档案管理信息化建设与传统档案管理模式的融合研究

档案管理承载着国家与社会的历史记忆，是公共治理、社会运转与文化传承的重要资源。长期以来，档案管理主要依赖纸质载体和人工方式，形成了较为稳定的传统模式。该模式在档案保存的完整性、档案鉴定的规范性以及管理制度的严谨性方面发挥了重要作用。但随着信息化技术的快速发展，传统模式逐渐暴露出效率低、共享性差和利用率有限等问题。

近年来，档案信息化建设逐渐深化，数字档案馆、智能检索系统和在线共享平台成为档案行业的发展方向。信息化手段大幅提升了档案存储、检索与利用效率，但在安全性、规范性与长期保存方面仍存在挑战。如果一味抛弃传统模式而全面依赖信息化，将导致档案工作出现系统风险。因此，档案管理必须在继承传统模式的基础上，探索信息化建设与传统档案管理的融合路径，发挥两者的互补优势，从而实现档案工作的科学化、系统化与现代化。

一、传统档案管理模式的特征

（一）档案载体的物理性与持久性

传统档案管理的核心特征在于纸质档案的物理性。纸质档案具有直观可见、便于人工检索、保存时间长等特点。在长期保存条件良好的情况下，档案的保存周期可超过百年，这使得其在真实性、完整性和不可篡改性方面具备显著优势。物理载体还具有天然的抗网络攻击属性，避免了因系统漏洞导致的泄密问题。

（二）管理流程的规范化与制度化

传统档案管理在形成过程中，逐渐建立了完整的制度规范与操作流程。档案的收集、鉴定、归档、保管和利用等环节均有明确的制度依据，保证了档案管理的规范性和权威性。这种以制度为核心的管理方式，不仅提升了档案工作的标准化水平，还为档案的合法性和真实性提供了制度保障。

（三）人工管理的经验性与局限性

传统档案管理高度依赖档案工作人员的经验与专业判断。工作人员通过长期的工作积累形成较高的业务能力和档案鉴别力，这是档案工作的专业价值所在。然而，这种经验性也带来局限性，即工作效率受限于人工操作，档案数量庞大时容易出现检索迟缓和管理疏漏的问题。

二、信息化建设对档案管理的推动作用

（一）档案存储方式的数字化转变

信息化建设的首要成果是档案存储方式的转型。数字化档案能够通过磁盘阵列、云存储和数据库系统进行保存，大幅减少物理空间占用。同时，信息化系统可通过数据压缩与分布式存储技术，提高存储效率与存储容量。近年来，一些档案馆采用集中存储设备后，存储容量可达到数百TB，显著提升了档案管理的承载能力。

（二）检索效率的智能化提升

信息化手段使档案检索不再局限于人工目录。通过智能检索系统，可以实现全文搜索、多条件组合检索和语义识别，大幅提升档案利用效率。例如，在建设档案信息平台后，用户检索时间从平均30 分钟缩短至3 分钟以内，效率提升近十倍。信息化检索不仅提高了服务水平，也拓展了档案的利用价值[1]。

（三）服务方式的网络化拓展

传统档案管理主要依赖线下查阅，而信息化建设为档案服务方式提供了网络化支持。通过在线平台，用户可以实现远程申请、在线查阅与数字下载，这极大地拓展了档案服务的覆盖范围。网络化服务不仅方便了社会公众，也提升了档案管理的公共服务功能，推动了档案工作的社会化发展。

三、信息化建设与传统档案管理模式的融合路径

（一）技术体系的融合发展

1.存储方式的双轨并行

档案存储是档案管理的核心环节。在融合发展过程中，应坚持纸质档案与数字档案双轨并行。纸质档案因其原始凭证价值，在档案真实性与法律效力方面不可替代；数字档案则凭借高效存储和快速检索优势，大幅提升利用率。通过建立混合存储体系，可以实现物理保存与虚拟保存的互补，既保障档案的长期可靠保存，又满足用户对高效检索和远程利用的现实需求。

2.编目与数据库的统一衔接

信息化建设必须与传统档案编目制度实现有效衔接。当前，不同系统之间数据标准不一，导致档案数据存在兼容性不足的问题。应推动纸质档案目录与电子数据库的同步建设，实现档案条目在统一平台上的自动转换与调用。这样不仅提高了档案管理的科学化水平，还能有效避免因系统差异造成的档案信息孤岛[2]。

3.技术安全与可靠性保障

在技术融合过程中，安全性问题尤为突出。数字档案在传输与存储过程中易受到网络攻击或硬件故障的威胁，因此需建立双机热备、异地容灾与定期校验机制。通过完善的技术防护体系，可以使档案信息在突发情况下快速恢复，最大程度降低数据损毁与丢失的风险。

（二）管理制度的互补完善

1.制度框架的双向衔接

制度层面的融合需要构建“双轨制”框架：一方面保持传统制度的规范性与权威性，保障档案收集、鉴定和归档的合法性；另一方面引入信息化制度，涵盖数据权限管理、数字签名与网络安全审核等新内容。双向衔接能够确保传统档案管理的稳定性，同时为信息化发展提供制度保障。

2.权限分级与责任追溯机制

在融合发展中，档案权限管理需要更加精细化。可根据档案类型、利用对象和使用场景，建立分级权限管理模式，并通过数字化平台实现动态授权。同时，需引入责任追溯机制，明确每一项操作的责任主体，从而避免因管理漏洞导致的数据泄露或档案滥用。

3.人员培训与制度执行保障

制度能否有效落实，关键在于人员素质。融合发展的过程中，应针对档案人员开展信息化技能培训，使其既掌握传统档案管理规范，又能熟练操作信息化系统。同时，还需建立制度执行的监督机制，对违规操作进行问责，确保制度的刚性与执行力。

（三）服务模式的综合创新

1.线上线下结合的多元服务

服务模式的创新应遵循“线上+线下”结合的原则。纸质档案的查阅适用于涉及法律凭证或高保密需求的场景，而网络平台可满足日常档案查询的高频需求。通过双渠道并行服务，能够实现传统档案馆功能与信息化平台优势的有机结合。

2.移动端与智能化应用

随着移动互联网的发展，档案服务正逐渐向移动端拓展。档案机构可开发基于智能终端的应用，实现移动检索、在线预约与远程利用。同时，可以结合人工智能技术，提供智能问答与语义检索服务，提升用户体验。

3.用户导向的服务优化

档案利用最终面向用户，服务模式的创新必须以用户需求为导向。在融合发展中，应建立用户反馈机制，动态调整档案服务的功能与内容[3]。通过大数据分析用户的检索行为与服务习惯，还可为未来的档案服务升级提供数据支撑，推动档案服务从被动供给向主动供给转变。

四、结语

档案管理信息化建设与传统档案管理模式并非相互排斥，而是互为补充、相互促进的关系。传统模式在真实性、完整性和制度规范性方面具有不可替代的优势，而信息化建设则在存储效率、检索速度和服务便捷性方面提供了新的可能。通过技术体系、管理制度与服务模式的融合，可以实现档案工作的转型升级。

参考文献

[1] 常凤. 档案信息化与传统管理的融合策略研究[J]. 办公室业务,2024,(13):25-27.

[2]杨子佳.基于档案管理与现代信息技术融合创新研究[J].黑龙江档案,2020,(06):62.

[3] 王迪. 纸质档案与电子档案融合管理创新的研究[J]. 科技视界,2021,(27):75-76.