企事业单位档案管理制度建设与规范化研究

引言

档案是企业在生产运营、行政管理等工作中或各项工作业务中产生的具有历史价值的信息资料的总称。档案管理制度是指导档案管理工作有序开展的准则和尺度。现今仍有不少单位在制定档案管理制度的过程中出现制度有欠缺、执行不到位、标准有差异的情况，难以让企业的档案管理朝着更加规范化的道路前进。由于制度化、标准化、信息化已成为当今档案管理的发展趋势，因此本文从企事业单位档案管理制度建设及规范化工作的角度出发，探讨其必要性和不足之处，并针对现存的问题，给出具体有效的建议。

一、档案管理制度建设的基本理论基础

1.1 档案管理制度的内涵

档案管理制度是为了规范、引导和规范整个档案管理工作而制定的一系列程序和步骤。在档案管理制度上要体现档案形成、整理、保管、利用、移交、销毁等各个过程，并规定其制度的内容主要包括：档案管理职能划分、档案分类标准、保管期限、密级划分、借阅审批手续、档案保管技术规范以及追责制度等。档案管理制度建设的好坏决定档案管理工作整体质量和效果，也是一个单位内部控制、合规管理水平的关键因素。

1.2 制度建设在档案管理中的核心作用

制度建设在档案管理方面起到了规范统一、明确定位、规范程序和强化履职等作用。利用好制度建设能避免由于操作的随意性而导致的管理漏洞，保证档案信息完整和安全；并且制度会让档案管理的行为具有一定的标准性，各个岗位都能依此标准去开展档案管理工作，保证了档案资源有条不紊的流动以及安全性的使用，将制度化管理的过程生成一个循环并持续地作用下去，进一步提高档案管理人员自身的业务水平以及管理工作的能力，并让管理工作按着符合规范、标准的方向发展。

1.3 制度规范化发展的重要意义

档案制度规范化有助于提高管理水平，对信息安全提供重要保障，有利于提升单位核心竞争力。健全规范的制度建设，使档案管理更加规范、档案内容真实完整、查找更加快捷方便、档案利用合规合理，达到资源共享和为领导服务的目的。通过完善规范化建设，将档案管理和业务工作相互融合，提高档案工作在单位整体管理中的地位，为企事业单位提供决策支持，推进治理能力现代化。

二、企事业单位档案管理制度现状分析

2.1 制度体系不健全

部分单位在档案管理制度建设方面存在制度覆盖不全面、更新不及时和内容比较片面的现象，多数单位只针对档案收集与归档建立相关制度，缺少针对档案形成、档案整理、档案利用、档案销毁、电子档案管理等其他环节的制度安排，少部分单位甚至整个制度已经十几年没有修改更新过，无法适应信息技术的发展以及管理制度的变化，给制度的实施带来一定的困难。很多单位的制度既不成套、有脱节、也不严谨、不科学，内容琐碎且交叉重叠较多，不利于制度效能发挥。

2.2 制度执行缺乏刚性约束

有的单位虽然有相应的制度文本，但是存在制度落实力较差，档案工作存在随意性和形式化的现状；制度执行没有监督和考核，有的档案形成了但没有马上归档，有的档案未按规定归档、借阅审批流程不规范等。有些岗位工作人员对制度认识不清、不够重视，存在操作不规范、执行不到位、责任不明的问题。制度执行软约束问题严重降低了制度建设的作用效果，使得档案管理的风险越来越突出。

2.3 标准化与信息化建设有所落后

制度化建设尚需进一步推进和完善，档案标引建设进度偏慢，各个业务部门的分类、编码、保管期限的规定不尽一致，导致档案管理工作有差异，不够规范。缺少电子档案管理制度，电子档案的归档、存储、备份、安全防护等缺乏制度化的要求，不能满足信息化建设要求的需要。信息技术手段的运用不够广泛，档案数字化管理系统建设滞后，制度与现实脱节，不能适应智能化档案管理工作的需求，从而影响档案工作管理水平的提升和服务能力的发挥。

三、档案管理制度规范化建设的优化路径

3.1 完善顶层制度设计和统筹布局

根据本单位实际情况出发，系统的考虑和谋划，科学建立全面覆盖档案管理工作全过程的制度体系，制度要涉及到档案从形成、收集、整理、保管、利用、移交、销毁等各个环节的全流程管控制度；制度设计要厘清制度层级关系，将单位综合性档案管理制度、部门档案管理实施细则和岗位操作规程科学衔接，通过制度顶层设计理顺各种类型的制度之间的关系，使制度之间实现逻辑严密、衔接顺畅、标准统一的系统化规范。

3.2 加强制度的执行力度和监督力度

规范化的制度是刚性的执行，要建立以制度执行效果为导向的监督考核机制，把档案制度执行情况纳入单位内控管理和绩效考核，并作为选择任用干部的重要依据，档案管理部门应该定期开展制度执行自查、抽查及专项检查，及时发现问题、薄弱环节，抓好补齐短板工作；严明责任追溯，确定档案管理各个岗位的工作职责到人、工作责任落实到人、工作完成情况追溯到底；加强问题整改闭环管理，使制度在实际工作中的执行力始终具有的严肃性和权威性。

3.3 推进标准化体系建设与完善细化技术规范

制度规范化建设要借助于标准化的理念来开展，从而可以有效的完善档案管理制度体系和技术规范标准。例如：制订档案分类标准、保管期限表、电子文件归档规范、保密审查标准、借阅审批流程标准等重要的标准体系。应用标准化的技术手段对档案的元数据格式、编码规则及存储结构进行统一对档案信息进行规范化的组织和高效的检索。为档案制度规范化做好技术方面的支撑工作，使得管理的操作更加的规范以及统一化。

3.4 积极促推档案管理信息化平台支撑建设

档案管理制度化要同信息化融合，依靠信息系统落地执行。加快推进建设档案数字化管理系统，实现档案数据电子化、过程自动化、监督即时化和使用方便化；将信息系统内嵌制度执行控制逻辑，管控好归档范围、归档时限、借阅权限、文件流转等问题；通过信息系统可做到事前预警、事中防范和事后纠偏，可以提供分析的数据，能够对优化制度、预警风险和绩效考核提供支撑，实现了从凭经验管理到按规则行事的转变。

结束语

企事业单位档案管理制度规范化是档案工作的基本前提，只有做好制度设计，强化执行监督，注重建立和完善，才能达到档案管理系统化、规范化、现代化的要求；而档案制度规范化又不仅仅是档案工作自身发展的内在需要，更是企业单位提高治理能力、加强内部控制和信息安全的重要手段与保障，在此基础上，还要结合当前的工作要求以及现代信息技术的发展趋势不断改进档案规范化制度建设，推进档案工作高质量发展。

参考文献

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