机关文书档案信息安全与保密策略研究

摘要：本文聚焦机关文书档案信息安全与保密，阐述其重要性，分析面临的风险，从制度建设、技术应用、人员管理、监督检查及应急处理五方面探讨策略，旨在提升机关文书档案信息安全保密水平，防止信息泄露，维护机关工作正常运转。

关键词：机关文书档案；信息安全；保密策略

一、引言

机关文书档案作为机关工作活动的真实记录，涵盖大量敏感信息，涉及国家安全、国土资源、社会稳定以及机关工作的正常开展。在信息技术飞速发展的当下，机关文书档案管理逐渐向数字化、信息化转变，这虽提升了管理效率与服务质量，但也使信息安全与保密面临严峻挑战。

二、机关文书档案信息安全与保密的重要性

（一）维护国家安全与利益

机关文书档案中部分信息涉及国家政治、经济、军事、国土资源等关键领域，一旦泄露，将对国家安全构成严重威胁，损害国家核心利益，若被不法分子获取，可能导致国家战略布局暴露，使国家在国际竞争中处于被动地位，甚至引发国土资源争端。

（二）保障机关工作正常运转

机关文书档案记录了机关各项工作的决策过程、执行情况及工作成果，是机关工作开展的重要依据。自然资源相关部门，其档案涉及土地规划、资源分配等重要信息[1]。若信息安全与保密工作不到位，导致档案信息丢失、篡改或泄露，将影响机关工作的连续性与准确性。

（三）保护公民权益

保障信息的安全与保密，是对公民隐私权和个人权益的尊重与保护。一旦公民个人信息泄露，可能引发骚扰电话、诈骗等问题，给公民带来经济损失和生活困扰。

三、机关文书档案信息安全与保密面临的风险

（一）技术风险

1.网络攻击

随着机关文书档案数字化进程加快，网络成为信息存储与传输的重要载体。黑客可能利用网络漏洞，通过恶意软件、病毒等手段攻击机关档案管理系统，窃取、篡改或删除信息。例如，勒索病毒攻击可加密档案数据，导致机关无法正常访问，严重影响工作。

2.存储设备故障

存储机关文书档案信息的硬盘、光盘等设备可能因老化、损坏、误操作等原因出现故障，导致数据丢失。如硬盘物理损坏，可能使存储在其中的大量重要档案信息无法恢复，造成不可挽回的损失。

（二）管理风险

1.制度不完善

部分机关缺乏完善的文书档案信息安全与保密制度，对档案的收集、整理、存储、利用等环节没有明确的安全与保密规定，导致工作无章可循，容易出现管理漏洞。例如，在档案借阅环节，没有严格的审批流程和登记制度，易造成档案信息失控。

2.流程不规范

在文书档案管理流程中，如档案数字化加工、信息录入等环节，若操作不规范，可能导致信息泄露。例如，数字化加工过程中，对操作人员管理不善，可能使外部人员接触到敏感信息。

（三）人员风险

1.安全意识淡薄

部分机关工作人员对文书档案信息安全与保密的重要性认识不足，缺乏必要的安全意识和保密常识。在日常工作中，可能因疏忽大意，如随意连接公共网络处理档案信息、在非保密场所讨论机密内容等，给信息安全带来隐患[2]。

2.职业道德缺失

极少数工作人员受利益驱使，违反职业道德，将机关文书档案信息非法出售或提供给他人，导致信息泄露。这种行为严重损害了机关形象和国家利益。

四、机关文书档案信息安全与保密策略

（一）完善制度建设

1.建立健全安全与保密制度

制定涵盖机关文书档案全生命周期的信息安全与保密制度，明确各环节的安全与保密要求。如在档案收集制度中，规定对敏感信息的收集范围和保密措施；在档案利用制度中，明确借阅审批流程、使用范围及归还期限等。

2.细化责任追究制度

明确机关各部门及工作人员在文书档案信息安全与保密工作中的职责，对因失职、渎职导致信息安全事故的，严格按照责任追究制度进行处理。通过严肃的责任追究，增强工作人员的责任意识。

（二）强化技术应用

1.构建安全防护体系

采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等网络安全技术，对机关档案管理网络进行全方位防护，阻止外部非法入侵。同时，运用加密技术，对存储和传输中的文书档案信息进行加密处理，确保信息即使被窃取也难以被破解。

2.加强数据备份与恢复

建立完善的数据备份机制，定期对机关文书档案信息进行备份，并采用异地存储方式，防止因本地灾害等原因导致数据丢失。同时，制定数据恢复计划，确保在数据出现问题时能够快速恢复，保障工作正常进行。

（三）加强人员管理

1.开展安全教育培训

定期组织机关工作人员参加信息安全与保密教育培训，通过案例分析、知识讲座等形式，提高工作人员的安全意识和保密技能。培训内容包括网络安全知识、保密法律法规、信息处理规范等，使工作人员深刻认识信息安全与保密的重要性。

2.严格人员审查与管理

在人员录用环节，对涉及文书档案管理工作的人员进行严格的背景审查，确保人员政治素质和职业道德符合要求。在日常工作中，加强对工作人员的监督管理，规范其操作行为，防止因人员失误或违规操作导致信息泄露。

（四）强化监督检查

1.定期开展安全检查

建立定期的机关文书档案信息安全与保密检查机制，对档案管理系统、存储设备、工作流程等进行全面检查。检查内容包括网络安全防护措施是否有效、制度执行是否到位、档案存储环境是否安全等，及时发现并整改存在的问题。

2.引入外部专业评估

定期邀请专业的信息安全评估机构对机关文书档案信息安全状况进行评估，借助专业力量发现潜在的安全风险和漏洞，并根据评估建议制定针对性的改进措施，提升信息安全防护水平。可引入专业机构进行渗透测试和安全评估，检验系统抵御攻击的能力。

（五）建立应急处理机制

1.制定应急预案

针对可能出现的信息安全事件，如网络攻击、数据泄露等，制定详细的应急预案。预案应明确应急处理流程、各部门职责分工、应急响应措施等内容，确保在事件发生时能够迅速、有序地开展应急处理工作。应特别关注地理信息数据、不动产登记信息等核心数据的应急保护措施，制定专项应急预案。

2.开展应急演练

定期组织机关工作人员开展应急演练，模拟信息安全事件场景，检验和提高工作人员的应急处理能力。

五、结论

在信息化时代背景下，机关文书档案的信息安全与保密工作对于国家的安全、国土资源的有效管理、机关的正常运转以及公民的合法权益具有至关重要的意义。

参考文献

[1]辛炜.浅谈如何做好机关文书档案管理工作[J].黑龙江档案，2023，（01）：134-136.

[2]曹熠炜.新时代机关文书档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2022，（32）：43-45.

[3]孙亚.浅谈对文书档案的管理[J].明日风尚，2018，（08）：341.