新档案库房密集架，增设智能通风系统以及温湿度自动调控设备，同时配备专业的防虫、防霉器材，全方位保障纸质档案的存储环境，有效延长其保存寿命。同时，针对性购置高性能的服务器和大容量的存储设备及软管理软件，并定期实施专业维护升级，有效提升纸质档案与电子档案的安全存储和高效管理的同时，确档案管理的硬件设施与软件应用之间的协调匹配，推动档案管理工作现代化与规范化。

综上论述，纸质档案管理承载着传统管理的稳健与深度，而电子档案管理则彰显着现代技术驱动下的高效与便捷，二者皆有其独特优势及相应局限。正因如此，在未来可预见的时期内，实现二者的优势互补与协同创新显得尤为关键。持续对纸质与电子档案管理系统进行优化升级，是档案管理领域维持竞争力、提升管理效能的必由之路，也是构建一个全面、高效、统一档案管理体系的基石，进而为档案管理工作的顺畅开展提供坚实有力的支撑。

参考文献

[1]王毅秋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理的问题分析[J].中文科技期刊数据库（全文版） 社会科学,2024.

[2] 岳文杰.科研机构数字档案室试点建设目标与建设策略[J].档案天地,2022(12):39-41

[3] 祝琳. 纸质档案管理与电子档案管理的融合路径探究[J]. 华东纸业,2024,54(9):82-84. DOI:10.3969/j.issn.1674-6937.2024.09.028.

[4] 吴云帆. 纸质档案管理与电子档案管理的融合分析[J]. 造纸装备及材料,2023,52(11):169-173. DOI:10.3969/j.issn.1672-3066.2023.11.056.