新时代档案管理标准化建设的实践与思考

随着信息技术的飞速发展与治理体系现代化的推进，档案管理已从传统实体管理向数字化、智能化转型，标准化建设成为提升档案管理质量与效率的核心支撑。新时代对档案资源的开发利用、安全保障、跨域共享提出更高要求，亟需通过标准化手段规范管理流程、统一技术标准、优化服务模式。当前，档案管理标准化在制度建设、技术应用等方面取得进展，但仍面临体系不完善、执行不到位等问题。深入探索标准化建设的实践路径，对推动档案事业高质量发展、服务国家治理现代化具有重要意义。

一、新时代档案管理标准化建设的实践现状

（一）制度框架初步形成

国家层面已出台一系列档案管理标准与规范，涵盖档案收集、整理、保管、利用等全流程。《档案法》修订后，进一步明确了档案管理标准化的法律地位，为地方与行业制定配套标准提供依据。各地区结合实际情况，制定地方性档案管理标准，如档案分类编码规则、电子档案管理细则等，形成国家、行业、地方三级标准体系。部分领域如机关、企业、高校档案管理，已建立相对完善的标准化制度，规范档案管理各环节操作，为档案工作有序开展提供保障。

（二）技术标准化应用推进

信息技术的发展推动档案管理技术标准化进程。电子档案管理系统建设遵循相关技术标准，实现档案数字化采集、存储与检索的规范化。档案著录、标引等环节采用统一数据格式与元数据标准，促进档案信息共享与交换。部分地区搭建区域性档案信息共享平台，通过标准化接口实现不同系统间的数据互通，提升档案资源利用效率。档案安全防护标准逐步完善，在数据加密、备份恢复等方面形成技术规范，保障档案信息安全。

（三）管理流程逐步规范

档案管理各环节标准化程度有所提高。在收集环节，明确归档范围、时间节点与质量要求；整理环节采用标准化分类方法与排列顺序；保管环节制定库房温湿度控制、防虫防潮等标准；利用环节规范查阅手续与权限管理。部分单位引入标准化管理体系认证，将档案管理纳入整体质量管理框架，通过流程优化与过程监控，提升档案管理的规范化水平。

二、新时代档案管理标准化建设存在的问题

（一）标准体系不完善

现有标准存在交叉重复与空白现象。部分领域标准更新滞后，难以适应数字化、智能化发展需求，如电子档案长期保存、区块链技术应用等标准缺失。行业间标准差异较大，导致跨行业档案信息共享困难。地方标准与国家标准衔接不畅，部分地方性标准针对性不足，未能有效解决实际问题，影响标准体系的系统性与统一性。

（二）技术标准应用不足

数字化转型中，技术标准执行不到位。电子档案格式不统一，元数据著录不规范，导致不同系统间数据无法兼容。档案管理系统开发缺乏统一技术标准，功能模块设计差异较大，增加系统对接难度。部分单位仍沿用传统管理模式，对新技术标准认知不足，信息化建设与标准化建设脱节，制约档案管理数字化进程。

（三）人才队伍支撑薄弱

档案管理人员标准化意识不强，对相关标准与规范掌握不全面，实际操作中存在随意性。专业人才结构不合理，既懂档案业务又掌握信息技术与标准化知识的复合型人才短缺。培训体系不完善，现有培训内容偏重理论讲解，缺乏实操训练，难以提升管理人员的标准化应用能力，影响标准落地执行。

（四）监督评估机制缺失

标准执行的监督检查机制不健全，缺乏常态化评估与反馈渠道。部分单位对档案管理标准化建设重视不足，未将标准执行情况纳入绩效考核，导致标准流于形式。评估指标体系不完善，难以量化衡量标准化建设成效，

无法及时发现问题并整改，制约标准化建设的持续推进。

三、新时代档案管理标准化建设的优化路径

（一）完善标准体系

建立标准动态更新机制，定期梳理现行标准，根据技术发展与管理需求，修订滞后标准，填补新兴领域空白。强化国家、行业、地方三级标准的协调衔接，明确各级标准的适用范围与边界，避免交叉重复。统一基础标准，如术语定义、分类规则等，为专项标准制定提供依据。推动跨行业标准协同，针对档案信息共享场景，制定统一的数据交换标准。鼓励多元主体参与标准制定，吸纳科研机构、企业、用户代表加入，提升标准的实用性与前瞻性。建立标准实施反馈机制，收集执行过程中的问题与建议，作为标准修订的依据，形成闭环管理。

（二）深化技术标准应用

统一电子档案技术标准，规范数据格式、元数据要素与存储要求，确保不同系统间的兼容性。制定档案管理系统开发规范，明确功能模块、接口协议与安全要求，引导系统建设符合标准化方向。推进档案数字化加工标准化，对扫描分辨率、著录项等制定统一规范，保证数字化成果质量。加强新技术应用标准研究，针对人工智能、区块链等技术在档案管理中的应用，制定操作规范与安全标准。建立技术标准培训体系，覆盖管理人员与技术人员，提升标准执行能力。推动技术标准与业务流程融合，将标准要求嵌入档案管理各环节，实现流程规范化与技术标准化的协同。

（三）加强人才队伍建设

构建分层培训体系，针对管理层开展标准战略培训，强化标准化意识；对实操人员进行技能培训，提升标准执行能力。开设档案管理与标准化交叉学科课程，培养具备档案业务、信息技术、标准化知识的复合型人才。建立岗位能力标准，明确各岗位的标准化技能要求，作为招聘与考核依据。推行职业资格认证，将标准化知识纳入档案专业资格考试内容，提升从业人员专业水平。建立人才交流机制，鼓励跨单位、跨地区的人才流动，促进标准化经验共享。完善激励机制，将标准化工作成效纳入绩效考核，对贡献突出者给予表彰。

（四）健全监督评估机制

建立常态化监督机制，定期开展标准执行情况检查，覆盖档案收集、整理、保管、利用全流程。制定量化评估指标，包括标准覆盖率、执行准确率、问题整改率等，客观衡量标准化建设成效。将监督评估结果与单位绩效考核挂钩，强化责任落实。建立多方参与的监督体系，吸纳行业协会、用户代表等参与监督，形成监督合力。畅通反馈渠道，设立线上线下反馈平台，收集标准执行中的问题与建议。建立评估结果应用机制，将发现的问题纳入整改清单，明确责任主体与时限，跟踪整改效果，确保标准落地见效。

四、结语

新时代档案管理标准化建设是一项系统工程，需要从制度、技术、人才等多方面协同推进。面对当前存在的问题，应通过完善标准体系、深化技术应用、加强人才培养、健全监督评估机制等措施，不断提升档案管理标准化水平，为档案事业高质量发展奠定坚实基础。未来，随着技术的不断进步与实践的深入，档案管理标准化建设将在服务社会发展、保障民生需求中发挥更大作用。

参考文献：

[1 刘焕伟.事业单位档案管理工作标准化和数字化建设要求与实践[J].兰台内外,2024,(29):66-68.

[2]周丽.档案管理工作标准化建设对策分析[J].中国标准化,2022,(16):89-92.

[3]赖瑾慕.新时期推动档案管理标准化建设策略探析[J].办公自动化,2023,28(04):56-58.