强化电子档案管理和利用的主要策略探究

引言：电子档案是现代科学技术发展的产物，是信息时代档案事业发展的必然趋势。近年来，随着电子政务、电子商务的不断推进，各类电子文件、电子数据大量涌现，电子档案在档案总量中所占比重不断提高。加强电子档案管理，做好电子档案的收集、整理、保管和利用工作，已经成为新形势下档案工作的重要课题。为此，本文围绕强化电子档案管理和利用展开研究，期望能够为新时期电子档案事业的发展提供参考。

1 强化电子档案管理和利用的重要性

电子档案蕴含着丰富的信息资源，是国家重要的信息资产。伴随大数据时代的到来，电子档案在社会管理、经济建设、科学研究等领域发挥着越来越重要的作用。强化电子档案管理和利用，对于充分挖掘电子档案的潜在价值，促进经济社会发展具有重要意义。一方面，加强电子档案管理，建立健全相关制度，完善工作流程，有助于实现电子档案管理的规范化和标准化，提升档案管理的科学化水平。另一方面，做好电子档案利用工作，创新利用方式，优化利用服务，能够最大限度地发挥电子档案的社会效益和经济效益，为用户提供高质量的信息服务。因此，强化电子档案管理和利用，是顺应时代发展要求，推进档案事业现代化的必然选择。

2 强化电子档案管理和利用的主要策略

2.1 完善管理制度与标准

电子档案管理工作涉及诸多环节，制度建设乃是强化电子档案管理的基石。档案管理部门要立足电子档案的特点，从源头入手，制定全面、系统的管理制度，覆盖电子档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用、销毁等各个环节[1]。管理制度要明确各环节的工作流程、操作规范和质量标准，确保电子档案管理有章可循、有据可依。并且档案管理部门还要进一步细化岗位职责，厘清各部门、各岗位在电子档案管理中的权责边界，形成分工明确、协同高效的工作格局。在此基础上，档案管理部门要建立健全责任追究和绩效考核机制，将电子档案管理工作落实到人，确保制度落地见效。不过制度建设绝非一蹴而就，档案管理部门要坚持与时俱进，广泛吸收国内外先进管理理念和优秀实践经验，定期评估修订，持续优化完善管理制度，使其始终符合电子档案管理的客观需要。与此同时档案管理部门还要加强电子档案管理标准化建设，严格按照国家和行业标准，并结合本单位实际，制定切实可行的电子档案管理标准，从格式、元数据、存储介质等方面入手，规范电子档案的形式和内容，为电子档案的长期保存和有效利用奠定基础。

2.2 加强安全防护体系建设

相较于传统纸质档案，电子档案更易受到物理损毁、病毒侵袭、黑客攻击等威胁，安全防护尤为重要。对此档案管理部门要树立总体安全观，从物理安全、网络安全、数据安全等层面着手，构筑多位一体的安全防护体系[2]。物理安全是安全防护的第一道防线。档案管理部门要严格管控电子档案存储设备的运行环境，配备温湿度监测、防火防盗等设施设备，定期开展设备巡检和维护，及时消除安全隐患。同时还要加强人员管理，严格执行电子档案库房进出管理制度，防止人为破坏和盗窃事件发生。网络安全关乎电子档案管理系统的稳定运行。档案管理部门要加强网络边界防护，利用防火墙、入侵检测等技术手段，对非法访问进行有效过滤和阻断。针对重要系统，还要部署专门的主机防护软件，全方位监测和拦截病毒攻击。在数据安全方面，档案管理部门要遵循“宁备勿失”的原则，建立健全数据备份与容灾机制。采用本地备份与异地备份相结合、增量备份与全量备份相结合的方式，定期开展数据备份，确保电子档案数据的完整性和可恢复性。对于涉密电子档案，还要利用加密技术进行存储和传输，最大限度保证其机密性。

2.3 提升人员素质与能力

现代电子档案管理对档案人员的综合素质和专业能力提出了更高要求，档案管理部门必须高度重视人才队伍建设，努力提升档案管理人员的业务水平和创新能力。坚持需求导向，档案管理部门要定期组织专题培训，邀请业界专家、技术能手授课，重点围绕电子档案管理的新理念、新技术、新方法等内容，拓宽档案人员的知识视野，提升其业务技能[3]。在培训方式上，要注重方式创新，线上线下相结合，集中授课与研讨交流并重，着力提高培训的吸引力和实效性。培养复合型人才，档案管理部门要不断完善人才职业发展通道，拓宽档案人员的成长空间。积极为档案管理人员创造学历进修、职称晋升的机会，调动其学习积极性和工作热情。同时，还要制定科学的绩效考核和奖惩机制，将工作实绩与职业发展紧密挂钩，激发档案人员的内生动力。建设高素质队伍，档案管理部门还要鼓励和支持档案管理人员参加职业资格认证，引导其加强自身专业技能的学习和训练，努力成长为政治素质高、业务能力强、善于开拓创新的复合型人才，为电子档案管理事业提供坚实的人才支撑。

2.4 优化电子档案利用服务

电子档案是宝贵的信息资源，其价值在于利用和服务。面对新技术、新应用的不断涌现，档案管理部门必须与时俱进，创新电子档案利用方式，优化档案利用服务，充分释放电子档案的社会效益和经济价值。档案管理部门可以积极顺应信息技术发展大势，将云计算、大数据、人工智能等新技术广泛应用到电子档案管理中来；建设电子档案移动服务平台，为用户提供随时随地、便捷高效的档案利用服务；加快智能检索系统建设，利用语义分析、知识图谱等技术，不断提高档案检索的智能化水平，使用户能够便捷、精准地获取所需档案。针对不同用户的差异化需求，档案管理部门还要提供个性化的档案定制服务，最大限度满足用户需求。促进资源共享，各部门、各行业之间往往存在大量同质化的档案信息资源。并且档案管理部门要打破壁垒，加强跨部门、跨行业的档案资源共享。依托现有网络平台，建立电子档案共享机制，实现电子档案的联合编目、统一检索、集中利用，盘活档案资源，推动开放共享。

结语：总体而言，电子档案管理和利用是一项长期而艰巨的任务，需要档案管理部门与时俱进、开拓创新。完善管理制度与标准，是规范电子档案管理的基石；加强安全防护体系建设，是保障电子档案安全的关键；提升人员素质与能力，是提高电子档案管理水平的根本；优化电子档案利用服务，是发挥电子档案效益的途径。如此多管齐下、标本兼治，能够不断提升电子档案管理和利用水平，为经济社会发展提供优质高效的档案信息服务。

参考文献：

[1]刘妍.大数据时代电子档案管理与利用服务路径分析[J].兰台内外,2023,(27):12-13+16.

[2]刘燕.如何实现档案电子信息化提升档案利用效率[C]//中国管理科学研究院教育科学研究所.2022 电脑校园网络论坛论文集.山东省郓城县人力资源和社会保障局;,2022:147-150.

[3]夏颖.浅谈综合档案室档案信息管理系统建设[J].办公室业务,2022,(01):69-71.