建筑工程资料管理核心要素与体系化发展研究

1、引言

在现代工程建设领域，工程资料作为贯穿项目全生命周期的核心信息载体与法定凭证，其管理质量直接影响工程安全、效能与合规性。随着建筑规模扩大与技术复杂度提升，设计图纸、施工记录、检测报告等资料的完整性、准确性与时效性已成为保障工程质量追溯、落实终身责任制的基础前提，更是项目精细化管理和纠纷裁定的关键依据[1]。在建筑工程施工过程中，资料缺失、信息断层、管理不规范等问题仍普遍存在，不仅威胁工程实体安全，更易引发法律风险与资源浪费[2-5]。因此，系统研究工程资料的科学管理体系，对提升工程质量可控性、管理效率及风险防控能力具有迫切现实意义。

2、资料编制的规范性与系统性要求

工程资料编制需确保真实性与一致性，所有文件中的工程名称必须与规划许可证、施工许可证完全统一，日期记录需符合实际施工工序逻辑。材料管理是资料编制的核心，各类材料进场记录需及时登记并做好台账，钢筋进场需提供加盖生产单位公章的原厂质量证明书，复印件需标注原件存放信息及经办人签字；水泥用于承重结构或存放超期（通用水泥超过 3个月）时，必须进行安全性复试并实行见证取样。钢结构工程中焊接材料与高强度螺栓需提供复试报告，防火涂料须附资质机构检测报告；幕墙工程的安全玻璃需具有 CCC 认证，硅酮结构胶需提交相容性检测报告；防水材料在屋面及地下室部位必须见证取样，新型材料需提供省级以上鉴定文件；装饰装修材料需符合有害物质限量标准并附检测报告，建筑外窗需通过抗风压性、气密性、水密性“三性试验”。

施工日志作为过程记录载体，需完整涵盖五类内容：基本内容（日期、气象、施工部位、人员机械情况）、工作内容（进度、会议决议、监理指令执行）、检验内容（隐蔽工程验收、试块制作、材料送检）、检查内容（质量整改、安全隐患处理）及其他协作信息（材料进场记录等），通过系统性记录实现施工过程的可追溯性。

3、组卷归档的标准化流程与移交机制

组卷工作需遵循分类科学、载体分离、结构清晰三大原则。资料应按单位工程分类组卷，专业性强的分部工程（如桩基、节能工程）需单独成卷；不同载体文件分别组卷，每卷厚度不超过 25mm ；必须采用总目录（整体概况）、分目录（每盒资料）、子目录（每册资料）三级体系确保检索效率。归档文件须优先使用原件，复印件需加盖原件存放单位公章并注明经办信息；签字须用档案专用笔，归档资料均需手工签名；图纸折叠采用“手风琴式”确保右下角图标和竣工章外露，小于 A4 幅面的文件用 A4 纸衬托。

移交程序分三阶段执行：总承包单位汇总分包资料后向建设单位移交；监理、勘察等单位将立卷文件移交建设单位；需归档城建档案馆的工程，在竣工验收备案前移交完整资料。此流程通过责任主体明确化与移交节点刚性化，保障档案链条的完整性。

4、报建审批与专项验收的协同管理

工程建设前期需完成“五证”审批：用地规划许可证、国有土地使用证、工程规划许可证、施工许可证、环评批复构成合法施工基础。可行性研究报告按项目规模分级审批，国家重点工程报国家计划部门，小型项目由地方主管部门负责；未编制环评报告的项目需补办相关手续，否则不得投产。

专项验收贯穿竣工阶段，需严格遵循流程衔接：节能验收需提交外墙钻芯检验报告、外窗气密性检测等文件，由总监理工程师主持；规划验收依据测绘成果核验建筑位置、高度等指标；消防验收重点检查通道宽度、消火栓试射及联动调试记录；人防验收核查滤毒设备、管道封堵及人防门调试；档案验收按规范要求立卷，是竣工验收的前置条件。规划验收需现场照片佐证指标合规性，消防验收需解决防火墙封堵遗漏等典型问题，人防验收需完成风机测试确保设备运转正常，各专项验收需形成闭环管理。

5、数字化转型与标准迭代的融合创新

工程资料管理正经历从纸质化向数字化的转变。2024 年新团体标准赋予了电子签章、区块链存证与传统载体同等效力，确立生成即归档的原则，从源头上解决纸质资料易篡改、难追溯的固有问题[6]。建筑工程资料数字化转型，通过构建云端协同平台实现多方实时数据交互，物联网设备自动采集施工参数并绑定空间坐标，可形成不可抵赖的过程记录。实行移动端填报与在线审批，可使电子表单与纸质表单的互相补充；将隐蔽验收影像、材料检测报告等关键资料即时同步至共享数据库，能确保信息的真实性与时效性。

数字化转型本质是借助 BIM 技术将静态记录升维为动态信息流。当电子文件的法律地位被确立，模型成为全要素数据的空间载体，工程资料即从被动归档的凭证转化为驱动行业进步的新质生产力，这解决了传统管理中的协同障碍和管理困难，更使建筑信息在城市建造数字系统中成为记录城市发展的信息基石。

6、结论

本文系统剖析了建筑工程资料管理的核心要素与体系化发展路径。明确了资料编制的规范性与系统性要求，强调材料证明文件的真实统一及施工日志的全过程追溯；阐述了组卷归档的标准化流程，通过分类组卷、三级目录体系及刚性移交机制保障档案完整性；梳理了报建审批与专项验收的协同管理逻辑，指出审批与各专项验收闭环衔接的必要性；对工程资料的核心要素与数字化转型发展进行研究，使工程资料真正成为建筑全生命周期管理的核心资产，为城市建设发展与城市更新提供可持续的信息基础。

参考文献

[1]王健.建筑工程技术管理当前存在问题与对策[J]. 工程技术研究，2017，（01）：133-134.2096-2789.2017.01.412.

[2]王建强.建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略研究[J].内蒙古煤炭经济，2013，（07）：9-10.

[3]闫金平.分析建筑工程监理内业资料管理现状、重要性及管理措施[J].科技创新与应用，2016，（28）：268.

[4] 程超. 建筑 工程资 料管 理问 题与对 策分 析[J]. 中国 城市经济，2011，（09）： ：239+241 .

[5]赵欣.建筑工程施工技术资料管理中的问题及解决措施[J].绿色环保建材，2018，（11）：155+158.

[6]中国建筑业协会.T/CCIAT 0045—2022 建设工程电子文件与电子档案管理规程[S].北京：中国建筑工业出版社，2022.