数字信息化在医院人事档案管理中的应用研究

引言：

医院人事档案包含较多重要信息，如人事干部的就业经历、工作能力等，是医院人才建设的重要依据。数字信息化在人事档案管理中的应用，优化了档案管理流程，提高了档案信息收集、处理和管理效率。如何发挥数字信息化的优势呢？本文就此进行探究。

1 数字信息化在医院人事档案管理中的应用价值

1.1 保证档案信息的完整性

医院人事档案信息较为复杂，需要根据人事变动及时更新档案信息，确保档案内容完整，为人力资源管理提供准确数据 [1]。以往档案管理中主要依赖档案管理人员，会因为信息沟通不及时，未能掌握人事变动信息，进而影响人事信息的更新与完善。数字信息化的应用，使档案管理人员第一时间掌握医院内部人事变动情况，并将此体现在员工个人档案中。如此一来，能保障人事档案的完整性，可以为相关工作实施提供依据。

1.2 促使档案管理转型

人事档案管理难度较大，需要管理人员投入较长的时间，用于信息收集、分类处理和储存。若某一阶段出现问题，会影响整体管理效果，难以发挥人事档案的参考作用。数字信息化的应用，转变管理人员的思想观念，促使信息技术与档案管理深度融合，优化档案管理流程，提高管理效果，为人事档案管理数字化转型打下坚实基础。实际工作中，灵活应用现代信息技术工具，将纸质档案信息转化成数字化形式，保存在档案数据库，基于此提高档案管理工作效率，使档案管理事业健康发展。

2 医院人事档案管理数字信息化建设问题

2.1 数字信息化建设意识薄弱

影响医院人事档案管理信息化建设的主要原因，就是管理人员缺少转型发展意识，未意识到数字信息化建设的价值，忽略对人事档案管理模式的创新 [2]。究其根本，就是医院对人事档案管理的关注不足，没有认识到人事档案在医院发展、医疗服务方面的积极作用，进而忽视创新发展。人事档案作为医院管理重点内容，与医院发展息息相关。尤其在医疗改革背景下，医院更需要复合型人才，通过人事档案可以掌握员工情况，为人员分配、培训、招聘等提供依据，进而构建一支符合医院发展需求的人才队伍。传统管理方法虽然实现对人事信息的收集和处理，但是工作效率低，且无法保证数据更新及时，不利于人事档案管理。

2.3 缺少信息系统支持

医院处于改革发展重要阶段，信息化技术手段的应用能提高医院各部门工作效率，满足医院数字化转型需求。人事档案管理作为医院数字化改革重要步骤，需要现代信息技术支持，通过构建人事档案管理系统优化工作流程，提高工作质量。部分医院未向人事档案数字化建设提供资源，难以满足人事档案信息数字化处理需求，不能保证工作效果。该情况在医院人事档案管理中普遍存在，是影响档案数字信息化建设的因素之一。

2.3 管理制度不完善

医院人事档案数字信息化建设过程，应制定配套的管理制度，针对信息收集、处理、储存等分别建立对应的制度，确定工作责任，流程和具体操作要求，切实提高档案管理效果。医院虽然具备人事档案管理制度，但是缺少与数字信息化的衔接，不能约束信息化档案管理过程，无形中影响档案管理水平。

2.3 档案管理人员工作能力有待提高

数字信息化背景下，档案管理人员应掌握信息化工作方法，根据管理要求开展工作，实现对档案管理模式的创新。实际工作中，档案管理人员普遍存在业务基础薄弱、信息化工作能力不足的情况。导致该问题的原因有以下几点：第一，缺少系统全面地培训。数字信息化人事档案管理工作中，应定期开展培训活动，将系统操作、最新制度及工作流程和要求告知管理人员，使其掌握信息化工作技能，依据制度完成管理任务。部分医院未针对数字信息化建设组织培训，忽视人事档案管理队伍建设[3]。第二，缺少针对人事档案管理的绩效考核评价，不能准确反映数字信息化建设情况和管理人员工作状态，不利于科学人事档案管理模式建设。第三，缺少激励制度，不能激发档案管理人员能力提升意识，无形中影响人事档案管理效果。

3 促使医院人事档案管理数字信息化建设的对策

3.1 树立数字化管理理念，创新人事档案管理模式

立足医院发展需求，着眼于人事档案数字化建设价值，采取以下措施：第一，培养管理层数字信息化工作意识，助力人事档案管理转型。管理层是推动人事档案管理创新发展的关键，通过为此项工作提供多方面支持，可加快人事档案管理数字信息化建设速度，构建符合医院发展需求的管理系统。借助专题会议，讲解人事档案管理数字信息化建设相关内容，以其他医院成功案例为切入点，将医院对档案数字信息化建设的支持、建设路径、方法及策略进行详细的讲解，让管理人员切身感受到人事档案管理创新的必要性，使其将档案管理纳入医院战略发展，为数字信息化转型奠定扎实基础。第二，加大宣传力度，提高医院各科室及部门员工的数字信息化建设意识。人事档案管理涉及较多工作，需要医院全体员工的配合。通过宣传推广，能让员工了解信息化档案管理相关知识，主动配合档案管理人员完成信息收集与分析工作。管理人员可以通过宣传栏、医院网站、微信公众号等，将数字信息化档案建设的优势、员工责任等呈现出来，增强医院各科室及部门员工的配合意识，助力人事档案管理模式创新发展 [4]。

例如，在第十八个“国际档案日”到来之际，医院精心制作并发布主题宣传视频，系统展示档案工作在支撑医疗服务、保障医疗安全、促进医院发展及传承医院文化中的核心价值，旨在全面提升院内医护人员、患者及社会公众对档案重要性的认知。

3.2 健全人事档案管理制度

以数字信息化人事档案管理建设为切入点，制定详细具体的档案管理制度，确定各环节工作标准与要求。第一，立足档案收集，制定管理制度。确定人事档案收集范围，明确档案管理人员的责任，要求其应用信息系统主动收集各科室员工的信息，及时更新档案信息。这一阶段工作较为重要，若操作不及时，会引发档案管理风险，使人事档案中出现虚假信息。因此，档案管理人员应主动开展工作，借助信息系统收集信息，将此上传至档案管理平台中。第二，制定检查核对制度。完成档案收集工作后，需要核对人事信息，对档案信息是否完整、真实等进行多方面检查。这一工作十分关键，是提高人事档案信息利用率的关键。若是人事档案信息不完整，会影响后续的利用工作，无法发挥档案的应用作用。第三，制定保密制度。人事档案信息较为重要，需要档案管理人员做好保密工作，防止重要信息泄露。实际工作中，明确此项工作的重要性，要求档案管理人员遵守职业道德规范，自觉保护人事信息。第四，制定档案查借阅制度 [5]。为实现人事档案信息的充分利用，结合信息化管理特点，制定查借阅制度，要求查阅档案人员必须持有管理人员的审批文件，严格按照流程查找信息档案，不得出现随意借阅的情况。同时，档案管理人员需要做好登记工作，确保人事档案信息查阅流程合规性，从根本上保护和维护人事档案安全。3.3 提高信息化建设水平

图一：人事档案管理系统功能

为提高人事档案管理水平，重视数字信息化建设，将信息技术应用到实际中，构建符合医院发展需求的人事档案管理平台。当前市面上有较多类型档案管理系统，服务对象不同，包含的功能也存在差异，如图 1 医院构建数字信息化人事档案管理系统时，需做好以下工作：第一，加大基础设施建设。根据信息化建设需求，采购硬件设备，确保现有计算机、局域网等设施能满足信息化档案管理需求。第二，做好顶层设计工作。无论是自主设计还是与第三方科技公司合作，都应确定信息系统建设标准，确保人事档案管理系统能从其他系统中获取人事信息，实现资源共享。第三，根据人事档案管理流程，如信息收集、分析、归档、储存等，设定信息化档案管理流程，明确各个阶段操作标准，要求管理人员严格按照信息化工作流程操作，保证每一环节的合规性。第四，在信息系统中嵌入安全防护技术，避免发生信息丢失的情况。人事档案管理中会因为黑客攻击、病毒入侵，导致重要信息丢失。该问题对医院人事管理的影响较大，不利于人才队伍建设。安全防护技术的应用，能实现对信息系统中各流程的管控，避免信息丢失，提高档案管理水平。以加密技术为例，通过该技术能实现对传输信息的加密处理，有效减少信息安全风险。例如，湖南一医院采用 OA 系统构建数字化人事管理平台，实现员工全生命周期管理，包括招聘、合同、考勤、薪酬等模块的线上化管理。系统集成OCR 识别技术，支持电子档案快速归档与检索，提升管理效率。

3.4 提高管理人员工作能力

人事档案管理人员应掌握信息化系统操作方法，能熟练运用各种系统软件，完成人事信息处理工作。针对人事档案管理需求，重视人才队伍建设，并采取以下措施：第一，定期开展培训活动，提高档案管理人员业务水平。以数字信息化人事档案管理需求为切入点，围绕信息系统操作、档案管理要求、相关法律法规等进行培训，深化档案管理人员对信息化档案管理的认识，提高业务能力。例如，湖南一医院组织专家就档案的概念、分类、归档制度、档案查阅制度及档案保管等内容，同时结合各职能科室实际工作情况，深入浅出地就归档范围及其法律法规进行了讲解，并对大家日常工作中遇到的问题进行了解答与指导。同时，针对人事档案管理系统操作方法进行系统讲解，让管理人员掌握系统运行方法，能独立完成信息收集、归档和应用工作。第二，制定绩效考核评价制度，掌握档案管理人员工作情况。基于数字信息化档案管理需求，设定考核评价制度，确定评价指标，利用不同评价方法分析档案管理人员工作情况，判断其是否具备信息化工作能力，是否能运用专业知识解决问题[6]。第三，制定奖惩制度。为激发档案管理人员工作热情，培养其创新意识，制定个性化奖惩制度，根据考核评价结果设定激励方案和惩罚方案，对于信息化工作能力差或者未达成目标的情况，给予一定的惩罚，体现出薪酬绩效方面；对于态度积极，且高质量完成工作目标的管理人员，给予物质和精神方面的鼓励，肯定劳动成果，推动人事档案管理创新。

结语：

综上所述，数字信息化人事档案管理，符合医院医疗改革发展需求，提高人力资源管理水平。针对以往档案管理问题，树立数字化、信息化管理意识，构建信息系统，健全管理制度，通过专业人才队伍提高人事档案管理水平，为医院发展输送优秀人才，提高医院医疗服务水平。

参考文献：

[1] 刘帆 . 医院人事档案管理数字信息化的研究 [J]. 通讯世界 ,2025,32(01):196-198.

[2] 李红 . 数字信息化赋能医院人事档案管理的路径探索 [J]. 经济师 ,2024,(11):259-261.

[3] 岳成祥 , 李冰 . 数字信息化在公立医院人事档案管理中的探索 [J]. 中国卫生产业 ,2024,21(12):146-148.

[4] 周炯辉 , 张桂金 . 数字化信息技术应用在医院人事档案管理中的思考 [J]. 就业与保障 ,2024,(05):55-57.

[5] 张未 . 数字赋能视角下医院人事档案管理效能提升路径研究 [J]. 黑龙江档案 ,2024,(01):225-227.

[6] 李 庆 华 . 数 字 信 息 化 在 医 院 人 事 档 案 管 理 中 的 应 用 分 析 [J]. 办 公 自 动化 ,2023,28(22):47-49.

作者简介：陈亚琦（1995.8-），女，本科，经济师，现主要从事的工作：现就职于组织人事部，从事人力资源信息化建设、职称报考、统战等相关工作