档案管理的网络信息化建设探析

传统档案管理主要面对的是实体，若想保证管理工作有序展开，必须要通过人工方式对档案资料进行收集、整理，这样一来，工作量明显较大，投入的人力、物力也是较多的。在当前时期，网络信息化管理得到应用，使相关的管理工作走向了现代化，更加细致和完善，极大地提升了工作效率。本文主要研究的档案管理的网络信息化建设工作，重点对采用的建设措施展开深入探析。

1 档案管理网络信息化建设的意义

在过去很长一段时间内，档案管理主要借助于人工进行手动操作。一方面，由于档案管理过程复杂，所需大量的管理人员进行辅助，造成人力、物力以及财力的大量消耗；受到外界因素或者人的主观情绪的影响，档案管理错误较多，加大了后续工作的难度。另一方面，通过人力进行一步一步操作，速度较慢且耗费时间较长，造成最终的档案管理时间拖长，工作效率低下。现今，伴随着信息化、网络化的不断发展，为档案管理提供更加科学高效的手段，借助网络技术手段进行管理，增加档案整理的正确性，加快管理速度，缩短管理时间，降低人力、物力消耗，管理的实效性也会有一定程度提高，档案管理的作用也可充分发挥出来。

2 档案网络信息化管理现状分析

2.1 管理方式落后

随着工作内容不断细化，档案的数量增长较快，传统的档案管理已经滞后，如果一味停留在老路上，不仅管理效率无从谈起，反而给管理部门增加了负担，不利于工作的开展，因此，急需改变这种现状，加快档案管理信息化建设，提高管理效率，使档案的价值实现最大化。

2.2 硬件设施不足

当前时期，我们国家的事业单位在展开档案管理时，网络信息技术得到了一定程度的应用，然而相关的工作并不是十分完善，特别是硬件配置不到位。国内不少的事业单位对网络信息化管理是较为重视的，然而硬件设备、管理系统的升级工作并未做到位，特别是软件系统存在的缺陷是较大的。这就使得档案管理的实效性无法提升，管理效率也是较为低下的。

2.3 工作效率低下

在展开档案管理的过程中，网络信息化管理的实用性是较强的，然而从事档案管理工作的相关人员对此并未形成正确的认知，依然是采用传统方法完成管理工作，这就使得投入的精力、时间大幅增加，管理质量也达不到预期。无法熟练使用相关的设备也会导致管理工作难以有序展开，工作效率明显低下。职责不够明确，在工作中做事推诿，缺乏主动性，导致档案管理随意性大、比较盲目，使得很多有价值的资料收集、归档不及时，造成资源浪费，问题频频出现，另外，由于人为原因，使档案破损严重，丧失了档案资料的价值与功能。

2.4 管理人员综合素质有待提高

国内的一些事业单位并未认识到档案管理的重要性，因而配备的管理人员拥有的专业能力明显不足，这对档案管理工作的开展造成了很大的影响。管理人员对相关的专业知识并不了解，管理经验也较为缺乏，由这些人员完成管理工作，发生问题的概率是非常大的。现阶段档案管理工作已经出现了很大的改变，网络信息化管理已经得到了应用，若想保证管理有序展开，管理人员必须要具有更高的综合素质，除了要能够有效完成档案管理工作，同时要能够对计算机进行熟练操作。所以说若想保证档案管理能够赋有实效，一定要通过有效途径使得管理人员拥有的综合素质大幅提升。

3 档案管理的网络信息化建设的措施

3.1 提高档案信息化的整体水平

在展开档案信息化管理时，必须要从既定的目标出发，对现行的规章制度予以细化、完善，确保能够满足管理工作的实际需要，使得信息化建设可以保持稳定发展。随着信息化技术更为成熟时，对档案予以使用时，要对信息技术、信息管理方法充分应用，并要保证管理制度得到有效落实，如此方可使得信息管理赋有实效。将此种方法真正做到位的话，档案服务的主动性才会得到增强，档案信息的安全性才能得到保证。对于用户来说，在对档案信息进行检索的过程中，必须要保证网络是安全的，能够获取权限，检索行为不能违反安全管理制度，尤其要保证档案信息的应用是合理、合法的。另外档案能够用作法律凭证，所以说，信息技术环境可以确保数字化档案是十分真实的。在现阶段，还要对相关的法律法规、管理制度予以分析，并做好修改工作，确保档案具有的凭证功能可以真正展现出来。

3.2 应用先进的技术设备

档案管理信息的发展水平得到进一步提升，需要投入更多的资金，对当前最先进的技术及设施进行引进，以便构造出一个系统完善的网络信息管理平台。展开档案信息化管理建设时，必须要保证所需的硬件设备能够配置到位，这样方可使得资料传输、共享切实达成。对信息档案进行管理时，采用的方法必须要合适，如此才能确保系统保持正常的运行状态。

3.3 强化档案网络信息化管理体系的安全性

对档案信息化予以分析可知，其所要面对的关键问题是网络安全，因此说，在对此项工作予以大力推进的过程中，必须要对网络安全予以重点关注，保证防护工作能够做到位。设备上应该要安装好检测系统，软件权限也必须要设置到位，这样方可使得档案网络信息化管理系统具有的安全性大幅提高。

3.4 加强对管理人员的专业化培训

从事档案管理的相关人员必须要具备较高的专业能力，培训工作一定要予以加强。只有这样，管理工作才能更加专业化地进行；只有工作人员的工作过程规范了，才能够更好地推动档案管理工作的顺利进行。一方面可以对管理人员进行专业培训，让他们能够熟练地操作计算机，并能够熟练地应用档案电子管理系统。通过培训，让他们及时了解档案管理的最新规范，确保档案管理工作跟得上时代发展的步伐；另一方面，要对其进行思想层面的宣传教育，加强其职业道德观念，使他们真正履行好自身的管理职责。

4 结语

当今社会，档案信息化使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变，因此，提升档案管理的信息化就成为必然。在新形势下，采取积极有效的措施，加快档案管理信息化建设，使档案管理更加科学化、规范化，更好地适应新时代的发展。切实做好档案管理可以使得人才资源实现良好流动，保证人才资源的合理充分利用，避免人才资源的浪费。所以为了充分发挥出档案的作用，使其价值最大化，必须要对传统管理中存在的弊端予以消除，构建起切实可行的管理制度，如此方可促使档案管理能够真正实现网络信息化，从而极大提高我国的档案管理工作效率。

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