医院人事档案管理的信息化建设路径研究

前言：

医院人事档案当中详细记录着医院职工的各类信息，是人力资源管理活动的重要依据，做好其信息化建设工作，能够打造高效、安全以及智慧化的人事档案管理体系，切实为医院人力资源管理工作提供可靠支撑，促进医院核心竞争力不断增强。因此有必要对医院人事档案管理的信息化建设路径展开深入探讨，从而为医院实现高质量健康发展进行助力。

一、搭建一体化档案管理平台

医院人事档案管理信息化建设的首要步骤便是搭建可以覆盖医院每一个部门的人事档案一体化管理平台。具体做法如下：

（1）与专业软件公司合作，结合本院人事档案管理实际情况及相关需求，开发一个功能齐全的人事档案管理平台。在功能设计上，应该具备人事档案录入、存储以及查询、统计、借阅等核心功能；（2）在开发平台的同时，医院应组织人事档案管理部门对现有的档案资料信息开展数字化处理工作，比如借助高分辨率扫描仪或者是专业图像处理软件等，对一系列纸质、照片、影像类人事档案资源实施数字化转变，以此保证档案足够清晰、完整。同时还应该打造规范的人事档案元数据标准，确保各类档案信息标准统一，保证各类基本信息（包括姓名、性别、出生日期以及职称、岗位等）可以准确进行录入和分类，从而为接下来的信息化管理提供精确可靠的数据基础；（3）借助数据库技术，将上述数字化处理后的档案信息全部存储于建好的人事档案管理平台当中，以此实现档案的完整存储、快速检索以及调用；（4）对于人事档案管理平台，还应该支持人事档案资料的在线更新与维护，比如当职工的人事信息出现变动时，档案管理部门可以及时在平台上完成更新，从而提升档案信息的更新及时性以及准确性[1]。

二、引入智能管理系统

在开展人事档案管理信息化建设活动期间，医院还可以尝试着对智能化的人事档案管理系统进行引用，此类系统通常对多种智能技术进行了集成，可以提高人事档案管理的自动化以及智能化程度，有助于大幅度提高人事档案管理效率和质量。例如：智能管理系统可借助自然语言处理技术，有效地对人事档案中的文本信息开展自动识别以及分类，可以将差异化类型的档案（包括入职档案、培训档案等），自动化地快速归类至相应的目录下，从而减少人工分类的工作量以及错漏问题。此外，系统还能够利用智能算法对档案的利用情况开展统计与分析工作，并且生成相关报表，比如档案借阅情况报表以及档案查询频率统计报表等，能够为人事档案管理决策的制定提供可靠依据。另外，智能人事档案管理系统，还能够借助大数据分析技术，对海量人事档案信息开展深度挖掘以及分析活动，从而为医院的人力资源规划、人才选拔以及绩效考核等提供可靠依据。

三、打造信息化安全防护机制

打造信息化安全防护机制同样是医院人事档案管理信息化建设主要路径之一。具体如下：

（1）在存储方面，建议对分布式存储技术进行运用，以此将人事档案资源存储于多个服务器节点上，防止单一服务器故障引发数据丢失。此外，加大对专业存储介质的运用力度，包括云存储、磁盘阵列以及磁带库等，以此保证数据可以得到长期可靠保存；（2）备份方面，应该采用全量备份以及增量备份两者相结合的方式，并且定期对人事档案数据开展备份活动。此外，为了应对突发情况，医院还应该建立异地备份机制，以此将人事档案数据备份至相应的异地存储中心，从而保证在本地数据中心发生故障期间，可以及时从异地有效恢复数据，提高档案管理的连续性以及稳定性；（3）安全方面。除了推行分级用户权限管理制度之外，还应该引入数据加密技术，提升人事档案数据在传输以及存储期间的安全性。此外，还应该安装防火墙、杀毒软件，并且定期开展安全漏洞检测、病毒查杀、软件升级、补丁更新等，以此防止黑客攻击或者病毒入侵。对于人事档案管理系统，还需要借助密码、短信验证、指纹识别等多种认证方式实施综合运用，进一步增强系统访问的安全性[2]。

四、构建人事档案信息化共享机制

档案信息化共享是医院人事档案管理信息化建设的一条关键路径，其可以打破信息孤岛，让“死档案”转变为“活数据”。具体做法如下：

（1）对内，应该打造医院级人事档案信息共享中心，切实将人事档案管理系统与人力资源管理系统、财务系统、培训系统以及绩效考核系统、各科室相关系统等进行充分连接，实现人事档案数据的共享与互通，释放档案资源价值。比如人力资源管理部门能够随时调取各科室目前已有职工的学历、职称以及项目经验等数据信息，从而精准判断人才缺口，合理编制人才招聘方案；（2）对外，应该与卫健委、医保局等一系列外部单位打造安全合规的档案数据交换通道，并且借助区块链技术完成数据溯源以及操作留痕，确保数据能够得到合理使用[3]。

结语

综上所述，医院人事档案管理的信息化建设属于一项系统性工程，其涉及档案资料的数字化处理至档案价值挖掘整个链条的信息化升级，可以提高人事档案管理整体质效，实现从“静态保管”到“动态赋能”的有效跃升。因此有关医院应进一步加大对医院人事档案管理信息化建设的研究力度，切实结合自身实际需求，思考建设方法和路径，从而推动人事档案管理逐渐地向着自动化、精准化以及智慧化方向进行发展。

参考文献：

[1]张立美,于长海.信息化时代公立医院人事档案管理路径探析[J].兰台内外,2024(34):25-27.

[2]张婷婷,郝秀莲,薛梅.智慧管理建设背景下医院人事档案信息化新发展探析[J].办公室业务,2024(18):63-65.

[3]何紫艳.浅谈加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径[J].丝路视野,2022(12):43-45.