事业单位档案管理中的法律保障与制度创新

随着社会不断发展，信息化建设推进，事业单位档案管理在保障国家、社会事务正常运转中扮演重要角色。然而，随着档案管理工作复杂度增加，现有法律保障、管理制度在实际操作中，出现瓶颈。在法律框架下，工作人员需分析当前档案管理中存在的问题，探索加强档案管理的创新制度，为事业单位档案管理提供理论支持、实践指导。

、事业单位档案管理中的法律保障与制度创新价值

（一）有利于保证档案安全

国家对档案管理设有专门法规，规定了档案从产生到销毁全过程，《档案法》明确规定档案应当依法保存，禁止随意销毁、篡改档案，在法律规定下，可避免档案滥用、篡改或丢失等问题。法律对档案存储条件、保管期限、存放环境等方面作出明确要求，对档案存储温湿度、安防设备等物理环境，档案库房、档案柜等存储设施，提出标准化要求，从而保证档案在长期保存过程中，不受外界因素影响，保持原貌。事业单位档案管理不仅涵盖本单位档案存储，还涉及档案转移、流转，法律规定档案移交、借阅、使用等程序，防止档案在流转过程中被损坏或丢失。随着信息技术进步，档案管理逐渐走向数字化，创新数字化档案管理制度后，有助于提升档案管理安全性。

（二）有利于维护隐私与权益

法律规定档案中涉及个人信息的保护标准，《个人信息保护法》明确规定，事业单位在处理个人档案时，必须严格遵守隐私保护要求，确保个人数据不会未经授权情况下被泄露、篡改或滥用。《档案法》也明确规定档案管理，要求档案管理必须遵循合法、公正、透明原则，不得随意暴露或泄露涉及个人隐私档案内容。随着信息技术不断发展，电子档案逐渐成为管理主流，针对电子档案中的个人信息，法律要求必须采取必要技术手段加以保护。科技持续发展，人工智能、大数据、区块链等技术引入，档案管理隐私保护能力也进一步提升，相关人员创新电子档案管理制度，运用区块链技术，记录档案操作全过程，可保证档案操作不可篡改性，增强档案管理透明性、公信力。

（三）有利于提升档案管理效率

法律规定档案管理流程、时限、责任等内容，保证档案管理工作有章可循，《档案法》明确规定档案归档、保存、查询等环节具体要求，促使事业单位结合法律规定流程管理，避免随意性、不规范操作，从而提高管理效率。信息化、数字化档案管理工作开展背景下，法律保障有助于推动档案管理信息化建设，《个人信息保护法》规定个人数据存储、传输方式，在法律保障下，事业单位可更好地推进档案电子化、云存储，建设在线管理系统，进而提高档案管理效率。制度创新后，单位可简化档案流转与审批程序，减少繁琐操作环节，借助电子审批系统，电子化档案借阅审批、修改审批等流程，从而提高工作效率，此外，电子流程管理可实时跟踪档案流转情况，降低档案遗失或滞留可能性，提升档案管理效率、准确性。

二、事业单位档案管理中的法律保障与制度创新措施

（一）加强数据保护与隐私保护

依据《个人信息保护法》，事业单位需严格管理涉及个人隐私档案数据，明确数据处理目的、方式、范围，规定数据主体知情权、同意权、查询权、删除权，在档案管理过程中，应遵循最小化原则，即仅收集、处理必要个人数据，且仅在规定时间内保存，不得长期保留不必要信息。在档案管理中，所有存储个人信息、重要档案应采用高强度加密算法加密，确保即使数据被非法获取，也无法破解或滥用。法律要求下，档案管理单位在收集个人信息时，应明确告知数据主体，并获得他们同意，事业单位在档案管理系统中，应明确标示个人信息用途、存储期限、保密措施等，取得个人知情同意。实际工作中，相关人员需建立清晰数据分类标准，将档案中数据，按敏感性、隐私等级分类，采用不同保护策略。

（二）优化档案流转与审批流程

优化档案流转与审批流程时，应明确各部门、岗位审批权限，确保各审批操作具有法律效力，依法制定档案管理操作规程，监督管理审批流程中的关键环节。在档案流转过程中，应保证所有文件合法、合规，了解文件内容是否符合国家法律规定，是否符合审批程序等。在制度创新方面，相关人员可采用数字化档案管理平台，推动档案管理信息化建设，建立电子化档案流转系统，减少人工操作，提高流转速度、准确性，也需结合云平台，建立跨部门、跨区域档案共享机制，方便不同部门间高效开展档案流转与审批工作。此外，单位内要细化档案管理权限体系，确保各用户根据职责、岗位拥有不同档案访问、审批权限，如档案管理员仅录入档案、初步审核，部门管理者完成部门内部审批，领导最终审批等。

（三）构建法律与制度融合框架

《档案法》为档案管理提供基础法律框架，规定保存、利用、保密等档案管理基本要求；《电子签名法》保障电子档案合法性，确保电子签名、认证替代传统纸质文件、签名，符合数字化转型要求；《个人信息保护法》涉及个人信息，档案必须遵循该法相关规定，确保档案管理过程中个人数据保护措施到位，避免因信息泄露导致不必要的法律风险。在档案管理法律框架下，相关工作人员制定档案流转、审批、保管等环节具体操作规程，制定档案管理制度时，应保证各操作符合法律要求，并明确各部门、岗位审批权限，尤其涉及敏感信息、重要档案时，确保每项审批操作都有合法授权，并能追溯、监督，提高档案管理安全性。

综上所述，在法律保障、制度创新方面，事业单位档案管理存在一定挑战，工作人员应遵循相关法律法规，结合国内外成功经验，完善档案管理制度，有效提升事业单位档案管理效率，并为事业单位内部档案管理工作开展提供必要建议，为事业单位长期发展提供有力支撑。

参考文献：

[1]常静. 提升机关事业单位档案管理工作效率的路径研究 [J]. 兰台内外, 2025,(13): 58-60.

[2]董金艳. 信息化背景下提升事业单位档案管理工作效率的新思路 [J]. 陕西档案,2025, (02): 36-37.

[3]孟梦. 创新优化事业单位档案管理制度的路径 [J]. 四川劳动保障, 2025, (02):34-35.