事业单位档案管理与服务模式的创新升级路径

摘要：文中以事业单位档案管理与服务模式的创新发展作为分析对象，在探讨事业单位档案管理与服务模式提升的必要性、当下存在的各类问题后，包括识薄弱，管理制度不健全；信息化建设滞后，电子档案管理风险突出；人才素质不足，专业化培训缺失等，就事业单位转型发展的战略发展趋势，来探讨档案管理与服务模式的优化调整思路，提出强化管理意识，按需健全管理制度；推进信息化建设，及时升级档案管理系统；建构多层培训体系，完善人才培养机制等优化策略。

关键词：事业单位；档案管理；服务模式

对于社会经济活动而言，档案管理是事业单位实现各项工作战略与计划，完成可持续发展目标的途径之一。准确、完整的档案信息，可为事业单位各部门管理层提供更为全面的历史、现状分析依据，档案管理不仅可为事业单位的战略转型升级提供参考资料，还可详细地记录事业单位各项业务、各部门优化调整和创新的整个过程。因此，档案管理的质量与成效直接关系到事业单位运营效率、内部管理质量的提升。

1事业单位档案管理与服务模式提升的必要性

1.1推动档案管理与服务模式创新的时代诉求

在信息爆炸的当前时代，国内档案数据量的年均增长率远超20%，承载社会公共服务责任的事业单位如果依旧沿用传统模式，显然很难应对精准服务、高效检索的新诉求。《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要助力档案工作转型升级，加快档案科技创新。大量实践证明，事业单位档案管理不仅是事业单位内修的重点，还涉及相关行业公共服务水平的提升需求。

如，科研、医疗、教育等行业的事业单位，其档案管理水平、质量、服务模式与公众需求的适配性，都会影响到事业单位、事业单位所在行业公共服务的转型发展进程。因此，在适配国家相关政策与数字化治理战略的过程中，事业单位不仅要围绕社会公众对信息服务透明、便捷、高效的要求依法治档，还需要推进档案治理体系的现代化建设，强化档案管理与服务数字化转型，缩减档案管理重复路径与流程，努力提高档案管理与服务效能。

1.2档案管理与服务模式优化的深层动因

事业单位档案管理与服务模式的数字化、智能化发展，是以事业单位转型战略为基点，以事业单位、新行业、新时代对档案管理与服务的新要求、新挑战为前提的。而事业单位的转型核心是从计划经济模式向数字化、社会化、市场化方向转变，这种转型需要档案的共享、运用更为安全、高效。因此，事业单位的档案管理要从以本单位为阵地向社会集中统一管理方向调整。这意味着档案管理与服务模式的提升要兼顾社会公共服务与服务单位内部的双要求，所以，假使事业单位档案管理仍停在档案存储阶段，那么，单位转型与改革就会失去支撑点。

另一方面，档案管理与服务模式的转型，并不是跟风——简单的变纸质为电子档案，而是要保障档案管理与服务从后台转为前台，如，运用区块链技术保证档案信息安全性与可信度，再借助数字化档案完成档案信息的跨地域、跨部门共享。如此，档案管理与服务的转型就可以提高事业单位竞争力与整体效率。在先进管理理念、管理流程、管理制度等的助推下，档案管理与服务可迅速成为推动事业单位内修与可持续发展的动力，使事业单位的转型不仅限于技术升级，还要兼顾服务模式与管理理念的全面革新。

2新时代事业单位档案管理与服务的创新之困

2.1认知革新与体系重构，档案管理的双重困境

一些事业单位由于对档案管理与时俱进的要求缺乏深刻认知，而对档案的现代化、数字化转型抵触。如2024年某事业单位出现系统漏洞，档案信息泄露，直接影响到2.3万人的敏感数据，造成了严重的信誉、法律风险[1]。但因数据安全风险加剧所带来的档案信息泄露事件情况是偶然的，如果事业单位档案管理平台功能完备，有专人检查信息漏洞，定期技术更新并制定完善、适配的监管制度，这样的数据泄露的概率就会大幅度降低。可事实上，很多事业单位的电子档案管理并没有适配、规范、系统的管理制度体系提供应用保障。档案局2024年的调研报告显示，78%的事业单位沿用传统纸质档案管理模式，档案存储占大量实体空间，档案信息运用率低、检索难，电子档案实际运用率不超过15%[2]。这类情况不仅影响档案可追溯性、长期保存效果，还会使档案价值共享利用与深度挖掘备受影响。

2.2技术保障与规范缺失，信息化建设的双重挑战

事业单位档案信息化的推进需要统一的规范与技术标准，然而，很多事业单位存在缺乏标准或者标准执行不当等问题。如，不同部门所使用的信息系统或者软件不同，导致各部门的数据共享性差、格式不统一，很难由一个部门统一整合[3]。当下，国内的电子文件归档标准尚未细化，很多单位只能录入目录，难以文档全文数字化，难以保证电子档案的完整性与真实性。部分单位虽然使用信息化系统来推进档案管理的改革，可实际运用中仍存在功能单一、操作繁琐等问题。如，档案检索因依赖人工，智能化推荐难以落实，部分服务功能并不是主动响应，导致公众筛选档案并不便捷。

3事业单位档案管理与服务模式的创新升级

3.1革新档案管理理念，重构档案管理体系

受制于传统管理与服务思维，事业单位的档案管理重保管轻运用、重存储轻传承，导致事业单位的档案资源很难充分发挥其信息服务与决策支持优势。在信息化发展的大背景下，事业单位要双向催动管理与服务的创新、升级，首要一步是革新档案管理理念。比如，事业单位要建立以客户为中心的档案管理、服务理念，引导档案管理人员将档案管理的重心自保管向服务转移，强调档案信息的创新运用与共享。其次，事业单位在强化档案信息资源观的同时，要引导档案管理人员认识到档案既是重要知识资产，又是重要历史记录，可为单位的运营、决策、发展提供支撑这一特质。进而，在管理体系的设计中，从战略高度着眼，优化组织架构，设立适应信息时代的档案管理战略，减少档案管理流程中不必要的环节，运用动态评估机制，定期评估、反馈、解决档案管理工作中的问题，提升管理质量与效率。

3.2强化档案技术保障，规范档案信息化建设

提升事业单位档案管理与服务模式需要从服务创新、技术赋能、制度完善等多维度切入，比如针对传统档案的电子化、数据化转化，系统化建立档案管理制度体系，明确规范档案销毁流程、安全存储、分类编码、收集范围等，继而通过标准化操作和科学分类等方式提高档案资源的运用效率。其间，无论是事业单位使用区块链存证、OCR识别等档案管理信息系统，还是出于数据安全保障考虑，创设本地备份、云存储双机制，设立电子档案存储策略与格式要求，实际都是为了缩短检索时间，规范相关人员操作，减少人工操作错误，实现档案收集到检索整合过程的自动化和数据化。在提升事业单位档案信息化建设规范性方面，各事业单位可尝试使用AI技术建立档案信息知识图谱，开发移动端服务，在支持信息自动查询、在线预约服务的同时，为用户自动提取、分析档案核心信息，如上服务方式，不仅能提高了档案信息资源的运用率和服务便捷性，也为使用者的决策提供了良好的数据支撑。此种操作方式很便于拓展档案资源运用的领域与拓宽外延。

4结语

在促进事业单位知识共享与内部协作方面，档案管理始终发挥着极为关键的作用。通过系统地归档、整理业务数据，事业单位各个部门就可以更为便捷地获得跨部门的最佳实践与历史经验，从而降低档案管理的错误率与风险。创新档案记录与管理的细节、过程，可为事业单位档案管理的后续改革提供真实可靠、可追溯的依据，从而整体提升事业单位档案整体管理效能的螺旋式上升。

参考文献

[1]史洁.基于大数据的事业单位办公室文书档案管理研究[J].兰台内外，2025，（19）：5-7.

[2]洪彬.新时代事业单位档案管理工作浅析[J].办公室业务，2025，（12）：128-130.

[3]王晓娟.浅析事业单位如何推动档案管理工作高质量发展[J].四川劳动保障，2025，（10）：23-24.