创新企业档案管理工作的探索与实践

引言

档案是建筑企业发展进程中各项工作的真实记录，为建筑企业单位正常平稳运行提供坚实保障。因其具有保密性强等特点，对档案管理的要求日益提高，这使得传统档案管理模式已难以满足企事业单位发展现实需求和时代要求。为此，为加速建筑企业现代化转型升级步伐，应当借助现代化信息技术手段对档案管理工作进行创新优化，对管理与运行机制进行健全完善，助力建筑企业档案管理工作深化变革。

1 档案数字化转型

夯实资源建设，推进档案数字化转型，是优化知识服务的重点工作。数字化档案可以更快地被检索出来，使决策者能够在需要时访问关键信息。通过将档案数字化，企业可以显著提高信息管理流程的可访问性、效率，加强战略远见。具体而言，企业首先需要完善自身软件、硬件基础设施，并升级其网络带宽，加大对档案信息化建设的宣传力度，为其提供良好的实施环境，以推进档案数字化、数据化工作，加大对实物档案的保护，防止损坏、丢失等情况的发生，同时还能提高监管标准的合规性，更好地保存组织知识。其次，对企业现有信息系统进行科学规划，并积极学习国际标准、国家标准以及行业标准，结合自身业务现状，完善档案工作的标准建设与管理规范，以确保档案数据的交互性、可用性。最后，借助各类档案信息利用技术，实现对企业各职能部门、各管理层级、各业务需求的便捷服务。例如，可借助基于云的存储和高级搜索功能，实现对重要文件的安全远程访问，为各部门员工提供远程工作环境，激活档案数据在推动可持续创新等方面的作用。

2 构建智能归档系统

1. 利用自动化文件识别技术。系统能够实时抓取各部门生成的电子文档，无论是业务部门的电子合同、客服部门的沟通记录，还是财务部门的结算单据，只要符合预设格式要求，均可自动识别并汇入待处理队列。2. 构建智能分类机制。通过解析文件标题中的关键词、生成部门、文件类型等核心要素，自动为文档添加分类标签。例如，含“保单”“理赔”等字段的文档自动归入客户服务档案库，涉及“采购”“招标”内容的则分配至合同管理序列。针对纸质档案的处理需求，可以配备高速扫描设备实现纸质档案的数字化转换，生成支持全文检索的电子文本。3. 建立实时归档机制。为强化流程管控，必须建立实时归档机制，强制规定在所有文件生成后 24 小时内应启动对文件的处理流程，对超时未处理的文档系统将自动预警。对历史积压档案，可以开展专项清理行动，依据档案紧急程度和调用频率制定分批处理策略。4. 增设智能复核模块。在系统中增设智能复核模块，对已归档文件进行完整性校验，自动识别缺失附件或内容不完整的档案，并发送补录提醒，形成闭环管理。

3 信息化档案管理协同共享

建筑企业档案管理中，档案管理协同与共享的实现是档案管理信息化转型的主要任务与重点目标，为实现档案管理各环节的有效协同与各部门的信息资源共享，建筑企业需注重发挥信息化技术手段优势。具体而言，可以搭建企业内部信息互通共享系统，使企业内部部门与部门之间能够实现档案信息的共享利用，促使各部门之间深化交流与合作，加速档案信息流通，借此全面提升档案信息资料的准确性与有效性，以实现档案信息的全面共享与互通利用。企业也可以在适当范围内开放档案信息资源，借助线上线下管理系统，为相关人员提供线上查询与线下查找利用等服务方式，促使更多人员能够利用档案信息提升自身工作质量，加速促进建筑企业档案管理向开放型方向转变。

4 提升业务素质，淬炼档案管理专业团队

一是适应发展形势，夯实基础业务建设。近年来，在国家安全生产标准化管理体系、绿色矿山建设及智能化矿井建设等重点工作部署持续推进的背景下，铁北煤矿档案管理工作面临归档材料数量持续攀升、管理标准动态升级的现实挑战。为此，铁北煤矿档案管理部门深入学习贯彻华能集团及扎煤公司最新修订的档案管理制度体系，通过系统性参与行业专题授课、企业内训项目等多元化路径，全面学习并熟练掌握电子档案管理规范及标准体系、新兴业务领域及技术应用要求，切实提升了数字化转型背景下的现代化档案管理能力。二是强化培训赋能，推进基础能力建设。铁北煤矿统筹组织专兼职档案人员参与档案管理在线课程及上级单位内训项目，累计实现专业培训 262 人次。经过系统性能力培育，专兼职档案队伍业务处理效能显著增强，核心业务达标率攀升至98% ，归档完整性指标同比提升 20 个百分点。档案查全率由 78% 优化至 95% ，查准率由原基准提升至 96% ，切实贯彻“应收尽收、规范管理、高效利用”的兰台工作准则。

5 制度创新：完善档案管理保障体系

5.1 制定数字化管理规范

出台《企业电子档案管理办法》，明确电子档案的存储、加密、备份、检索等管理要求，如规定电子档案需采用国密算法加密，每季度进行一次全量备份；同时，制定档案数据分类分级标准，将档案分为“公开”“内部”“秘密”“机密”四级，不同级别档案采用不同的安全管控措施。

5.2 建立考核激励机制

将档案管理纳入部门与个人绩效考核，设置“档案管理合规率”“档案利用率”“数字化完成率”等考核指标，对表现优秀的部门与个人给予奖励，如某企业规定档案管理考核优秀的部门，可获得年度团建经费奖励；同时，对档案管理违规行为进行处罚，如因档案管理不当导致数据泄露的，追究相关责任人责任，确保制度落地执行。

5.3 完善安全管理制度

构建“技术 + 管理”双重安全保障体系：技术层面，采用防火墙、入侵检测、数据加密等技术，保障档案数据安全；管理层面，建立档案安全责任制，明确各部门与人员的安全职责，如档案管理员负责档案系统维护，IT 部门负责网络安全，定期开展安全培训与应急演练，提升全员安全意识，某企业通过安全演练，档案安全事件应急响应时间从2 小时缩短至30 分钟。

结语

创新企业档案管理是企业数字化转型的重要组成部分，通过技术赋能、流程重构、制度创新、人才培育的协同发力，可有效破解传统管理困境，实现档案管理从“被动保管”向“主动服务”“价值创造”转变。未来，随着技术的不断发展，企业档案管理将呈现三大趋势：一是智能化深度融合，AI 技术将更广泛应用于档案价值挖掘，如通过预测分析为企业战略决策提供数据支撑；二是生态化协同发展，档案管理将与供应链、产业链上下游企业联动，形成跨企业档案共享生态；三是安全化持续升级，量子加密、零信任架构等新技术将应用于档案安全防护，进一步提升档案安全等级。企业需紧跟趋势，持续推进档案管理创新，充分释放档案数据价值，为企业高质量发展提供更强支撑。

参考文献：

[1] 牛力，刘慧琳，曾静怡，等. 数字时代档案资源开发利用的重新审视[J].档案学研究，2019（5）：67-71.

[2] 闫乾 . 知识经济引领企业档案管理的创新发展 [J]. 理财（审计），2024（5）：92-94.

[3] 李伯超 . 知识经济条件下档案管理与知识管理关系 [J]. 现代企业，2023（3）：23-25.