简析财务共享系统在工程项目管理中的应用

关键词：工程项目、财务共享系统、成本管理、经济效益分析

引言

近年建筑业呈现出市场准入门槛较低，企业数量众多，总体市场竞争激烈，利润率越来越市场透明的态势，对项目管理水平提出了较高的要求，项目经济数据分析在项目管理过程中被各管理层级重视。财务部门虽是信息的提供者，但不是信息的制造者，主要职能是收集、分析信息，形成财务报告。若不能及时掌握真实完整的信息，财务所提供的信息将不能紧贴项目实际情况，无法为管理者的决策提供数据支撑。财务共享系统的建立，将财务职能大大前移，使得项目财务工作更加规范化和标准化，很大程度上减少因人为因素导致的财务风险。一方面为项目财务管理提供更有针对性的服务和支持，另一方面也为后台的决策提供精细的数据分析。

工程项目管理现状

随着建筑行业市场竞争压力增大，项目利润的一步步压缩，各级管理层逐渐重视项目过程的经济数据分析，根据数据反馈的项目情况调整施工策略。财务数据是对已发生数据进行整理汇总，结合项目商务部门及工程部门提供的后续预计成本及已完成的施工产值，实时反馈项目施工过程中的盈亏情况。对于施工方来说：建设方因各种原因导致资金不能及时拨付，加上国家出台的一些保障中小企业货款支付及严禁拖欠民工工资的各项举措，导致项目资金压力巨大，收支难以自平衡。主要有以下情况：

（1）财务部门反馈数据要求准确，细分类别较多。比如现场经费细分到管理人员工资社保、业务招待费、差旅费、固定资产折旧费等等，而实际核算中没有很详细的分类，财务人员主要依靠明细台账进行数据统计，这给财务人员数据统计增加很大工作量。

（2）由于项目利润越来越少，建设方拨款比例越来越低，项目现金流自平衡管理对项目管理层级的资金收支筹划能力要求越来越高，若建设方资金不能按时拨付，会更加加大项目资金管理难度。

（3）因不同部门人员对相同的费用归集理解不同，往往会出现同样的业务前后财务入账不一致。甚至会出现一笔业务已经入账，但项目经济活动分析时后续预估费用重复预估，无形增大项目成本统计。

（4）财务部门作为项目合规进行经济行为的最后一道把关，为适应复杂多变的市场环境，公司会进行各项改革，财务部门会是各项改革措施，提升项目管理的发力点。

财务共享系统的搭建情况

财务共享系统是一种新的管理模式，是指将企业部分零散、重复性的业务进行合并和整合，并集中到一个新的半自主的业务中心进行统一处理。将企业从纷繁和重复的财务业务中剥离出来，以实现财务业务标准化和流程化的一种管理手段。某大型建筑企业，是世界500强企业，经营范围涉及建筑企业所有领域，在手项目遍布世界各地，为提高财务效率，加强财务监管力度。2017年开始搭建财务共享平台，目前此平台经过不断的更新完善，在工程项目财务核算中已普遍使用，目前存续的项目100%使用财务共享平台进行账务核算。

财务共享系统在工程项目管理的应用

（1）共享系统对成本的分类归集会计科目做了明确规定，系统后台审批严格按照规定审批，从财务核算第一步对成本的类别进行统一，方便项目经济效益分析时财务账面成本数据统计。为方便现场经费的归集，要求项目人员通过手机客户端共享平台进行报销，手机客户端对不同类别的报销进行了设定，报销人员只需要填写基本的信息，后台即可完成后续会计凭证的生成，尽最大可能做到业务标准统一。

（2）公司开发对下游供应商支付比例控制的资金支付系统，结合供应商的结算和合同约定支付比例可以实现向共享系统推送供应商最大可支付金额，公司要求所有项目共享系统必须关联资金支付系统。项目领导层根据系统提示的供应商最大付款额度结合业主拨款比例确定支付金额，同时通过系统提示，项目商务部门和物机部门对照现场实际发生金额反向核对已发生未结算金额，为反应项目实际发生成本提供更准确的数据参考。

（3）随着司库体系的建立，该体系资金管理中的资金预算管理模块使项目资金预算管理落实到项目的资金收支管理中，无预算不支出的管理思路得到有效实施。司库体系资金预算的管控措施和共享系统对接，共享系统一方面通过资金支付系统控制对下游供应商的支付比例不超合同约定，另一方面通过司库体系资金预算来确定本月是否对下游供应商有支付计划。通过以上2个举措，实现事前有预算，执行有合同依据的管理举措。

（4）工程项目成本构成主要是人工费、材料费、机械使用费、其他直接费、现场经费等。随着建筑行业市场寒冬的到来，项目成本核算会越来越复杂，共享系统目前对不同类别的成本进行了明确规定，减少了因不同人员理解不同，同一类业务入账混乱的情况发生，同时，共享系统预留了辅助类别（项目可以根据自身的特殊情况进行设置），满足不同模式的项目管理需要。

（5）共享系统不仅对不同类别的成本归集会计科目做了明确规定，同时下游供应商的合同录入，供应商名称和合同内一致性要求必须一致，否则无法在共享系统进行结算和付款；对代发工资的业务，要求发放完毕后补扫发放成功的银行明细清单。这在一定程度上避免了“张冠李戴”的事项发生，同时确保三流一致，减少税务风险。共享系统还设置了发票真伪查验，五星级酒店目录等等，通过系统的查验，减少人的意识形态影响因素。

（6）共享系统也存在一些不足。1.因系统关联资金支付系统、司库系统、税务系统等等，开放接口较多，系统稳定性有待进一步加强；2.共享系统虽然预留了辅助选项，因流程标准化，随着工程项目模式多样性，流程的更新速度可能无法及时满足管理需求；3.随着共享系统数据分析结构的不断完善，项目财务核算人员会成为系统“操作工”，财务人员沦为“弱势群体”。

项目案例分析

某工程项目是市政道路建设项目，业主单位是当地政府成立的项目管理公司。项目中标后，公司第一时间成立项目管理部，人员进场做开工准备。项目财务人员准备财务共享系统开立资料。随着项目的开工，项目经理牵头根据合同、图纸以及材料机械和劳务的询价情况编制项目总预算，将总预算进行分解，结合公司合同文本条款，完成司库年度资金预算和资金支付系统的编制。财务人员根据项目管理需要设置财务共享系统的相关内容。以上工作完成后，项目开始正常的财务核算工作。

项目经理每月组织召开项目经济数据分析会，根据项目完成产值，结合财务统计的已入账成本和项目商务部及物机部提供的已发生未入账的成本数据，分析当前项目的盈亏，可以根据成本明细逐个分析不同类别成本相比项目预算的节超，在后续项目管理中有针对的进行控制，以实现项目整体预算利润。同时根据业主拨付工程款进度，项目支出金额对比项目资金盈亏情况。因政府资金紧张，项目中后期会出现业主资金拨付不及时的情况，通过每月的经济数据分析会，及时发现资金缺口苗头，在保证不拖欠民工工资的前提下做好资金筹划。同时及时调整施工进度，加大催款力度，施工过程中坚持“干出的”产值及时确权，确权的应收账款按照合同约定比例收回，项目管理全过程把“现金为王”的理念牢记心间，不能只“埋头干活”，不管资金是否收支平衡。

总结

总之，在财务共享系统的框架下，通过资金支付系统和司库体系资金预算模块协同控制，规范工程项目财务核算标准化流程，加大资金预算和合同履约的管理。过程中对项目经济数据的定期统计分析，发现问题及时调整纠偏。同时共享系统随着市场要求的变化不断完善，使之更加符合现代社会的发展需求，从而提升企业财务管理效率和水平，间接提升项目的整体管理水平，提高企业竞争力。