大数据时代档案管理信息化的创新之路探析

引言

信息技术的快速发展，转变了传统档案管理方式，要求档案管理提升服务意识，增强数据整合能力，依托先进技术手段构建智能化、实时化与多元化服务体系。为此，档案信息化建设必须抓住大数据技术机遇，深刻认识传统档案管理方式受到的冲击，以信息技术手段实现档案智能化与自动化管理，顺应科技进步的要求，提升档案收集、保管、整理与检索服务能力。更应深刻地认识到，信息环境下档案来源复杂多样、管理范畴日益扩大、技术更新速度加快，需通过现代化管理方式优化档案利用，全面提升档案处理能力，为档案信息化应用提供更坚实的保障。

1 大数据时代对档案管理工作的影响

随着信息时代的发展，人们对社会规律的总结和数据需求的快速流转提出了更高要求，为了在档案资料中实时深化精准数据处理和分析，需要大数据在档案资料中提供及时有效的支持。档案资料能为大数据资料提供信息来源和价值参考，大数据的价值不仅在于数据的本身，更在于对数据档案信息资料的深入挖掘和分析，它能够为企业和社会带来巨大的商业价值和社会价值。另外，伴随着科技和信息化的迅速发展，传统方式也面临局限，如档案存储空间不足、检索效率低、综合分析难、社会利用低等问题，这为现代化的档案管理提供了变革契机。我们一方面要守住传统档案管理的规范性、严谨性，一方面要顺应现代化发展需求，在档案管理工作中掌握好传统与现代的平衡。随着大数据时代的到来，人们需要更多的数据信息支撑科学决策，在档案信息的利用中，大数据分析技术能从档案信息中充分分析挖掘隐藏在档案数据背后的规律和价值，提炼出人们未知的数据和参考信息，从而在分析中了解和掌握未知的经验教训，预判未知的变化趋势，发现其行为模式和变化规律，从而为科学决策提供发展参考，提高决策的数据支持和准确率，为推动社会发展和进步提供更多的档案价值。

2 大数据时代档案管理信息化面临的挑战

2.1 档案信息安全存在隐患

在日渐开放的网络环境下，档案信息化建设面临更复杂的挑战，档案信息安全风险可能对档案服务造成严重隐患。大数据环境下档案信息存储与应用面临更大风险，部分部门因缺乏档案信息安全意识，未建立完善的安全防护体系，未明确安全责任分工，缺乏风险应急预案，给档案管理与维护埋下隐患。例如，信息安全技术更新滞后、运行环境评估缺失、备份与访问控制机制不完善等问题，都可能在关键节点引发信息安全事故。

2.2 电子档案的信息化服务水平偏低

借助云计算、数据分析与智能技术等手段，将信息化与电子档案管理利用相结合，深挖档案信息，提升档案的使用率，满足不同人群的需求，增强档案使用的满意度。然而，可视化、大数据、云存储等技术与电子档案管理的融合尚处初级阶段，技术水平偏低，使用者获取的多为原始档案信息，档案服务化水平不足，其价值有待进一步挖掘。档案管理者需将原始价值转化为能满足使用者需求的、精细化的二次加工产品，才能更好地完成电子档案管理工作。

2.3 档案信息化建设的技术困境

目前，不少档案信息化管理系统的模块相对固化，功能较为单一，难以适应海量信息管理与个性化共享服务的需求。同时，现有档案管理设备的运维成本相对较高，技术更新的速度较慢，难以实现多种管理系统的有效兼容。由于软硬件技术设备的更新速度较慢，现有技术设备与实际需求有一定差异，存在信息孤岛的现象，无法实现跨部门的信息整合，致使档案服务质量不高，影响了档案服务的效率。除此之外，还缺乏有关档案信息化建设经验的推广机制，未能大力推广建成具有影响力、专业性、行业性的档案管理与服务平台，存在档案信息资源整合力度不高的问题，在突破技术瓶颈方面成果有限，设施设备的更新速度还有待进一步提高。

3 大数据时代档案管理信息化的创新策略

3.1 建设档案信息安全防护管理体系

为有效应对大数据信息安全威胁，如档案信息泄露、基础设施攻击、新型网络风险，实现档案长效治理，需平衡档案共享与信息安全保护之间的关系。一方面，紧跟国家信息安全政策导向，明确阶段性防控重点，确保云数据安全保护政策落地。另一方面，从关键技术环节入手，提升数据采集、挖掘与存储的管控能力，适时引入数字加密技术，实施身份认证与访问控制。此外，需强化信息安全防控技术的攻关力度，提升系统实时监控水平，依托信息安全防御与溯源技术增强对敏感数据的防护能力。同时，档案管理部门需健全信息安全评估体系，重点提升跨境档案信息安全评估能力，加强与国际信息安全组织合作，防控网络入侵。

3.2 构建统一的档案信息共享体系

大数据时代，构建统一的档案信息共享体系成为提高档案管理效率的关键。其一，档案管理部门要构建统一的、具有较高安全性的档案信息共享平台，将不同来源和不同类型的档案信息整合在一起，依靠该平台打破“信息孤岛”，实现档案信息跨部门、跨区域、跨系统的高效传输，有效避免信息重复存储和资源浪费的情况。其二，档案管理部门也要建立统一的权限管理机制，签署数据共享协议，以确保档案信息共享过程中既能满足档案信息高效利用的目的，又能防止敏感数据的泄露。

3.3 推动档案技术的迭代升级

档案信息化管理技术设备的更新需要与档案管理及服务需求深度融合，将智能化、自动化与实时化管理作为主要方向。首先，搭建档案智能化管理平台，利用人工智能、大数据与区块链等技术实现档案智能化管理，实现各类档案的自动分类、处理与检索。其次，着力推动档案技术设备升级与运维成本控制的联动，以节约技术更新经费为核心目标，重点提高档案信息资源利用效率，保障档案信息安全，防范数据丢失等风险。为此，可引进区块链等先进技术设备，发挥去中心化云存储等技术优势，确保档案数据的真实性与完整性。最后，加快技术革新速度，积极与企业、科研机构合作，研究数据压缩、物联网与边缘计算等技术，将先进算法引入档案管理系统，以提升档案信息资源运转效率，拓展档案信息化管理的发展边界。

3.4 创新档案信息服务的智能交互模式

管理单位需构建主动化、个性化的智能交互体系。第一，管理单位需开发或引入自然语言处理驱动的智能检索系统，支持多轮对话、模糊查询及语义联想功能。用户可通过语音或文字输入非结构化查询请求，系统自动解析意图并关联相关档案资源。第二，构建自动化知识加工流水线。管理单位可部署机器人流程自动化（RPA）工具，自动对入库档案生成摘要、关键词标引及抽取知识单元。同时建立主题知识仓库，将分散在不同系统中的档案信息重组为专题知识包，支持一键式订阅与推送服务。第三，优化移动服务平台，提升服务可达性。管理单位需开发跨终端适配的档案服务应用，集成指纹识别、面部认证等生物特征验证技术，确保移动端访问的安全性。

结语

综上所述，大数据时代档案管理的信息化创新，绝非一场短暂的技术狂欢，而是一场关乎档案生命力延续的深刻革命。当前，数据安全与开放共享的博弈、技术迭代与制度完善的不同步，仍在考验着我们的智慧。为做好档案管理工作还要从安全性、互动性多方面加强创新。

参考文献

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