人事档案管理的创新路径与规范化探索

摘要： 随着数字经济的快速发展，普通纸质版人事档案管理面临着诸多挑战。本文通过分析人事档案管理的现状和问题，提出了创新路径与规范化探索的策略，旨在为提高人事档案管理水平提供参考。

关键词：人事档案管理；创新路径；规范化

一、引言

在当今数字化时代，普通纸质版人事档案管理却成为一个亟待解决的问题。传统的人事档案管理模式难以适应新业态从业者的特点，如何创新人事档案管理路径，实现规范化管理，成为当前面临的重要课题。

二、人事档案管理的现状

（一）档案内容不完整

传统的人事档案主要包括个人履历、学历、职称、奖惩等信息。但由于很多学历或履历证明材料时间久远，很难追回溯源，从而导致档案内容不完整。

（二）档案管理手段落后

普通人事档案仍采用纸质档案管理方式，这种方式存在着存储不便、易损坏、查询困难等问题。同时，档案管理信息化水平低，缺乏统一的档案管理平台，无法实现档案信息的共享和动态管理。

（三）档案利用效率低

由于档案管理不规范，档案信息不完整、不准确，难以获取准确的档案信息，导致档案利用效率低下。

三、人事档案管理面临的问题

（一）管理意识淡薄

很多用人单位对人事档案的重要性认识不足，缺乏档案管理的意识。一些从业者认为自己的工作不稳定，不需要人事档案；很多用人单位则认为人员流动性大，管理人事档案成本高，不愿意承担档案管理的责任。

（二）信息安全风险高

随着档案管理信息化的推进，人事档案面临着信息安全风险。网络攻击、数据泄露等问题可能导致档案信息被篡改、丢失或滥用，给从业者和用人单位带来严重的损失。

（三）缺乏专业管理人才

人事档案管理需要既懂档案管理又熟悉新业态特点的专业人才。但目前，这样的人才较为缺乏，无法满足用人单位人事档案管理的需求。

四、人事档案管理的创新路径

（一）明确档案管理主体

当前，明确档案管理主体至关重要。政府应发挥主导作用，由人力资源和社会保障部门牵头，整合各方资源。相关部门如市场监管、税务等可提供从业者的经营及纳税信息，丰富档案内容。行业协会则熟悉行业特点和从业者情况，能协助进行档案的分类和管理。同时，鼓励第三方档案服务机构参与，这些机构具有专业的管理经验和技术手段，可提高档案管理的专业化水平。通过多方合作，建立健全档案管理体制，明确各自职责，确保人事档案有人管、管得好、查得到。

（二）丰富档案内容

建立档案信息采集机制，可通过平台数据对接、从业者自主申报、用人单位反馈等方式，及时收集和更新相关档案信息，确保档案信息的完整性和准确性，为全面了解从业者提供依据。

（三）推进档案管理信息化

档案管理信息化是适应数字化发展的必然选择。加大投入建立统一的管理平台，利用大数据可对海量档案信息进行分析，为人才匹配和行业发展趋势预测提供支持。云计算实现档案信息的高效存储和快速调用，无论从业者身在何处，用人单位都能便捷查询。区块链技术确保档案信息不可篡改，增强信息的可信度。同时，加强档案信息安全防护，设置多重加密、访问权限控制等措施，防止信息泄露，确保档案信息的安全可靠。

（四）提高档案利用效率

建立档案信息服务机制，为用人单位和从业者提供便捷服务。用人单位可快速查询档案，找到符合需求的人才，促进人才的合理流动和配置。从业者也能随时了解自己的档案情况，更好地展示自身优势。通过档案信息的共享，提高人力资源的利用效率。此外，加强对档案信息的分析和挖掘，为政府决策提供数据支持，如制定人才政策、规划行业发展等，为行业发展提供参考依据。

五、人事档案管理的规范化探索

（一）加强宣传教育

通过多种渠道加强对人事档案管理的宣传教育，提高从业者和用人单位的档案管理意识。让他们认识到人事档案的重要性，积极配合档案管理工作，共同营造良好的档案管理环境。

（二）强化信息安全管理

建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案管理信息化系统的安全防护。采用加密技术、访问控制、数据备份等措施，确保档案信息的安全。同时，加强对档案管理人员的信息安全培训，提高他们的安全意识和防范能力。

（三）培养专业管理人才

加强对人事档案管理专业人才的培养，建立人才培养机制。通过开展培训、学术交流等活动，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。同时，吸引和留住优秀的档案管理人才，为人事档案管理提供人才支持。

六、结论

人事档案管理是一项具有重要现实意义的工作，面对当前存在的问题，我们应积极探索创新路径，加强规范化管理。通过明确档案管理主体、丰富档案内容、推进档案管理信息化、提高档案利用效率等措施，不断提高新业态从业者人事档案管理水平。同时，完善法律法规、加强宣传教育、强化信息安全管理、培养专业管理人才，为人事档案管理提供有力保障。只有这样，才能更好地适应数字经济时代的发展要求，为人才培养和社会进步奠定基础。

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